行政財務票據保管管理規定?

行政財務票據保管管理規定一、總則1.目的：為加強本高端賓館行政財務票據的保管與管理，確保票據的安全、完整、有效使用，規范財務核算與監督，根據國家相關法律法規及財務制度，結合賓館實際情況，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于賓館各部門在經營活動中涉及的各類行政財務票據的保管與管理。包括但不限于發票、收據、支票、匯票、各類費用報銷憑證等。3.管理原則：票據保管管理遵循合法性、完整性、安全性、準確性和及時性原則。確保票據的取得、使用、保管等環節符合法律法規要求，保證票據信息完整、安全存放，準確記錄與核算，及時處理相關業務。二、票據的種類與定義1.發票：指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的收付款憑證。包括增值稅專用發票、增值稅普通發票、機動車銷售統一發票等。2.收據：用于證明收到款項的憑證，分為財政監制收據和賓館自制收據。財政監制收據用于特定的非稅收入項目；賓館自制收據用于內部往來款項的收付。3.支票：由出票人簽發，委托辦理支票存款業務的銀行或者其他金融機構在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據。包括現金支票、轉賬支票等。4.匯票：由出票人簽發，委托付款人在見票時或者在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據。分為銀行匯票和商業匯票。5.費用報銷憑證：員工因公務發生費用支出后，用于報銷的各類原始憑證，如餐飲發票、住宿發票、交通票據、辦公用品采購發票等，以及相應的報銷審批單。三、票據的取得與審核1.票據取得要求-各部門在對外發生經濟業務時，必須按照規定取得合法有效的票據。從外部取得的票據，應加蓋出票單位的發票專用章或財務專用章。-員工個人因公務活動取得的票據，應及時交至財務部門，不得擅自留存或丟失。-對于特殊情況無法取得正規票據的，應填寫《無票據支出審批表》，說明原因、金額、用途等信息，經部門負責人、財務負責人及賓館領導審批后，方可作為報銷依據。2.票據審核內容-財務部門在接收票據時，應對票據的真實性、合法性、完整性和準確性進行嚴格審核。-審核票據的真實性，包括票據是否為稅務機關統一監制的正規票據，是否存在偽造、變造等情況；審核票據的合法性，檢查票據的開具內容是否符合法律法規及相關稅收政策規定。-審核票據的完整性，查看票據的基本要素是否齊全，如發票的名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息是否準確無誤，票據的金額大小寫是否一致，發票聯次是否正確等。-審核票據的準確性，核對票據所記錄的經濟業務內容與實際發生的業務是否相符，票據的金額計算是否正確，費用報銷憑證是否與相應的審批流程和標準相符。四、票據的保管職責分工1.財務部門-財務部門是賓館行政財務票據保管管理的核心部門，負責制定票據保管管理制度，組織實施票據的日常保管、使用、盤點等工作。-設立專門的票據保管崗位，配備責任心強、熟悉財務業務的人員擔任票據保管人員。票據保管人員負責票據的收發、登記、保管、歸檔等工作，確保票據的安全與完整。-財務部門應定期對票據的保管情況進行檢查和監督，發現問題及時處理，并向上級領導報告。2.其他部門-各業務部門在開展業務活動過程中，負責按照規定取得和使用票據，并及時將取得的票據傳遞給財務部門。-部門指定專人負責本部門內部票據的初步整理和交接工作，確保票據的傳遞及時、準確、完整。-協助財務部門做好與本部門相關票據的查詢、核對等工作。五、票據的保管措施1.存放設施-設立專門的票據保管室或使用保險柜等安全設備存放票據。票據保管室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，安裝監控設備和報警裝置，確保票據存放環境安全可靠。-對不同種類的票據應分類存放，如發票、收據、支票、匯票等應分別設置專柜或專用文件夾進行保管，便于查找和管理。2.登記臺賬-票據保管人員應建立詳細的票據登記臺賬，對每一種票據的購入、領用、使用、作廢、結存等情況進行逐筆記錄。登記臺賬應包括票據種類、票據號碼、購入日期、領用部門及人員、領用日期、使用日期、金額、作廢原因等信息。-票據登記臺賬應定期與財務賬目進行核對，確保賬實相符。同時，應將登記臺賬以電子和紙質兩種形式保存，電子臺賬應定期備份，防止數據丟失。3.領用與歸還-各部門因業務需要領用票據時，應填寫《票據領用申請表》，注明領用票據的種類、數量、用途等信息，經部門負責人審批后，到財務部門辦理領用手續。-財務部門票據保管人員根據審批后的《票據領用申請表》，在登記臺賬上記錄領用信息，并將票據發放給領用人員。領用人員應在登記臺賬上簽字確認。-已領用的票據使用完畢后，領用人員應及時將票據存根聯或作廢聯交回財務部門。票據保管人員在核對票據號碼、數量等信息無誤后，在登記臺賬上記錄歸還情況，并將票據存根聯或作廢聯歸檔保存。4.作廢處理-對于填寫錯誤、開具重復或其他原因需要作廢的票據，應在票據各聯次上加蓋“作廢”戳記，并妥善保管。作廢票據的所有聯次應完整保存，不得擅自銷毀。-票據保管人員應在登記臺賬上詳細記錄作廢票據的號碼、作廢原因、作廢日期等信息，以便日后查詢和統計。5.歸檔管理-已使用完畢的票據存根聯、作廢聯及相關的登記臺賬等資料，應按照會計檔案管理的規定進行歸檔保存。歸檔期限按照國家法律法規及財務制度的要求執行，一般為10年或30年。-票據檔案應按照年份、票據種類等進行分類整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。檔案管理人員應定期對票據檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。六、票據的使用管理1.開具要求-賓館對外開具發票、收據等票據時，必須按照規定的格式、內容和時限進行開具。開具發票應使用稅務機關統一的開票軟件，確保發票信息準確、規范。-發票開具內容應真實、準確地反映經濟業務事項，不得虛開發票或開具與實際業務不符的發票。開具發票時，應填寫購貨單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，確保發票開具的完整性。-收據的開具應注明收款單位、付款單位、收款事由、金額、日期等信息，并加蓋賓館財務專用章。收據應連續編號，不得跳號、重號開具。2.使用限制-各類票據應嚴格按照規定的用途使用，不得轉借、轉讓、代開票據。嚴禁將賓館的票據用于與賓館經營活動無關的事項。-對于空白票據，應妥善保管，不得隨意放置或丟失。票據保管人員應定期對空白票據進行盤點，確保空白票據的數量與登記臺賬記錄一致。3.風險防范-在票據使用過程中，應加強對票據開具和使用的風險防范意識。對于涉及大額款項的票據開具，應進行必要的核實和審批，防止出現虛開發票、套取資金等違法行為。-財務部門應定期對票據的使用情況進行檢查和分析，發現異常情況及時采取措施進行處理，并向上級領導報告。七、監督與檢查1.內部審計-賓館內部審計部門應定期對行政財務票據的保管與管理情況進行審計監督。審計內容包括票據管理制度的執行情況、票據的取得、使用、保管、歸檔等環節的合規性，以及票據登記臺賬與財務賬目的一致性等。-內部審計部門在審計過程中發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。對于違反票據管理制度的行為，應按照賓館相關規定進行嚴肅處理。2.定期檢查-財務部門應定期對票據保管情況進行自查，每月至少進行一次盤點，確保票據的賬實相符。盤點內容包括票據的種類、數量、號碼、使用情況等。-財務部門負責人應不定期對票據保管工作進行抽查，檢查票據保管人員的工作是否符合規定，票據存放是否安全，登記臺賬是否準確完整等。3.外部監督-積極配合稅務機關、財政部門等外部監管機構的檢查和監督，按照要求提供相關票據資料和信息。對于外部監管機構提出的問題，應及時整改，并將整改情況反饋給監管機構。八、罰則1.違規行為界定-對以下違反行政財務票據保管管理制度的行為進行界定：未按規定取得、開具、保管票據；擅自轉借、轉讓、代開票據；虛開發票或開具與實際業務不符的發票；丟失、擅自銷毀票據；未按規定建立或登記票據臺賬等。2.處罰措施-對于違反票據管理制度的部門或個人，視情節輕重給予相應的處罰。情節較輕的，給予批評教育、警告等處分，并責令限期整改；情節嚴重的，給予罰款、降職、撤職等處分，構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。-因違規行為給賓館造成經濟損失