電商公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及涉及公司資料使用、存儲(chǔ)、傳輸?shù)耐獠亢献鲉挝缓蛡€(gè)人。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或崗位負(fù)責(zé)資料的收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用，確保資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類管理原則根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來(lái)源等因素進(jìn)行分類，便于資料的查找、使用和管理。3.安全保密原則加強(qiáng)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全。4.便捷高效原則在確保資料安全保密的前提下，優(yōu)化資料管理流程，提高資料的利用效率，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事資料類涵蓋員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利資料等。3.財(cái)務(wù)資料類包含財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算資料、成本核算資料等。4.業(yè)務(wù)資料類如銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、產(chǎn)品資料、訂單記錄、物流信息等。5.技術(shù)資料類涉及公司的技術(shù)研發(fā)文檔、技術(shù)方案、程序代碼、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)圖紙等。6.合同協(xié)議類包括公司簽訂的各類采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)協(xié)議、合作協(xié)議等。7.其他資料類除上述類別外的其他資料，如公司宣傳資料、活動(dòng)策劃資料、行業(yè)動(dòng)態(tài)資料等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于資料的標(biāo)識(shí)和管理，對(duì)各類資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年份+順序號(hào)”的格式，具體如下：1.行政文件類：XZ+年份+順序號(hào)，如XZ2023001表示2023年第1號(hào)行政文件。2.人事資料類：RS+年份+順序號(hào)，如RS2023002表示2023年第2號(hào)人事資料。3.財(cái)務(wù)資料類：CW+年份+順序號(hào)，如CW2023003表示2023年第3號(hào)財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)資料類：YW+年份+順序號(hào)，如YW2023004表示2023年第4號(hào)業(yè)務(wù)資料。5.技術(shù)資料類：JS+年份+順序號(hào)，如JS2023005表示2023年第5號(hào)技術(shù)資料。6.合同協(xié)議類：HT+年份+順序號(hào)，如HT2023006表示2023年第6號(hào)合同協(xié)議。7.其他資料類：QT+年份+順序號(hào)，如QT2023007表示2023年第7號(hào)其他資料。三、資料收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生各部門在工作過(guò)程中形成的資料，由部門指定專人負(fù)責(zé)收集，并定期提交至資料管理部門。2.外部獲取通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、合作交流、采購(gòu)等方式獲取的資料，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交資料管理部門。3.員工提供員工個(gè)人在工作中積累的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，應(yīng)主動(dòng)提交至資料管理部門。（二）收集要求1.及時(shí)性資料產(chǎn)生后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集，確保資料的時(shí)效性。2.完整性收集的資料應(yīng)完整無(wú)缺，包括相關(guān)的附件、說(shuō)明等。3.準(zhǔn)確性對(duì)收集的資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）整理方法1.分類整理按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類，確保同一類資料集中存放。2.編號(hào)標(biāo)注對(duì)整理好的資料按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在資料上標(biāo)注清晰的編號(hào)。3.建立索引為便于資料的查找和使用，建立資料索引目錄，詳細(xì)記錄資料的編號(hào)、名稱、類別、日期、存放位置等信息。四、資料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)利用公司內(nèi)部服務(wù)器、云存儲(chǔ)等電子設(shè)備存儲(chǔ)資料，建立電子資料檔案庫(kù)，并進(jìn)行定期備份，確保資料的安全性和可恢復(fù)性。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)對(duì)于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，存放在專門的檔案柜中，并建立紙質(zhì)資料目錄，便于查找。（二）保管責(zé)任1.資料管理部門負(fù)責(zé)資料的統(tǒng)一存儲(chǔ)和保管，制定并執(zhí)行資料保管制度，定期對(duì)資料進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保資料的安全和完整。2.使用部門對(duì)本部門使用的資料負(fù)有保管責(zé)任，指定專人負(fù)責(zé)資料的日常保管，確保資料的妥善存放和使用。3.個(gè)人員工個(gè)人對(duì)自己使用和保管的資料負(fù)責(zé)，不得擅自將資料帶出公司或泄露給他人。（三）保管環(huán)境要求1.電子存儲(chǔ)環(huán)境保持服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等電子設(shè)備的正常運(yùn)行，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)，設(shè)置合理的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)環(huán)境檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的房間內(nèi)，避免資料受潮、發(fā)霉、損壞。（四）資料借閱與歸還1.借閱申請(qǐng)因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批資料管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要資料的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記資料管理部門在辦理借閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人的姓名、部門、借閱資料名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。4.資料歸還借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。歸還資料時(shí)，資料管理部門應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行檢查，確保資料完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、資料使用與共享（一）使用權(quán)限1.根據(jù)工作需要員工應(yīng)根據(jù)自己的工作職責(zé)和權(quán)限使用相應(yīng)的資料，不得越權(quán)查閱、使用資料。2.特殊情況審批對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要資料的使用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)使用。（二）共享范圍1.部門內(nèi)部共享部門內(nèi)部員工可根據(jù)工作需要共享本部門的資料，但涉及公司機(jī)密或敏感信息的資料應(yīng)嚴(yán)格控制共享范圍。2.跨部門共享因工作需要跨部門共享資料的，應(yīng)填寫(xiě)《資料共享申請(qǐng)表》，注明共享資料的名稱、編號(hào)、共享原因、共享部門等信息，經(jīng)資料管理部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，資料管理部門按照規(guī)定的共享范圍進(jìn)行共享。（三）共享方式1.電子共享通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、共享文件夾等方式進(jìn)行電子資料的共享，確保共享資料的安全性和可追溯性。2.紙質(zhì)共享對(duì)于需要紙質(zhì)共享的資料，可由資料管理部門復(fù)印后提供給共享部門，并做好登記記錄。（四）資料使用規(guī)范1.不得擅自修改員工在使用資料時(shí)，不得擅自修改資料內(nèi)容，如需對(duì)資料進(jìn)行必要的標(biāo)注或說(shuō)明，應(yīng)在不影響資料原貌的前提下進(jìn)行。2.妥善保管使用資料過(guò)程中，應(yīng)妥善保管資料，不得隨意丟棄、轉(zhuǎn)借他人，確保資料的安全和完整。3.及時(shí)歸還使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料管理部門，不得長(zhǎng)期占用。六、資料保密與安全（一）保密措施1.人員管理對(duì)涉及公司機(jī)密資料的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.訪問(wèn)控制設(shè)置不同級(jí)別的資料訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)機(jī)密資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。3.物理安全加強(qiáng)對(duì)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所的物理安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。（二）安全防范1.防火防盜資料存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，制定防火防盜應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保資料的安全。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以便在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.防病毒與防攻擊安裝正版殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反資料保密與安全規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因員工違規(guī)行為導(dǎo)致公司資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償公司因此遭受的損失。七、資料清理與銷毀（一）清理周期1.定期清理資料管理部門應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行清理，一般每年進(jìn)行一次全面清理，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.動(dòng)態(tài)清理對(duì)于已失去保存價(jià)值或已過(guò)有效期的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，避免占用存儲(chǔ)空間。（二）清理標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)資料的保存期限和重要性確定資料的清理范圍，對(duì)于超過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的資料，可進(jìn)行清理。2.參考相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確保資料清理工作符合法律法規(guī)和公司制度的要求。（三）銷毀方式1.電子資料銷毀對(duì)于需要銷毀的電子資料，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)，然后進(jìn)行物理銷毀存儲(chǔ)設(shè)備。2.紙質(zhì)資料銷毀對(duì)于需要銷毀的紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式