小企業費用管理制度一、總則1.目的為了加強公司財務管理，規范費用報銷流程，合理控制費用支出，提高資金使用效益，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.費用管理原則預算控制原則：各項費用支出應嚴格按照預算執行，確保費用支出在預算范圍內。真實性原則：費用報銷必須提供真實、合法、有效的原始憑證，不得虛報、瞞報。審批流程原則：嚴格執行費用報銷審批流程，確保費用支出的合理性和必要性。及時性原則：費用報銷應及時辦理，不得拖延。二、費用報銷流程1.費用申請員工因工作需要發生費用支出時，應填寫《費用報銷申請表》，詳細注明費用發生的事由、金額、時間等信息，并附上相關的原始憑證。費用申請應提前提交，以便相關部門和領導進行審批。2.部門負責人審批部門負責人對本部門員工的費用申請進行審核，確認費用支出的合理性和必要性，并簽署審批意見。如費用申請不符合公司規定或超出預算范圍，部門負責人應拒絕審批，并說明理由。3.財務審核財務部門對費用報銷申請進行審核，主要審核原始憑證的真實性、合法性、完整性，以及費用報銷的金額是否符合公司規定。如發現原始憑證存在問題或費用報銷金額不符合規定，財務部門應及時與申請人溝通，要求其補充或更正相關信息。4.分管領導審批分管領導對費用報銷申請進行審批，根據費用的性質和金額大小，簽署審批意見。對于重大費用支出，分管領導應報總經理審批。5.總經理審批總經理對費用報銷申請進行最終審批，審批通過后，費用方可報銷。總經理有權根據公司實際情況，對費用報銷進行調整或否決。6.費用報銷經審批通過的費用報銷申請，申請人應及時到財務部門辦理報銷手續。財務部門根據審批意見，將報銷款項支付給申請人。三、費用報銷標準1.差旅費交通費用員工乘坐飛機、火車、輪船等交通工具，應根據公司規定的標準選擇合適的艙位或座位。乘坐飛機經濟艙的，憑有效票據報銷；乘坐火車軟臥、高鐵一等座、動車一等座的，需經總經理批準，否則按火車硬臥、高鐵二等座、動車二等座報銷。市內交通費用，根據實際情況憑有效票據報銷。住宿費用員工出差期間的住宿費用，根據出差目的地和職級標準進行報銷。一般員工住宿標準為[X]元/天，部門經理住宿標準為[X]元/天，副總經理及以上住宿標準為[X]元/天。如因特殊情況需要超出住宿標準的，需經總經理批準。餐飲補貼員工出差期間的餐飲補貼，按照出差自然天數計算，標準為[X]元/天。餐飲補貼已包含在住宿費中，不再另行報銷餐飲費用。2.業務招待費業務招待費應嚴格控制在公司規定的預算范圍內，用于招待客戶、合作伙伴等與公司業務相關的人員。業務招待費的報銷應提供詳細的招待事由、招待對象、招待時間、招待地點等信息，并附上相應的發票和消費清單。業務招待費的標準為：單次招待費用在[X]元以下的，由部門負責人審批；單次招待費用在[X]元以上[X]元以下的，由分管領導審批；單次招待費用在[X]元以上的，由總經理審批。3.辦公用品費辦公用品的采購應按照公司規定的流程進行，由行政部門統一采購或指定供應商采購。辦公用品的報銷應提供發票、采購清單等原始憑證，報銷金額應與實際采購金額相符。辦公用品的領用應建立登記制度，領用人應在領用登記表上簽字確認。4.通訊費公司為員工提供通訊補貼，補貼標準根據員工職級確定。一般員工通訊補貼標準為[X]元/月，部門經理通訊補貼標準為[X]元/月，副總經理及以上通訊補貼標準為[X]元/月。員工憑通訊費用發票報銷通訊補貼，報銷金額不得超過補貼標準。5.車輛費用公司車輛的購置、維修、保養、加油等費用，由行政部門統一管理和報銷。車輛維修、保養應選擇正規的維修廠，并簽訂維修合同，確保維修質量和費用合理。車輛加油應使用公司指定的加油站，并憑加油發票報銷。員工因工作需要使用私家車的，可按照公司規定的標準報銷車輛費用，包括燃油費、過路費、停車費等。報銷標準為：每公里[X]元。四、費用報銷憑證要求1.發票要求費用報銷必須提供合法有效的發票，發票應加蓋發票專用章。發票內容應與實際業務相符，包括發票抬頭、日期、金額、貨物或服務名稱等。發票如有涂改、刮擦、挖補等情況，應重新開具發票。2.其他憑證要求除發票外，費用報銷還可能需要提供其他憑證，如收據、清單、合同等。其他憑證應與發票相互印證，證明費用支出的真實性和合理性。其他憑證應加蓋相關單位的公章或財務專用章。五、費用報銷審批權限1.一般費用報銷單次費用報銷金額在[X]元以下的，由部門負責人審批。單次費用報銷金額在[X]元以上[X]元以下的，由分管領導審批。單次費用報銷金額在[X]元以上的，由總經理審批。2.重大費用報銷對于重大費用支出，如大額采購、重大項目投資等，應按照公司規定的決策程序進行審批，必要時需提交董事會審議。六、費用報銷時間規定1.員工應在費用發生后的[X]個工作日內提交費用報銷申請，逾期未提交的，財務部門有權拒絕報銷。2.財務部門應在收到費用報銷申請后的[X]個工作日內完成審核，審核通過后提交審批。3.審批通過后的費用報銷，財務部門應在[X]個工作日內支付報銷款項。七、費用報銷監督與檢查1.財務部門應定期對費用報銷情況進行檢查，確保費用報銷符合公司規定。2.審計部門應不定期對費用報銷進行審計，發