局收文發文管理制度一、總則（一）目的為了規范本局收文和發文管理工作，提高文件處理效率，確保文件傳遞準確、及時、安全，促進各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在收文、發文過程中的管理活動。（三）基本原則1.及時高效原則收文要及時登記、傳閱、辦理，發文要快速起草、審核、印發，確保文件處理不延誤，各項工作有序推進。2.準確規范原則文件內容要準確無誤，格式要符合規范要求，收文和發文的各個環節都要嚴格把關，保證文件質量。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關保密規定，加強文件的保管和傳遞，防止文件丟失、泄密等情況發生。二、收文管理（一）收文渠道1.機要交換通過機要交換渠道接收上級機關、平級單位及相關部門發來的機要文件。2.郵政快遞接收通過郵政快遞送達的各類文件。3.電子公文系統利用電子公文系統接收上級部門及相關單位發送的電子文件。4.專人送達由外單位專人直接送達的文件。（二）收文登記1.收文登記人員收到文件后，應立即進行登記。登記內容包括：來文日期、來文單位、文號、文件標題、密級、份數、附件等信息。2.對于電子文件，應在電子公文系統中進行詳細登記，并注明文件的存儲位置和相關信息。3.收文登記應使用統一的收文登記簿，確保登記信息準確、完整。（三）文件傳閱1.收文登記后，根據文件內容和性質，確定傳閱范圍。一般文件按照部門職責和工作需要傳閱，重要文件和機密文件應嚴格控制傳閱范圍。2.傳閱文件應遵循“先急后緩、先主后次”的原則，確保文件能夠及時傳達到相關人員手中。3.傳閱文件時，傳閱人員應在收文登記簿上簽字，注明傳閱時間，以明確責任和跟蹤文件流向。4.對于需多個部門或人員傳閱的文件，應采用接力式傳閱方式，避免文件積壓或丟失。（四）文件辦理1.承辦部門收到傳閱文件后，應按照文件要求及時辦理，并在規定時間內將辦理結果反饋給發文部門或相關領導。2.需要答復的文件，承辦部門應認真研究文件內容，起草答復意見，經部門負責人審核后，報分管領導審批。3.對于涉及多個部門的文件，主辦部門應主動與協辦部門溝通協調，共同研究辦理意見，確保文件辦理工作順利進行。4.文件辦理過程中，如遇問題或需要請示上級領導的，承辦部門應及時向上級匯報，不得擅自拖延或處理不當。（五）文件催辦1.為確保文件及時辦理，辦公室應定期對傳閱和承辦的文件進行催辦。催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。2.對于逾期未辦理的文件，催辦人員應及時了解原因，并向承辦部門負責人和分管領導報告。3.承辦部門應重視文件催辦工作，對催辦意見及時反饋，加快文件辦理進度，確保文件按時辦結。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應按照檔案管理的有關規定，將文件材料整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、裝訂規范。2.辦公室負責對歸檔文件進行審核，確保歸檔文件符合要求。審核通過后，將文件移交本局檔案室統一保管。3.檔案室應建立健全檔案管理制度，做好檔案的存儲、查閱、借閱等工作，確保檔案的安全和有效利用。三、發文管理（一）發文范圍本局制發的文件主要包括：1.向上級機關報送的請示、報告等文件。2.向下級單位印發的通知、決定、通報等文件。3.與平級單位商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項等往來的函件。4.本局內部工作需要的各類規章制度、工作計劃、總結報告等文件。（二）發文流程1.擬稿（1）文件起草由相關部門或人員負責。擬稿人應根據工作需要和上級要求，認真撰寫文件內容，確保文件主題明確、觀點正確、內容詳實、格式規范。（2）擬稿人應在文件初稿上注明擬稿部門、擬稿人、擬稿日期，并對文件的準確性和合法性負責。2.審核（1）文件初稿完成后，由擬稿部門負責人進行初審。初審主要對文件內容的準確性、完整性、規范性以及與相關政策法規的一致性進行審核。（2）初審通過后，將文件送辦公室審核。辦公室審核人員應從文件格式、文字表述、邏輯結構、發文范圍等方面進行全面審核，并提出修改意見。（3）對于重要文件或涉及多個部門的文件，辦公室應組織相關部門進行會審，共同研究文件內容，確保文件質量。3.簽發（1）經審核修改后的文件，由擬稿部門負責人提交分管領導簽發。分管領導應對文件內容進行認真審核，簽署明確的意見和簽發日期。（2）對于涉及全局工作的重要文件，需經局長簽發。局長簽發后，文件方可進入印發環節。4.編號文件簽發后，由辦公室負責進行編號。編號應按照一定的規則進行，確保文件編號的唯一性和連續性。5.排版印刷辦公室根據文件簽發稿進行排版印刷。排版應符合公文格式要求，印刷要清晰、整潔、美觀。6.校對文件印刷完成后，由專人進行校對。校對人員應認真核對文件內容，確保印刷后的文件與簽發稿一致，避免出現錯別字、漏字、排版錯誤等問題。7.蓋章校對無誤的文件，由辦公室負責加蓋本局公章。蓋章應清晰、端正，確保公章與文件內容相符。8.分發文件蓋章后，辦公室按照發文范圍進行分發。分發方式可采用專人送達、機要交換、郵政快遞等，確保文件及時、準確地送達收件單位或人員手中。（三）發文格式1.本局發文應統一使用規定的公文格式，包括文件版頭、發文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等部分。2.文件版頭應按照上級規定的樣式和要求進行設計，體現本局的標識和文件性質。3.發文字號應準確規范，由發文機關代字、年份、發文順序號組成。年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。4.標題應準確概括文件的主要內容，一般由發文機關名稱、事由和文種組成。標題應簡潔明了、準確規范，避免使用冗長復雜的標題。5.主送機關應明確文件的送達對象，按照職責范圍和隸屬關系準確填寫。6.正文應結構嚴謹、條理清晰、文字通順、標點正確。正文中的層次序號一般用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等依次標注。7.附件說明應注明附件的名稱和序號，附件應與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。8.發文機關署名應使用本局全稱，并加蓋公章。成文日期應署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期，聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。9.印章應端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。10.附注應根據需要對文件的傳達范圍、使用注意事項等予以說明，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號編排在成文日期下一行。11.附件應另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。（四）發文審核要點1.合法性審核文件內容應符合國家法律法規、方針政策以及上級機關的有關規定，不得與法律法規相抵觸。2.必要性審核審核文件是否確有發文必要，避免不必要的發文，提高文件的針對性和實效性。3.準確性審核文件內容應準確無誤，數據、事實、政策依據等應真實可靠，避免出現錯誤或歧義。4.規范性審核文件格式、文字表述、邏輯結構等應符合公文規范要求，確保文件的嚴肅性和規范性。5.協調性審核對于涉及多個部門的文件，應審核文件內容是否與相關部門協調一致，避免出現矛盾或沖突。四、文件保密管理（一）保密責任1.本局全體工作人員應嚴格遵守國家保密法律法規和本局保密制度，履行保密義務，對工作中知悉的國家秘密、商業秘密和內部敏感信息予以保密。2.各部門負責人為本部門文件保密工作的第一責任人，負責組織本部門人員學習保密制度，落實保密措施，確保本部門文件不發生泄密事件。（二）文件密級劃分1.根據文件內容的敏感程度和保密要求，將文件劃分為絕密、機密、秘密三個密級。2.絕密級文件是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；機密級文件是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；秘密級文件是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。（三）保密措施1.對涉密文件應實行專人專柜保管，存放于有保密設施的場所，確保文件安全。2.涉密文件的傳閱應嚴格控制范圍，在符合保密規定的場所進行，不得擅自擴大傳閱范圍或帶出規定場所。3.涉密文件的復制、摘抄、銷毀等應嚴格按照保密規定進行審批和操作，確保涉密信息不被泄露。4.工作人員離開辦公場所時，應將涉密文件妥善保管，防止丟失或被盜。5.加強對電子文件的保密管理，設置訪問權限，采取加密存儲、傳輸