工程檔案管管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目檔案的管理，包括項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。（三）管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導、協(xié)調(diào)各部門的工程檔案管理工作，對工程檔案進行集中統(tǒng)一管理。負責工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。2.項目管理部門負責本部門工程項目檔案的收集、整理和初步審核工作，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。負責督促、檢查項目參與各方的工程檔案管理工作，確保檔案資料的真實、完整。3.項目參與各方負責各自工作范圍內(nèi)工程檔案資料的形成、積累和整理工作，并按要求及時向項目管理部門或檔案管理部門移交。二、工程檔案的分類與編號（一）分類工程檔案分為以下幾類：1.項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設(shè)計任務(wù)書等。2.設(shè)計文件：包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等。3.施工文件：包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：包括竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他文件：與工程項目有關(guān)的其他文件，如會議紀要、來往信函、合同協(xié)議等。（二）編號工程檔案編號采用“項目名稱+分類代碼+順序號”的方式，具體編號規(guī)則如下：1.項目名稱：填寫工程項目的全稱。2.分類代碼：根據(jù)檔案分類，用兩位大寫字母表示，如“QP”表示項目前期文件，“SJ”表示設(shè)計文件，“SG”表示施工文件，“JL”表示監(jiān)理文件，“YS”表示竣工驗收文件，“QT”表示其他文件。3.順序號：按照檔案形成的時間順序或重要程度，用四位數(shù)字表示。例如，某工程項目的項目前期文件中，立項批復的編號為“[項目名稱]QP0001”。三、工程檔案的收集（一）收集范圍各部門和項目參與各方應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類，收集各自工作范圍內(nèi)形成的工程檔案資料，確保檔案資料的完整性。（二）收集時間1.項目前期文件應(yīng)在項目立項后及時收集整理，并移交檔案管理部門。2.設(shè)計文件應(yīng)在設(shè)計完成后，按階段及時收集整理，并移交檔案管理部門。3.施工文件應(yīng)隨工程進度同步收集整理，每月底由施工單位向項目管理部門移交當月形成的檔案資料。4.監(jiān)理文件應(yīng)在監(jiān)理工作過程中及時收集整理，每月底由監(jiān)理單位向項目管理部門移交當月形成的檔案資料。5.竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)，由項目管理部門組織相關(guān)單位收集整理，并移交檔案管理部門。（三）收集要求1.檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。2.檔案資料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。3.檔案資料應(yīng)字跡清晰，圖樣準確，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。4.電子文件應(yīng)采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保其內(nèi)容完整、準確、可讀。四、工程檔案的整理（一）整理原則工程檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照本制度規(guī)定的檔案分類，對收集到的檔案資料進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案資料按照一定的原則和方法進行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號清晰。3.編目：對卷內(nèi)文件進行編號、編頁、填寫卷內(nèi)目錄和備考表等。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。（三）整理要求1.卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度和時間順序排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。2.卷內(nèi)文件應(yīng)統(tǒng)一用A4紙打印或復印，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章。3.卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次等內(nèi)容，字跡應(yīng)清晰、工整。4.備考表應(yīng)包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等內(nèi)容，填寫應(yīng)真實、準確。五、工程檔案的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的工程檔案資料應(yīng)全部歸檔，歸檔內(nèi)容應(yīng)符合本制度規(guī)定的檔案分類和編號要求。（二）歸檔時間1.項目前期文件、設(shè)計文件、監(jiān)理文件應(yīng)在項目完成后一個月內(nèi)歸檔。2.施工文件應(yīng)在工程竣工驗收合格后三個月內(nèi)歸檔。3.竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全、完整、準確，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的檔案資料應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門留存。3.歸檔的檔案資料應(yīng)進行電子備份，電子備份應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并妥善保管。六、工程檔案的保管（一）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案目錄索引，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。七、工程檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的工程檔案資料。外部單位因特殊原因需要查閱工程檔案資料的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案資料時，查閱人員應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對《工程檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案資料帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復印或摘錄手續(xù)。（三）利用要求1.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對查閱和利用檔案的情況進行登記，記錄查閱人員姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用效果等信息。八、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的工程檔案進行鑒定，鑒定工作應(yīng)在公司主管領(lǐng)導的主持下，由檔案管理部門、項目管理部門及相關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價值和利用情況，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《工程檔案銷毀申請表》，報公司主管領(lǐng)導批準后銷毀。（二）銷毀