中石化貨款管理制度總則目的本制度旨在規范中國石化集團（以下簡稱“中石化”）貨款管理流程，加強貨款風險防范，確保公司資金安全與正常運營，提高資金使用效率，維護公司合法權益。適用范圍本制度適用于中石化及其所屬各單位在經營活動中涉及的貨款結算、催收、監控等相關管理工作。基本原則1.依法合規原則貨款管理活動必須嚴格遵守國家法律法規、金融政策以及公司內部規章制度，確保各項操作合法合規。2.風險防范原則強化貨款風險意識，建立健全風險預警和防控機制，對貨款回收過程中的各類風險進行有效識別、評估和控制。3.權責明確原則明確各部門及崗位在貨款管理中的職責和權限，做到責任清晰、分工協作，確保貨款管理工作有序開展。4.效率效益原則優化貨款管理流程，提高結算效率，降低資金占用成本，在保障資金安全的前提下，實現公司效益最大化。貨款結算管理合同簽訂與貨款結算條款約定1.合同簽訂業務部門在簽訂經濟合同前，應會同財務部門對合同對方的信用狀況、經營能力等進行調查評估，確保合同對方具備履約能力。合同文本應明確、具體地約定貨款結算方式、結算期限、支付條件等條款，避免因條款模糊引發糾紛。2.結算條款審核財務部門負責對合同結算條款進行審核，重點審查結算方式的合理性、結算期限的合規性以及支付條件的明確性等。對于不符合公司貨款管理規定或存在風險的結算條款，應及時提出修改建議，反饋給業務部門與合同對方協商調整。結算方式選擇1.常見結算方式支票結算：適用于同城交易，具有手續簡便、結算速度快等優點，但存在支票空頭、被盜用等風險。銀行匯票結算：適用于同城或異地結算，具有使用靈活、票隨人到、兌現性強等特點，安全性較高。商業匯票結算：包括商業承兌匯票和銀行承兌匯票，適用于同城或異地結算，具有延期付款功能，但商業承兌匯票存在承兌風險，銀行承兌匯票需支付一定承兌手續費。匯兌結算：適用于異地結算，分為信匯和電匯兩種方式，手續簡便，但款項到賬時間相對較長，且存在一定風險。委托收款結算：適用于同城或異地結算，由收款人委托銀行向付款人收取款項，操作相對簡便，但存在付款人拒付等風險。托收承付結算：適用于異地訂有經濟合同的商品交易及相關勞務供應的款項結算，需具備一定條件，付款人在承付期內如無正當理由不得拒付，具有較強的約束性，但手續相對繁瑣。2.結算方式選擇原則根據交易雙方的信用狀況、交易金額、交易期限、地域范圍等因素綜合考慮選擇合適的結算方式。優先選擇風險較低、結算速度快的結算方式，對于信用狀況不佳的客戶應謹慎選擇風險較高的結算方式，并采取相應風險防范措施。同時，鼓勵采用電子化結算方式，提高結算效率和安全性。貨款結算流程1.發貨通知業務部門在貨物發出后，應及時將發貨信息通知財務部門，包括發貨時間、發貨數量、發貨金額、收貨單位等，以便財務部門做好貨款結算準備工作。2.發票開具財務部門根據業務部門提供的發貨信息，按照合同約定及時開具發票。發票內容應與合同條款及實際發貨情況一致，確保發票真實、準確、完整。發票開具后，應妥善保管發票存根聯，并及時傳遞給業務部門或相關人員。3.結算申請業務部門負責收集整理與貨款結算相關的資料，如發票、送貨單、驗收單等，填寫貨款結算申請表，注明結算方式、結算金額、收款單位等信息，并提交給財務部門審核。4.結算審核財務部門對業務部門提交的貨款結算申請表及相關資料進行審核，重點審核結算金額的準確性、結算方式的合規性、發票及其他憑證的真實性和完整性等。如發現問題，應及時與業務部門溝通核實，要求補充或更正相關資料。審核無誤后，在貨款結算申請表上簽署審核意見。5.款項支付財務部門根據審核通過的貨款結算申請表，按照合同約定的結算方式和結算期限，及時辦理款項支付手續。對于采用支票、銀行匯票等方式支付的，應確保票據填寫規范、簽章齊全，并在規定時間內交付給收款人；對于采用商業匯票結算的，應及時辦理票據承兌或貼現手續；對于通過銀行轉賬等電子化方式支付的，應準確錄入收款賬戶信息，確保款項及時、準確到賬。貨款催收管理催收責任界定1.業務部門業務部門是貨款催收的第一責任人，負責與客戶溝通協調，了解客戶付款情況及逾期原因，制定催收計劃并組織實施。及時向財務部門反饋催收進展情況，配合財務部門做好貨款催收工作。2.財務部門財務部門負責協助業務部門開展貨款催收工作，提供貨款結算明細、逾期賬款信息等資料支持。對逾期賬款進行監控分析，提出催收建議和措施，并配合業務部門與客戶進行財務對賬等工作。3.法務部門法務部門負責為貨款催收工作提供法律支持，對涉及重大糾紛或法律風險的逾期賬款，參與制定法律解決方案，指導和協助業務部門及財務部門通過法律途徑追討貨款。催收流程1.逾期賬款提醒財務部門定期對逾期賬款進行梳理，按照逾期天數、逾期金額等進行分類統計，向業務部門發送逾期賬款提醒清單。業務部門根據提醒清單及時與逾期客戶取得聯系，了解逾期原因，提醒客戶按時支付貨款，并要求客戶明確付款計劃。2.常規催收對于逾期時間較短的賬款，業務部門首先采用電話、郵件、函件等方式進行常規催收，向客戶說明逾期付款的不利影響，強調公司的收款要求和政策，爭取客戶盡快支付貨款。同時，做好催收記錄，詳細記錄與客戶溝通的時間、內容、客戶反饋等信息。3.重點催收對于逾期時間較長、金額較大或多次催收無果的重點客戶，業務部門應制定專項催收方案，加大催收力度。可以通過上門拜訪、實地催款、與客戶上級溝通協調等方式，了解客戶實際經營狀況和資金情況，尋求解決方案。必要時，可暫停供貨或采取其他制約措施，促使客戶盡快支付貨款。4.法律催收對于經多次催收仍無法收回的逾期賬款，且符合法律訴訟條件的，公司應及時啟動法律程序，通過向法院提起訴訟等方式追討貨款。在法律訴訟過程中，法務部門應全程參與，提供專業法律支持，確保訴訟請求合理合法，維護公司合法權益。催收效果評估與考核1.評估指標設定建立貨款催收效果評估指標體系，主要包括逾期賬款回收率、逾期賬款周轉天數、壞賬損失率等指標。通過對這些指標的定期統計分析，評估貨款催收工作的成效。2.評估周期貨款催收效果評估原則上每月進行一次，對當月逾期賬款催收情況進行全面總結分析。對于重點逾期賬款或重大催收項目，應及時跟蹤評估催收進展和效果。3.考核與激勵將貨款催收工作納入相關部門及人員的績效考核體系，對在貨款催收工作中表現突出、成績顯著的部門和個人給予相應獎勵；對因工作不力導致逾期賬款長期未能收回、造成公司損失的部門和個人進行嚴肅問責，并扣減相應績效分數或獎金。貨款風險監控與預警風險監控機制1.客戶信用動態管理建立客戶信用檔案，定期收集客戶的信用信息，包括經營狀況、財務狀況、信用評級等，對客戶信用狀況進行動態評估。根據客戶信用變化情況，及時調整結算方式、信用額度等，防范信用風險。2.貨款回收進度監控財務部門應建立貨款回收臺賬，實時跟蹤每筆貨款的結算情況和回收進度。定期對貨款回收數據進行分析，關注逾期賬款變化趨勢，及時發現潛在風險點。3.合同執行情況監控加強對合同執行情況的監控，及時掌握合同履行過程中的變更事項、爭議問題等。對于可能影響貨款回收的合同風險因素，提前采取應對措施，確保合同順利履行，貨款按時回收。風險預警指標與閾值設定1.預警指標設定逾期賬款占比、逾期賬款增長率、壞賬損失率、客戶拖欠貨款時間等貨款風險預警指標，通過對這些指標的實時監測和分析，及時發現貨款回收過程中的潛在風險。2.預警閾值根據公司歷史數據、行業經驗以及公司風險承受能力等因素，設定各預警指標的閾值。當預警指標達到或超過設定閾值時，發出風險預警信號，提示相關部門關注風險，采取相應防范措施。風險預警處理流程1.預警信號發布財務部門在發現預警指標異常時，應及時發布風險預警信號，明確預警級別（一般預警、重要預警、重大預警），并將預警信息傳遞給業務部門、風險管理部門等相關部門。2.預警分析與評估相關部門接到預警信息后，應立即組織人員對預警事項進行深入分析，評估風險影響程度和發展趨勢。針對不同預警級別，制定相應的風險應對措施。3.應對措施實施業務部門根據預警分析結果，調整催收策略，加大催收力度，積極與客戶溝通協商，爭取盡快收回逾期賬款。風險管理部門會同財務部門、法務部門等對預警風險進行跟蹤監控，根據風險變化情況及時調整應對措施，確保風險得到有效控制。4.預警解除當預警指標恢復正常，風險得到有效化解后，由財務部門發布預警解除通知，結束預警處理流程，并對預警事件進行總結分析，總結經驗教訓，完善貨款風險監控機制。應收賬款管理應收賬款賬務處理1.入賬依據財務部門應按照會計準則和公司財務制度的規定，以實際發生的交易為基礎，依據相關原始憑證（如發票、送貨單、驗收單等）對應收賬款進行賬務處理，確保應收賬款入賬金額準確、及時。2.賬齡分析定期對應收賬款進行賬齡分析，將應收賬款按賬齡長短進行分類統計，分析不同賬齡段應收賬款的分布情況和回收風險。賬齡分析結果應作為貨款催收、風險評估等工作的重要依據。3.壞賬準備計提根據謹慎性原則，財務部門應定期對應收賬款進行全面檢查，合理估計可能發生的壞賬損失，并按照規定計提壞賬準備。壞賬準備計提方法和比例應保持相對穩定，如需變更，應按照規定程序進行審批，并在財務報表附注中予以披露。應收賬款清查與核對1.定期清查每年至少組織一次對應收賬款的全面清查工作，由財務部門牽頭，業務部門配合，對公司所有應收賬款進行逐一核對，確保賬賬相符、賬實相符。清查內容包括應收賬款的金額、賬齡、客戶信息等，發現問題及時查明原因并進行調整。2.與客戶對賬定期與客戶進行對賬，原則上每季度至少對賬一次。通過函證、面對面核對等方式，與客戶核對往來賬款余額，確認雙方債權債務關系。對于核對中發現的差異，應及時與客戶溝通核實，查明原因并進行賬務調整。如客戶對賬單存在異議，應要求客戶提供相關依據，進一步核實情況。信息溝通與協作機制內部溝通機制1.部門間信息共享建立貨款管理信息共享平臺，業務部門、財務部門、法務部門等相關部門應及時在平臺上更新與貨款管理相關的信息，如合同簽訂情況、發貨信息、結算信息、催收進展等，實現信息實時共享，提高工作協同效率。2.定期溝通會議每月召開貨款管理工作溝通會議，由財務部門主持，各相關部門參加。會議主要通報當月貨款結算、催收、風險監控等工作進展情況，分析存在的問題，討論解決方案，協調各部門工作配合事項，確保貨款管理工作順利推進。與客戶溝通機制1.建立良好客戶關系業務部門應加強與客戶的日常溝通與聯系，建立良好的合作關系，及時了解客戶需求和意見，為貨款回收工作創造有利條件。同時，通過溝通及時發現客戶潛在風險因素，提前采取防范措施。2.規范客戶溝通流程制定客戶溝通管理規定，明確與客戶溝通的方式、頻率、內容等要求。業務人員在與客戶溝通時，應嚴格按照規定流程進行，保持溝通的專業性和規范性。對于重要事項的溝通，應及時形成書面記錄并存檔，以備后續查詢和追溯。附則制度修訂與解釋1.制度