職業技術學院行政印章使用與保管管理規定?

一、總則1.為加強學院行政印章的使用與保管規范化、制度化，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護學院的正常管理秩序和合法權益，特制定本規定。2.本規定所指行政印章包括學院行政公章、學院法定代表人印章以及學院各行政部門公章。二、印章的刻制與啟用1.刻制-學院行政公章、學院法定代表人印章由學院辦公室根據上級主管部門規定，持相關批準文件到公安機關指定的印章刻制單位刻制。-各行政部門因工作需要刻制公章，需提交書面申請，經學院主管領導審批后，由學院辦公室統一辦理刻制手續。申請應注明部門名稱、刻章原因、印章規格等內容。-未經學院批準，任何單位和個人不得擅自刻制與學院相關的行政印章。2.啟用-新印章刻制完成后，由學院辦公室負責驗收，并留樣備案。-新印章啟用前，學院辦公室應發布啟用通知，明確印章的名稱、規格、啟用時間等信息，同時收回并注銷舊印章。三、印章的保管1.保管責任-學院行政公章、學院法定代表人印章由學院辦公室指定專人負責保管。保管人員應具備良好的政治素質和職業道德，責任心強，嚴格遵守印章使用規定。-各行政部門公章由本部門負責人指定專人保管，保管人員名單需報學院辦公室備案。-印章保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、被搶、丟失或損壞。如發生印章丟失等異常情況，應立即報告學院辦公室，并按規定采取相應措施。2.保管要求-印章應存放在專門的保險柜或文件柜中，鑰匙由保管人員專人保管，密碼不得泄露。-印章保管場所應具備防火、防潮、防蟲等條件，確保印章的完好。-嚴禁將印章帶出保管場所使用，如因特殊情況確需帶出，須經學院主管領導批準，并安排專人陪同監督使用。四、印章的使用1.使用原則-嚴格執行審批制度，堅持“誰審批、誰負責”的原則。使用印章必須經過規定的審批程序，未經審批不得擅自用印。-印章使用應符合法律法規和學院規章制度，確保用印事項合法合規。-嚴禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同等文件上加蓋印章。2.審批流程-學院行政公章使用審批-以學院名義發布的各類公文、報告、請示等文件，經學院主管領導審核簽字后，由學院辦公室負責用印。-學院對外簽訂的合同、協議等重要文件，需經學院法律顧問審核，相關業務部門負責人、學院主管領導簽字同意后，方可使用學院行政公章。-涉及學院重大事項、重要決策等需要使用行政公章的，需經學院領導班子集體研究決定，由學院院長簽字批準后用印。-學院法定代表人印章使用審批-用于辦理學院財務結算、銀行貸款等經濟業務，需經財務部門負責人審核，學院主管財務領導簽字同意后，方可使用法定代表人印章。-其他需要使用法定代表人印章的事項，根據具體情況，經相關領導審批后用印。-各行政部門公章使用審批-各行政部門日常工作中使用本部門公章，由部門負責人審批。-涉及重要事項、對外行文等需要使用部門公章的，需經部門分管領導審批。3.用印登記-印章保管人員應建立印章使用登記臺賬，對每一次用印情況進行詳細記錄。登記內容包括用印日期、用印部門、用印事項、批準人、用印人等信息。-用印登記臺賬應妥善保存，以備查閱。保存期限不少于[X]年。4.用印規范-用印時，印章保管人員應認真核對用印內容與審批意見是否一致，確保用印準確無誤。-印章應清晰、端正地加蓋在文件規定位置，做到騎年蓋月，印跡完整。五、印章的停用與銷毀1.停用-因機構變更、名稱更改、印章損壞等原因，印章不再使用時，由相關部門提出印章停用申請，經學院主管領導批準后，學院辦公室負責發布印章停用通知。-停用的印章應及時收回，交學院辦公室統一保管。2.銷毀-對已停用且無保存價值的印章，由學院辦公室登記造冊，經學院主管領導批準后，按規定程序進行銷毀。-印章銷毀可采用粉碎、熔毀等方式，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應有專人監督，并做好記錄。六、監督與責任追究1.學院辦公室負責對各部門印章使用與保管情況進行監督檢查，定期或不定期對印章使用登記臺賬、保管設施等進行檢查，發現問題及時督促整改。2.對違反本規定，擅自刻制、使用、保管印章，或因保管不善導致印章丟失、被盜等情