礦業(yè)公司采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范礦業(yè)公司的采購管理工作，確保采購活動(dòng)的合法性、規(guī)范性、高效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。2.適用范圍本制度適用于礦業(yè)公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等各類物資的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。效益優(yōu)先原則：以降低采購成本、提高采購效益為目標(biāo)，綜合考慮物資質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商和采購方案。內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)采購全過程的監(jiān)督和管理，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和決策重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。2.采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為采購活動(dòng)的執(zhí)行部門。采購部負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購計(jì)劃制定與執(zhí)行、采購合同簽訂與履行、采購物資驗(yàn)收與付款等工作。3.其他相關(guān)部門職責(zé)需求部門：負(fù)責(zé)提出物資采購需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量清單等信息，并對(duì)采購物資的使用效果負(fù)責(zé)。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購物資符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同、付款申請(qǐng)等，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和控制。審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性等。三、采購流程1.采購需求計(jì)劃需求提出：各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際工作需要，定期或不定期提出物資采購需求，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。需求審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)《采購需求申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。對(duì)于重大采購需求，需提交公司采購決策委員會(huì)審議。需求匯總：采購部定期收集各需求部門的《采購需求申請(qǐng)表》，進(jìn)行匯總整理，形成采購需求計(jì)劃。2.供應(yīng)商管理供應(yīng)商開發(fā)：采購部根據(jù)采購需求計(jì)劃，通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的信息，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。供應(yīng)商篩選：采購部組織相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，根據(jù)評(píng)估結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單。對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，需進(jìn)行實(shí)地考察。供應(yīng)商準(zhǔn)入：采購部與合格供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作情況等。供應(yīng)商考核：采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。3.采購計(jì)劃制定采購計(jì)劃編制：采購部根據(jù)采購需求計(jì)劃和供應(yīng)商情況，結(jié)合公司庫存狀況，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購計(jì)劃審批：采購計(jì)劃編制完成后，提交采購部負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大采購計(jì)劃，需提交公司采購決策委員會(huì)審議。4.采購實(shí)施采購訂單下達(dá)：采購部根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。采購合同簽訂：對(duì)于金額較大或采購周期較長(zhǎng)的采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，需提交公司法律部門審核。采購跟蹤與催貨：采購部負(fù)責(zé)對(duì)采購訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。對(duì)于可能影響交貨期的問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施。如供應(yīng)商未能按時(shí)交貨，采購部應(yīng)及時(shí)催貨，并追究其違約責(zé)任。5.物資驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購物資到貨前，采購部應(yīng)通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方案，需求部門準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和資料。驗(yàn)收實(shí)施：采購物資到貨后，由質(zhì)量部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方案進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物資，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的物資，質(zhì)量部門出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，需求部門辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，質(zhì)量部門出具《不合格報(bào)告》，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。6.付款管理付款申請(qǐng)：采購物資驗(yàn)收合格后，采購部根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并提交財(cái)務(wù)部門審核。付款審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核對(duì)采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性和合法性。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的《付款申請(qǐng)表》，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。對(duì)于符合規(guī)定的付款申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)足額支付；對(duì)于不符合規(guī)定的付款申請(qǐng)，應(yīng)拒絕支付，并說明理由。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購需求計(jì)劃，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、金額等信息，并與公司財(cái)務(wù)預(yù)算相銜接。采購預(yù)算編制完成后，提交公司財(cái)務(wù)部門審核，審核通過后報(bào)公司采購決策委員會(huì)審議。2.預(yù)算執(zhí)行采購部嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，控制采購成本。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。采購部定期對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.預(yù)算監(jiān)督公司財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)于違反采購預(yù)算的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、物資質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和排序，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購部制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理和考核，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確違約責(zé)任；對(duì)于物資質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商；對(duì)于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)調(diào)整采購策略；對(duì)于法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購部建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)異常，及時(shí)采取措施加以控制，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。同時(shí)，不斷總結(jié)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)，完善風(fēng)險(xiǎn)管理制度和措施。六、采購信息管理1.采購信息收集采購部負(fù)責(zé)收集與采購活動(dòng)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。通過多種渠道收集信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)、供應(yīng)商反饋等，并進(jìn)行整理和分析。2.采購信息共享采購部建立采購信息共享平臺(tái)，將采購需求計(jì)劃、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款信息等相關(guān)采購信息及時(shí)錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部各部門之間的共享。各部門可根據(jù)權(quán)限查詢和使用采購信息，提高工作效率和決策科學(xué)性。3.采購信息保密采購部對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和供應(yīng)商機(jī)密的采購信息嚴(yán)格保密，制定保密制度和措施，明確保密責(zé)任和保密范圍。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自泄露采購信息。七、采購績(jī)效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)設(shè)定采購部建立采購績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系，包括采購成本、采購質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等方面的指標(biāo)。采購成本指標(biāo)主要考核采購價(jià)格的合理性和采購費(fèi)用的控制情況；采購質(zhì)量指標(biāo)主要考核采購物資的質(zhì)量合格率；交貨期指標(biāo)主要考核供應(yīng)商的按時(shí)交貨率；服務(wù)水平指標(biāo)主要考核供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度。2.評(píng)估方法采購部定期對(duì)采購績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，采用定量分析與定性分析相結(jié)合的方法。定量分析主要通過計(jì)算各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的實(shí)際完成值與目標(biāo)值的對(duì)比，得出評(píng)估結(jié)果；定性分析主要通過對(duì)采購過程中的工作質(zhì)量、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、創(chuàng)新能力等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，得出評(píng)估結(jié)論。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用采購部根據(jù)采購績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于績(jī)效優(yōu)秀的采購