酒店商品調撥流程規定

酒店商品調撥流程規定一、總則1.目的：為了規范酒店內部商品的調撥行為，確保商品在各部門、各營業點之間合理流動，保障酒店運營的順暢，提高資源利用效率，同時加強成本控制和庫存管理，特制定本流程規定。2.適用范圍：本規定適用于酒店內所有涉及商品調撥的部門和人員，包括但不限于客房部、餐飲部、前廳部、采購部、倉庫等。酒店商品涵蓋客房用品、餐飲原材料、酒水飲料、辦公用品、維修材料等各類用于酒店經營和服務的物品。3.原則-計劃性原則：商品調撥應基于酒店運營需求，提前做好規劃，避免盲目調撥造成庫存積壓或短缺。-準確性原則：調撥過程中，必須確保商品的數量、規格、質量等信息準確無誤，防止因信息錯誤導致的工作失誤。-及時性原則：對于有緊急需求的部門，應優先安排商品調撥，以滿足酒店正常運營和對客服務的及時性。-手續完備原則：所有商品調撥必須按照規定的流程辦理完整的手續，確保責任清晰，賬目明確。二、調撥申請1.申請部門提出需求-各部門因經營活動需要進行商品調撥時，由需求部門填寫《商品調撥申請表》。申請表應詳細注明以下信息：申請部門名稱、申請日期、調撥商品名稱、規格、型號、數量、預計使用日期、調入地點（具體到樓層、營業點等）、申請調撥原因等。-對于涉及特殊商品（如高價值商品、易損商品、有保質期要求的商品等）的調撥申請，需在申請表中特別說明，并提供相應的使用計劃或說明文件。2.部門負責人審批-需求部門填寫完畢后，將《商品調撥申請表》提交給本部門負責人。部門負責人應根據本部門的實際需求和工作計劃，對申請進行審核。-審核內容包括申請的必要性、商品數量的合理性、預計使用日期的準確性等。如申請合理，部門負責人在申請表上簽字批準；如認為申請不合理，應注明原因并退回申請部門重新考慮。3.相關部門會簽（如有必要）-對于一些涉及多個部門利益或影響其他部門正常運營的商品調撥申請，需經過相關部門會簽。例如，從倉庫調出大量餐飲原材料到餐廳，可能需要采購部、財務部等部門會簽。-相關部門在收到《商品調撥申請表》后，應在規定時間內（一般為[X]個工作日）進行審核并簽署意見。會簽部門應從自身專業角度出發，對調撥申請的可行性、對本部門工作的影響等方面進行評估，并在申請表上注明同意或不同意的意見及理由。三、調撥審批1.上級領導審批-經過部門負責人審批和相關部門會簽（如有）后的《商品調撥申請表》，提交給酒店上級領導（根據酒店組織架構確定具體審批領導，如分管副總經理、總經理等）進行最終審批。-上級領導應從酒店整體運營和資源分配的角度對調撥申請進行全面審核，考慮酒店的整體利益、庫存狀況、資金安排等因素。如審批通過，領導在申請表上簽字；如不同意，應明確說明原因并將申請表退回。2.審批時間規定-為確保商品調撥的及時性，各級審批人員應在收到申請后的[X]個工作小時內完成審批。對于緊急申請，應在[X]個工作小時內給予答復。特殊情況下（如領導出差等），應指定授權人員進行審批，確保審批流程不延誤。四、調出部門準備商品1.接收審批后的申請表-調出部門在收到經上級領導審批通過的《商品調撥申請表》后，開始進行商品準備工作。2.核對商品信息-調出部門倉庫管理人員根據申請表上的商品信息，在倉庫中查找相應商品，并仔細核對商品的名稱、規格、型號、數量等是否與申請表一致。如有不符，應及時與需求部門溝通確認。-對于有質量要求的商品，調出部門應進行必要的質量檢查，確保調出的商品符合酒店的使用標準。如發現商品存在質量問題，應做好記錄并及時報告上級，根據指示決定是否繼續調撥或采取其他處理措施。3.包裝與標識-對于需要包裝的商品，調出部門應按照商品的特性和運輸要求進行妥善包裝，防止在運輸過程中受損。-在商品包裝上，應清晰標明商品名稱、規格、數量、調入部門等信息，以便于識別和管理。對于特殊商品（如易燃易爆物品、有毒有害物品等），還應按照相關安全規定進行特殊標識和包裝處理。五、商品運輸1.安排運輸人員與工具-根據商品的數量、體積、重量等因素，調出部門負責安排合適的運輸人員和運輸工具。如商品數量較少，可安排酒店內部員工進行搬運；如商品數量較多或體積較大，可能需要租用外部車輛進行運輸。-運輸人員應具備相應的資質和技能，熟悉酒店內部的運輸路線和安全規定。對于運輸特殊商品的人員，還應經過專門的培訓，掌握相關的安全知識和操作技能。2.運輸過程中的保護與監督-在運輸過程中，運輸人員要采取必要的防護措施，確保商品不受損壞、丟失或變質。對于易碎商品，應采取防震措施；對于易受潮商品，應做好防潮處理。-調出部門應安排專人對運輸過程進行監督，確保運輸人員按照規定的路線和時間將商品安全送達調入地點。如在運輸過程中發生意外情況（如交通事故、商品損壞等），運輸人員應立即報告上級，并采取相應的應急措施，如保護現場、搶救商品等。同時，及時與調入部門溝通，說明情況并協商解決方案。六、調入部門接收商品1.驗收準備-調入部門在收到商品調撥通知后，應安排專人負責接收商品。接收人員提前做好接收準備工作，包括清理接收場地、準備驗收工具等。2.驗收商品-商品送達后，接收人員根據《商品調撥申請表》和送貨清單，對商品進行仔細驗收。驗收內容包括商品的名稱、規格、型號、數量、質量等方面。-對于需要檢驗質量的商品，接收人員應按照酒店的質量標準進行檢驗。如發現商品存在數量短缺、質量問題或與申請表不符等情況，應立即與調出部門和運輸人員溝通核實，并做好詳細記錄。3.簽字確認-經檢驗無誤后，接收人員在送貨清單上簽字確認，表示商品已如數、完好接收。如存在問題，接收人員應在清單上注明問題情況，并要求運輸人員簽字見證。同時，及時將問題反饋給調出部門，協商解決辦法。七、賬目處理1.調出部門賬目調整-調出部門倉庫管理人員在商品調出后，應及時更新倉庫賬目，減少相應商品的庫存數量。根據《商品調撥申請表》和送貨清單，填寫庫存明細賬，記錄商品的調出日期、名稱、規格、數量等信息。-財務部門根據調出部門提供的相關憑證，對庫存賬目進行調整，確保財務數據與實際庫存相符。同時，按照財務制度的規定，進行相應的成本核算和賬務處理。2.調入部門賬目記錄-調入部門在接收商品后，倉庫管理人員同樣要及時更新本部門的庫存賬目，增加相應商品的庫存數量。依據《商品調撥申請表》和送貨清單，詳細記錄商品的調入日期、名稱、規格、數量等信息。-財務部門對調入部門的庫存賬目變動進行審核和監督，確保賬目記錄的準確性和規范性。八、特殊情況處理1.緊急調撥-對于因突發事件（如大型會議、重要接待任務等）導致的緊急商品需求，可啟動緊急調撥程序。需求部門可先口頭向上級領導匯報，經領導同意后，直接與調出部門聯系進行商品調撥。-在緊急調撥完成后的[X]個工作小時內，需求部門應補填《商品調撥申請表》，按照正常審批流程進行審批，并將審批后的申請表分別送調出部門、倉庫和財務部門備案，以完善相關手續。2.調撥錯誤處理-如果在商品調撥過程中發現調撥錯誤（如商品品種錯誤、數量錯誤等），發現方應立即停止相關操作，并及時通知對方部門。-雙方部門應共同協商解決方案，如將錯誤商品退回、重新調撥正確商品等。同時，對因調撥錯誤造成的損失（如運輸費用增加、商品損壞等）進行評估，明確責任歸屬，并按照酒店相關規定進行處理。3.庫存不足處理-當調出部門庫存無法滿足調入部門的調撥需求時，調出部門應及時與需求部門溝通說明情況。-雙方共同協商解決方案，如調整調撥數量、從其他部門協調庫存、聯系采購部門緊急采購等。在確定解決方案后，按照相應流程進行操作，并及時更新相關賬目和記錄。九、監督與檢查1.內部審計監督-酒店內部審計部門定期對商品調撥流程進行審計監督，檢查各部門是否嚴格按照本規定執行調撥手續，賬目記錄是否準確、完整，庫存管理是否規范等。-審計部門通過抽查《商品調撥申請表》、庫存賬目、送貨清單等相關文件和記錄，核實商品調撥的真實性、合理性和合規性。如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。2.定期盤點檢查-倉庫管理部門定期對酒店庫存商品進行盤點，包括參與調撥的商品。盤點過程中，核對庫存實際數量與賬目記錄是否一致，檢查商品的存放狀況、質量情況等。-對于盤點中發現的差異，要及時查明原因，如屬于調撥環節的問題，應按照相關規定進行處理，并調整賬目。同時，總結經驗教訓，完善商品調撥流程和庫存管理制度，防止類似問題再次發生。十、培訓與宣貫1.新員工培訓-酒店人力資源部門在新員工入職培訓中，將商品調撥流程規定納入培訓內容。詳細講解商品調撥的目的、流程、各環節的操作要求以及相關人員的職責等。-通過案例分析、模擬操作等方式，讓新員工更好地理解和掌握商品調撥流程，確保新員工在今后的工作中能夠正確執行相關規定。2.定期培訓與宣貫-酒店定期組織各部門相關人員參加商品調撥流程規定的培訓與宣貫活動。培訓內容包括流程的更新與完善、實際操作中的常見問題及解決方法、相