私募公司會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范私募公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于私募公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于董事會會議、投資決策委員會會議、管理層會議、部門例會、項目研討會等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)圍繞明確的主題展開，注重解決實際問題，避免形式主義，提高會議效率。2.充分溝通原則：鼓勵參會人員積極發(fā)表意見和建議，確保信息充分傳遞和交流，營造良好的溝通氛圍。3.民主決策原則：涉及重大事項的決策，應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見，進(jìn)行科學(xué)論證和集體決策。4.嚴(yán)格保密原則：對于會議討論的涉及公司商業(yè)秘密、投資項目等敏感信息，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。二、會議分類及組織（一）董事會會議1.會議職責(zé)負(fù)責(zé)審議公司重大決策，如戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、財務(wù)預(yù)算、利潤分配方案等。選舉和更換董事、監(jiān)事，決定有關(guān)董事、監(jiān)事的報酬事項。審議批準(zhǔn)公司的基本管理制度，決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。對公司增加或者減少注冊資本、發(fā)行債券、合并、分立、解散或者變更公司形式等事項作出決議。對公司聘用、解聘會計師事務(wù)所作出決議。審議批準(zhǔn)變更募集資金用途事項。審議股權(quán)激勵計劃。審議法律、行政法規(guī)、公司章程規(guī)定應(yīng)當(dāng)由董事會決定的其他重大事項。2.會議組織董事會會議由董事長召集和主持；董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副董事長召集和主持；副董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。董事會會議應(yīng)提前[X]天通知全體董事，通知內(nèi)容包括會議時間、地點(diǎn)、議程、議題等。董事會會議應(yīng)有過半數(shù)的董事出席方可舉行。董事會作出決議，必須經(jīng)全體董事的過半數(shù)通過。董事會決議的表決，實行一人一票。董事會會議應(yīng)由董事本人出席；董事因故不能出席的，可以書面委托其他董事代為出席，委托書中應(yīng)載明代理人的姓名、代理事項、授權(quán)范圍和有效期限，并由委托人簽名或蓋章。代為出席會議的董事應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使董事的權(quán)利。董事未出席董事會會議，亦未委托代表出席的，視為放棄在該次會議上的投票權(quán)。3.會議記錄董事會會議應(yīng)當(dāng)有記錄，由董事會秘書負(fù)責(zé)。出席會議的董事、董事會秘書和記錄人應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。會議記錄應(yīng)詳細(xì)記載會議召開的時間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、缺席人員、會議議程、董事發(fā)言要點(diǎn)、決議內(nèi)容等。董事會會議記錄作為公司重要檔案保存，保存期限為[X]年。（二）投資決策委員會會議1.會議職責(zé)對公司投資項目進(jìn)行評估、審議和決策，包括項目的投資方向、投資規(guī)模、投資時機(jī)、投資方式等。研究和分析宏觀經(jīng)濟(jì)形勢、行業(yè)發(fā)展趨勢，為公司投資決策提供依據(jù)。監(jiān)督投資項目的執(zhí)行情況，對投資項目的重大調(diào)整提出建議。2.會議組織投資決策委員會會議由投資決策委員會主席召集和主持。會議應(yīng)提前[X]天通知投資決策委員會委員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點(diǎn)、議程、項目資料等。投資決策委員會會議應(yīng)有[X]名以上委員出席方可舉行。投資決策委員會作出決議，須經(jīng)全體委員的[X]以上通過。投資決策委員會委員應(yīng)親自出席會議，如有特殊情況不能出席，應(yīng)提前向主席請假，并委托其他委員代為出席。3.會議記錄投資決策委員會會議應(yīng)當(dāng)有記錄，由專人負(fù)責(zé)。出席會議的委員和記錄人應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。會議記錄應(yīng)詳細(xì)記載會議召開的時間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、缺席人員、會議議程、委員發(fā)言要點(diǎn)、決議內(nèi)容等。投資決策委員會會議記錄作為公司重要檔案保存，保存期限為[X]年。（三）管理層會議1.會議職責(zé)傳達(dá)董事會、投資決策委員會的決議和指示，部署公司日常經(jīng)營管理工作。審議各部門的工作計劃、工作總結(jié)，協(xié)調(diào)部門間的工作關(guān)系。分析公司經(jīng)營狀況，研究解決經(jīng)營過程中出現(xiàn)的問題，制定相應(yīng)的措施和對策。討論決定公司內(nèi)部管理的重要事項，如人事任免、薪酬調(diào)整、績效考核等。2.會議組織管理層會議由總經(jīng)理召集和主持。會議應(yīng)定期召開，如每周[X]或每月[X]，具體時間和頻率可根據(jù)公司實際情況確定。會議應(yīng)提前[X]天通知參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點(diǎn)、議程、議題等。管理層會議參會人員包括公司高級管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等。3.會議記錄管理層會議應(yīng)當(dāng)有記錄，由專人負(fù)責(zé)。出席會議的人員和記錄人應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。會議記錄應(yīng)詳細(xì)記載會議召開的時間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、缺席人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議內(nèi)容等。管理層會議記錄作為公司重要檔案保存，保存期限為[X]年。（四）部門例會1.會議職責(zé)總結(jié)本部門上周（月）工作完成情況，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。部署本部門本周（月）工作計劃，明確工作重點(diǎn)和目標(biāo)。加強(qiáng)部門內(nèi)部溝通與協(xié)作，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。2.會議組織部門例會由各部門負(fù)責(zé)人召集和主持。會議應(yīng)每周（月）定期召開，具體時間由各部門自行確定。會議應(yīng)提前[X]天通知本部門員工，通知內(nèi)容包括會議時間、地點(diǎn)、議程、議題等。部門例會參會人員為本部門全體員工。3.會議記錄部門例會應(yīng)當(dāng)有記錄，由專人負(fù)責(zé)。出席會議的人員和記錄人應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。會議記錄應(yīng)詳細(xì)記載會議召開的時間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、缺席人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議內(nèi)容等。部門例會記錄由各部門自行保存，保存期限為[X]年。（五）項目研討會1.會議職責(zé)對公司投資項目進(jìn)行深入研究和分析，評估項目的可行性和風(fēng)險。討論項目的投資策略、交易方案、估值方法等，為項目決策提供專業(yè)意見。協(xié)調(diào)項目團(tuán)隊成員之間的工作，明確各自的職責(zé)和分工。2.會議組織項目研討會由項目負(fù)責(zé)人召集和主持。會議應(yīng)根據(jù)項目進(jìn)展情況適時召開，確保在關(guān)鍵決策節(jié)點(diǎn)前充分討論。會議應(yīng)提前[X]天通知參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點(diǎn)、議程、項目資料等。項目研討會參會人員包括項目團(tuán)隊成員、投資經(jīng)理、風(fēng)控人員、財務(wù)人員等相關(guān)人員。3.會議記錄項目研討會應(yīng)當(dāng)有記錄，由專人負(fù)責(zé)。出席會議的人員和記錄人應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。會議記錄應(yīng)詳細(xì)記載會議召開的時間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、缺席人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議內(nèi)容等。項目研討會記錄作為項目檔案的重要組成部分保存，保存期限為項目結(jié)束后[X]年。三、會議流程（一）會議籌備1.確定會議主題和議程根據(jù)公司工作需要和實際情況，由會議召集人確定會議主題和議程。會議主題應(yīng)明確、具體，議程應(yīng)合理安排各項議題的順序和時間。重要會議的議程應(yīng)提前征求相關(guān)部門和人員的意見，確保議程的科學(xué)性和合理性。2.通知參會人員根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員名單。參會人員應(yīng)與會議議題相關(guān)，具備決策或提供專業(yè)意見的能力。會議召集人應(yīng)提前[X]天通過郵件、短信、OA系統(tǒng)等方式通知參會人員會議時間、地點(diǎn)、議程、議題等信息。對于重要會議，應(yīng)電話確認(rèn)參會人員是否收到通知。3.準(zhǔn)備會議資料根據(jù)會議議題，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如項目報告、財務(wù)報表、市場分析報告、法律法規(guī)文件等。會議資料應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰。會議資料應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。對于臨時增加的議題，應(yīng)及時補(bǔ)充相關(guān)資料。（二）會議召開1.簽到入場參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議地點(diǎn)，在簽到處簽到入場。會議工作人員應(yīng)負(fù)責(zé)維持簽到秩序，確保簽到信息準(zhǔn)確無誤。會議開始前，會議工作人員應(yīng)檢查會議設(shè)備是否正常運(yùn)行，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，確保會議順利進(jìn)行。2.會議開場會議主持人應(yīng)準(zhǔn)時宣布會議開始，介紹會議主題、議程、參會人員等基本情況。主持人應(yīng)簡要說明會議的目的和要求，強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見。3.議題討論按照會議議程，依次進(jìn)行議題討論。主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論，確保討論方向明確、重點(diǎn)突出。參會人員應(yīng)積極發(fā)言，闡述自己的觀點(diǎn)和建議，提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息支持。發(fā)言應(yīng)簡潔明了、條理清晰，避免冗長和無關(guān)的發(fā)言。對于不同意見，參會人員應(yīng)進(jìn)行充分的交流和辯論，以達(dá)成共識或形成多種解決方案供決策參考。主持人應(yīng)及時協(xié)調(diào)各方觀點(diǎn)，避免討論偏離主題或出現(xiàn)爭吵等情況。4.決策形成在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人應(yīng)根據(jù)會議討論情況，組織參會人員進(jìn)行決策。決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見，進(jìn)行科學(xué)論證。對于重大事項的決策，應(yīng)進(jìn)行表決。表決方式可根據(jù)實際情況選擇舉手表決、投票表決等。表決結(jié)果應(yīng)當(dāng)場公布，并記錄在案。5.會議總結(jié)會議接近尾聲時，主持人應(yīng)進(jìn)行會議總結(jié)。總結(jié)會議討論的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識、形成的決策等。主持人應(yīng)明確下一步的工作任務(wù)和責(zé)任人，對會議決議的執(zhí)行情況提出要求和時間節(jié)點(diǎn)。主持人應(yīng)感謝參會人員的積極參與和支持，宣布會議結(jié)束。（三）會議后續(xù)1.會議記錄整理會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議討論的內(nèi)容、發(fā)言要點(diǎn)、決議結(jié)果等。會議記錄應(yīng)按照規(guī)范的格式進(jìn)行整理，確保內(nèi)容清晰、易于查閱。整理后的會議記錄應(yīng)經(jīng)主持人審核簽字確認(rèn)。2.會議決議執(zhí)行會議決議形成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照決議要求認(rèn)真組織實施。各部門應(yīng)密切配合，確保決議的順利執(zhí)行。決議執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議召集人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，共同研究解決方案。3.會議資料歸檔會議結(jié)束后，會議資料（包括會議通知、會議記錄、會議資料、表決結(jié)果等）應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。會議資料的保存期限應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保公司重要信息的完整性和可追溯性。四、會議紀(jì)律（一）參會人員紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能出席，應(yīng)提前向會議召集人請假，并得到批準(zhǔn)。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備會議發(fā)言，積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議。3.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，不得在會議期間交頭接耳、接聽電話、玩手機(jī)等與會議無關(guān)的行為。4.參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密會議討論的涉及公司商業(yè)秘密、投資項目等敏感信息，不得泄露給無關(guān)人員。（二）會議工作人員紀(jì)律1.會議工作人員應(yīng)提前到達(dá)會議地點(diǎn)，做好會議準(zhǔn)備工作，如布置會場、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備資料等。2.會議工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，負(fù)責(zé)會議的簽到、記錄、服務(wù)等工作，確保會議順利進(jìn)行。3.會議工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不得在會議期間擅自離崗、聊天等與工作無關(guān)的行為。4.會議工作人員應(yīng)保守會議秘密，不得泄露會議討論的敏感信息。五、會議監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立會議監(jiān)督小組，由公司高層管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。會議監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司各類會議的組織、召開、決議執(zhí)行等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.會議監(jiān)督小組應(yīng)定期對會議情況進(jìn)行抽查，檢查會議記錄是否完整、準(zhǔn)確，會議決議是否得到有效執(zhí)行，參會人員是否遵守會議紀(jì)律等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，會議監(jiān)督小組應(yīng)及時向會議召集人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，并提出整改建議。相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，并將整改情況及時匯報。（二）考核制度1.將會議參與情況納入員工績效考核體系。對按時參加會議、積極發(fā)言、遵守會議紀(jì)律的員工給予適當(dāng)加分；對遲到、早退、無故缺席會議，或在會議期間違反紀(jì)律的員工給予相應(yīng)