租賃辦公場地管理制度一、總則（一）目的為規范公司租賃辦公場地的使用與管理，確保辦公場地的安全、整潔、有序，滿足公司正常運營需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司租賃的所有辦公場地，包括但不限于寫字樓、商業園區等場所內的辦公區域。（三）基本原則1.合理利用原則：充分發揮辦公場地的使用效能，合理規劃空間布局，提高資源利用率。2.安全保障原則：確保辦公場地的設施設備安全，保障員工的生命財產安全，預防各類安全事故發生。3.環境整潔原則：保持辦公場地的整潔衛生，營造良好的工作環境，提升公司形象。4.規范管理原則：建立健全管理制度，明確各方責任和義務，規范辦公場地的使用行為。二、場地使用管理（一）場地分配1.根據公司組織架構、部門職能及人員數量等因素，由行政部門負責制定辦公場地分配方案，報公司領導審批后實施。2.各部門應按照分配方案使用辦公場地，不得擅自占用、調換或改變用途。如需調整，須提前向行政部門提出申請，經批準后方可進行。（二）使用規范1.員工應在指定的辦公區域內開展工作，保持辦公桌面整潔，文件資料擺放整齊有序。2.不得在辦公場地內大聲喧嘩、追逐打鬧，影響他人工作。3.愛護辦公場地內的公共設施設備，如桌椅、門窗、電器等，如有損壞應及時報告行政部門維修。4.節約使用水電資源，做到人走燈滅、關閉電器設備，避免浪費。5.嚴禁在辦公場地內吸煙、使用明火，如需使用明火作業，須提前辦理審批手續，并采取相應的安全防范措施。6.不得在辦公場地內存放易燃易爆、有毒有害等危險物品。（三）臨時使用1.因工作需要臨時使用其他部門辦公場地的，須提前與相關部門溝通協調，并報行政部門備案。2.使用完畢后，應及時清理場地，恢復原狀。三、設施設備管理（一）設施設備配備1.行政部門負責根據辦公場地的實際需求，配備必要的辦公設施設備，如辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等。2.設施設備的配備應符合公司的業務需求和安全標準，確保正常使用。（二）設施設備維護1.行政部門應建立設施設備臺賬，記錄設施設備的名稱、型號、購置時間、維修保養情況等信息。2.定期對設施設備進行檢查、維護和保養，確保其性能良好、運行正常。對于發現的問題，應及時安排維修人員進行維修，并做好記錄。3.員工在使用設施設備過程中如發現故障或異常情況，應及時報告行政部門，不得擅自拆卸、維修。（三）設施設備更新1.根據公司業務發展和設施設備的使用狀況，行政部門應適時提出設施設備更新計劃，報公司領導審批后實施。2.新購置的設施設備應按照規定進行驗收、登記，并及時投入使用。四、環境衛生管理（一）清潔標準1.辦公區域地面應保持干凈整潔，無雜物、無污漬。2.辦公桌面、文件柜等應擦拭干凈，無灰塵。3.門窗、玻璃應保持明亮，無灰塵、無污漬。4.公共區域如走廊、樓梯、電梯間等應定期清掃，保持整潔衛生。（二）清潔頻次1.每日上班前，各部門員工應負責清理本部門辦公區域的衛生，保持環境整潔。2.行政部門應安排專人負責公共區域的日常清潔工作，每天至少清掃一次。3.每周應進行一次全面的衛生大掃除，對辦公場地的各個角落進行徹底清潔。（三）垃圾分類1.在辦公場地內設置分類垃圾桶，分別投放可回收物、有害垃圾、廚余垃圾和其他垃圾。2.員工應按照垃圾分類標準進行投放，不得隨意丟棄垃圾。3.行政部門應定期聯系專業的垃圾處理公司，對垃圾進行分類收集和處理。五、安全管理（一）安全責任1.公司成立安全管理小組，由公司領導擔任組長，各部門負責人為成員，負責統籌協調公司的安全管理工作。2.各部門負責人為本部門安全管理工作的第一責任人，負責組織實施本部門的安全管理措施，確保員工的人身和財產安全。3.員工應遵守公司的安全管理制度，增強安全意識，積極參與安全管理工作。（二）安全設施1.辦公場地應配備必要的安全設施，如消防器材、安全標識、應急照明等，并確保其完好有效。2.消防器材應定期檢查、維護和保養，嚴禁挪用、損壞消防器材。3.安全標識應清晰醒目，不得隨意拆除或遮擋。（三）安全檢查1.安全管理小組應定期組織安全檢查，對辦公場地的安全設施、電氣設備、消防通道等進行全面檢查，及時發現和消除安全隱患。2.各部門應每天進行安全自查，發現問題及時整改，并將自查情況報告行政部門。3.對檢查中發現的安全隱患，應明確整改責任人、整改措施和整改期限，確保隱患得到及時消除。（四）應急管理1.制定應急預案，明確火災、地震、盜竊等突發事件的應急處置流程和責任分工。2.定期組織員工進行應急演練，提高員工的應急處置能力。3.發生突發事件時，應立即啟動應急預案，迅速采取措施進行處置，并及時報告相關部門。六、費用管理（一）租金及相關費用1.行政部門負責與出租方簽訂租賃合同，明確租金、物業費、水電費等費用的支付方式、支付期限等條款。2.按照租賃合同約定，按時足額支付租金及相關費用，確保公司正常使用辦公場地。3.如因特殊情況需要延遲支付費用，須提前與出租方溝通協商，并取得同意。（二）費用分攤1.對于公司租賃辦公場地產生的各項費用，如租金、物業費、水電費等，行政部門應根據各部門實際使用面積或人數等因素進行合理分攤。2.費用分攤方案應報公司領導審批后執行，并定期向各部門公布費用分攤情況。（三）費用報銷1.員工因辦公場地使用產生的費用，如辦公用品、水電費等，按照公司的費用報銷制度進行報銷。2.報銷時應提供真實有效的發票或憑證，并注明費用用途、使用部門等信息。七、裝修管理（一）裝修申請1.因公司業務發展或辦公場地布局調整等原因需要進行裝修的，使用部門應提前向行政部門提交裝修申請，說明裝修內容、裝修期限等情況。2.行政部門對裝修申請進行審核，報公司領導審批后，方可實施裝修。（二）裝修規范1.裝修工程應委托具有相應資質的裝修公司進行施工，并簽訂裝修合同，明確雙方的權利和義務。2.裝修過程中應遵守國家相關法律法規和公司的安全管理制度，確保施工安全。3.不得擅自改變辦公場地的主體結構和建筑外觀，如需改動，須經相關部門批準。4.裝修材料應符合環保要求，不得使用劣質材料。（三）裝修驗收1.裝修工程竣工后，使用部門應通知行政部門進行驗收。2.行政部門組織相關人員對裝修工程進行驗收，重點檢查裝修質量、安全設施、環境衛生等方面。3.驗收合格后方可投入使用，如發現問題，應要求裝修公司限期整改，直至達到驗收標準。八、訪客管理（一）訪客登記1.設立訪客登記處，安排專人負責訪客登記工作。2.外來訪客進入辦公場地前，須在登記處填寫訪客登記表，注明來訪事由、被訪人姓名、部門等信息，并出示有效身份證件。3.經被訪人確認后，訪客方可進入辦公場地。（二）訪客陪同1.被訪人應負責陪同訪客，并告知訪客公司的相關規定和注意事項。2.訪客在辦公場地內的活動應在被訪人的陪同下進行，不得擅自進入其他區域。（三）訪客離開1.訪客離開時，應到登記處辦理離開手續，交回訪客證等物