廣告宣傳品管理制度總則目的為加強(qiáng)公司廣告宣傳品的管理，規(guī)范廣告宣傳品的設(shè)計(jì)、制作、發(fā)放、使用及回收等流程，確保廣告宣傳品的有效利用，提升公司品牌形象，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司廣告宣傳品管理相關(guān)的所有人員。基本原則1.合規(guī)性原則：廣告宣傳品的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.計(jì)劃性原則：廣告宣傳品的設(shè)計(jì)、制作和發(fā)放應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和市場(chǎng)推廣計(jì)劃，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行。3.節(jié)約性原則：在保證廣告宣傳效果的前提下，合理控制廣告宣傳品的成本，避免浪費(fèi)。4.有效性原則：廣告宣傳品應(yīng)能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公司品牌形象和產(chǎn)品信息，有效吸引目標(biāo)客戶，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。管理職責(zé)市場(chǎng)部1.負(fù)責(zé)制定年度廣告宣傳品的總體計(jì)劃，明確各類廣告宣傳品的需求數(shù)量、規(guī)格、設(shè)計(jì)要求等。2.組織廣告宣傳品的設(shè)計(jì)、制作招標(biāo)工作，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂制作合同。3.對(duì)廣告宣傳品的制作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保制作質(zhì)量和進(jìn)度符合要求。4.負(fù)責(zé)廣告宣傳品的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收合格的廣告宣傳品進(jìn)行入庫(kù)管理。5.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和各部門申請(qǐng)，負(fù)責(zé)廣告宣傳品的發(fā)放工作，并做好發(fā)放記錄。6.定期對(duì)廣告宣傳品的使用效果進(jìn)行評(píng)估，收集反饋意見，為后續(xù)廣告宣傳品的管理提供參考依據(jù)。行政部1.協(xié)助市場(chǎng)部制定廣告宣傳品的總體計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際情況提出合理建議。2.負(fù)責(zé)廣告宣傳品倉(cāng)庫(kù)的日常管理，包括物資的出入庫(kù)登記、存儲(chǔ)保管等，確保廣告宣傳品的安全和完整。3.按照市場(chǎng)部的要求，對(duì)廣告宣傳品進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的庫(kù)存臺(tái)賬。4.負(fù)責(zé)廣告宣傳品的運(yùn)輸、配送等后勤保障工作，確保廣告宣傳品及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)使用部門或客戶手中。各使用部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提前向市場(chǎng)部提交廣告宣傳品使用申請(qǐng)，注明所需廣告宣傳品的種類、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用廣告宣傳品的使用管理，確保廣告宣傳品的合理使用，避免浪費(fèi)和丟失。3.定期對(duì)本部門使用的廣告宣傳品進(jìn)行盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果反饋給市場(chǎng)部。4.配合市場(chǎng)部做好廣告宣傳品使用效果的評(píng)估工作，及時(shí)提供相關(guān)反饋意見。廣告宣傳品的設(shè)計(jì)與制作設(shè)計(jì)要求1.廣告宣傳品的設(shè)計(jì)應(yīng)符合公司品牌形象和企業(yè)文化，突出公司核心價(jià)值觀和產(chǎn)品特點(diǎn)。2.設(shè)計(jì)風(fēng)格應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、富有創(chuàng)意，能夠吸引目標(biāo)客戶的注意力，便于識(shí)別和記憶。3.廣告宣傳品上的文字內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤、排版合理，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語(yǔ)病等問(wèn)題。4.設(shè)計(jì)稿應(yīng)提供多種尺寸和格式，以滿足不同場(chǎng)景和渠道的使用需求。制作流程1.需求提報(bào)：市場(chǎng)部根據(jù)年度廣告宣傳品計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，填寫《廣告宣傳品制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廣告宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、設(shè)計(jì)要求等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)：部門負(fù)責(zé)人對(duì)《廣告宣傳品制作申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)入制作環(huán)節(jié)。3.設(shè)計(jì)招標(biāo)：市場(chǎng)部根據(jù)審批通過(guò)的《廣告宣傳品制作申請(qǐng)表》，組織廣告宣傳品的設(shè)計(jì)招標(biāo)工作。選擇至少三家具有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和資質(zhì)的設(shè)計(jì)公司或供應(yīng)商，向其發(fā)送設(shè)計(jì)需求文件，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交設(shè)計(jì)方案。4.方案評(píng)審：市場(chǎng)部組織相關(guān)部門人員對(duì)各設(shè)計(jì)公司或供應(yīng)商提交的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括設(shè)計(jì)風(fēng)格、創(chuàng)意表現(xiàn)、文字內(nèi)容、色彩搭配、制作成本等方面。根據(jù)評(píng)審結(jié)果，選擇最佳設(shè)計(jì)方案，并與設(shè)計(jì)公司或供應(yīng)商簽訂設(shè)計(jì)合同。5.制作執(zhí)行：設(shè)計(jì)公司或供應(yīng)商根據(jù)設(shè)計(jì)合同和確定的設(shè)計(jì)方案，進(jìn)行廣告宣傳品的制作。市場(chǎng)部安排專人對(duì)制作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保制作質(zhì)量和進(jìn)度符合要求。制作過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或需要變更設(shè)計(jì)方案，應(yīng)及時(shí)與設(shè)計(jì)公司或供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.驗(yàn)收交付：廣告宣傳品制作完成后，市場(chǎng)部組織相關(guān)部門人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括廣告宣傳品的材質(zhì)、規(guī)格、尺寸、顏色、文字內(nèi)容、制作工藝等方面。驗(yàn)收合格后，由行政部負(fù)責(zé)將廣告宣傳品入庫(kù)保管，并辦理入庫(kù)手續(xù)。廣告宣傳品的發(fā)放與使用發(fā)放流程1.申請(qǐng)領(lǐng)用：各使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《廣告宣傳品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明所需廣告宣傳品的種類、數(shù)量、用途等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)：部門負(fù)責(zé)人對(duì)《廣告宣傳品領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可發(fā)放。3.發(fā)放登記：行政部根據(jù)審批通過(guò)的《廣告宣傳品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，從倉(cāng)庫(kù)中領(lǐng)取相應(yīng)的廣告宣傳品，并做好發(fā)放登記工作。發(fā)放登記內(nèi)容包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、廣告宣傳品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。4.簽字確認(rèn)：領(lǐng)用人在領(lǐng)取廣告宣傳品時(shí)，應(yīng)在發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)，確保領(lǐng)取的廣告宣傳品數(shù)量和質(zhì)量無(wú)誤。使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)按照申請(qǐng)用途合理使用廣告宣傳品，不得擅自改變其用途或挪作他用。2.在使用廣告宣傳品時(shí)，應(yīng)注意保持其整潔、完好，避免損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)廣告宣傳品有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向市場(chǎng)部報(bào)告。3.廣告宣傳品的發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的數(shù)量進(jìn)行，不得超量發(fā)放。如有特殊情況需要增加發(fā)放數(shù)量，應(yīng)重新提交申請(qǐng)，經(jīng)審批后再行發(fā)放。4.嚴(yán)禁將公司廣告宣傳品用于個(gè)人目的或私自對(duì)外出售、贈(zèng)送。廣告宣傳品的庫(kù)存管理倉(cāng)庫(kù)管理1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的廣告宣傳品倉(cāng)庫(kù)，安排專人負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的日常管理工作。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保廣告宣傳品的存儲(chǔ)環(huán)境安全。3.廣告宣傳品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的庫(kù)存臺(tái)賬。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)記錄廣告宣傳品的入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、來(lái)源、領(lǐng)用情況等信息。4.定期對(duì)廣告宣傳品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)市場(chǎng)部和財(cái)務(wù)部門。庫(kù)存盤點(diǎn)1.行政部應(yīng)每月對(duì)廣告宣傳品進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)工作應(yīng)做到全面、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)根據(jù)庫(kù)存臺(tái)賬逐一核對(duì)廣告宣傳品的實(shí)物數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《廣告宣傳品盤盈盤虧表》。3.《廣告宣傳品盤盈盤虧表》應(yīng)詳細(xì)記錄盤盈盤虧的廣告宣傳品名稱、規(guī)格、數(shù)量、原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)市場(chǎng)部和財(cái)務(wù)部門。4.市場(chǎng)部和財(cái)務(wù)部門根據(jù)《廣告宣傳品盤盈盤虧表》進(jìn)行分析和處理。如因管理不善導(dǎo)致盤虧的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任；如因其他原因?qū)е卤P盈的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬。廣告宣傳品的回收與銷毀回收規(guī)定1.對(duì)于已發(fā)放的廣告宣傳品，如因業(yè)務(wù)結(jié)束、活動(dòng)終止等原因不再使用的，使用部門應(yīng)及時(shí)將其回收，并交回行政部倉(cāng)庫(kù)。2.回收的廣告宣傳品應(yīng)保持完好無(wú)損，如有損壞或缺失情況，應(yīng)在回收時(shí)注明原因。3.行政部對(duì)回收的廣告宣傳品進(jìn)行清點(diǎn)和核實(shí)后，辦理入庫(kù)手續(xù)。銷毀流程1.對(duì)于庫(kù)存積壓、過(guò)期失效、損壞無(wú)法使用等不需要保留的廣告宣傳品，由行政部定期清理，并填寫《廣告宣傳品銷毀申請(qǐng)表》。2.《廣告宣傳品銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀廣告宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人對(duì)《廣告宣傳品銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行銷毀。4.行政部組織專人對(duì)審批通過(guò)的廣告宣傳品進(jìn)行銷毀。銷毀方式可根據(jù)廣告宣傳品的材質(zhì)和數(shù)量選擇合適的方法，如粉碎、焚燒等，確保廣告宣傳品的信息無(wú)法恢復(fù)。5.在銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《廣告宣傳品銷毀記錄》。《廣告宣傳品銷毀記錄》應(yīng)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人等信息。6.銷毀工作完成后，行政部將《廣告宣傳品銷毀申請(qǐng)表》、《廣告宣傳品銷毀記錄》等相關(guān)資料存檔保存。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.市場(chǎng)部定期對(duì)各部門廣告宣傳品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括廣告宣傳品的使用是否符合規(guī)定、是否存在浪費(fèi)或丟失情況等。2.行政部負(fù)責(zé)對(duì)廣告宣傳品倉(cāng)庫(kù)的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)范、賬實(shí)相符。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，市場(chǎng)部和行政部對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查。考核機(jī)制1.將廣告宣傳品管理工作納入各部門績(jī)效考核體系，對(duì)廣告宣傳品管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀