船務文員臺賬管理制度一、總則（一）目的為規范船務文員臺賬管理工作，確保臺賬信息的準確性、完整性和及時性，提高工作效率，加強公司內部管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司船務部門文員的臺賬管理工作。（三）管理原則1.真實性原則：臺賬記錄應如實反映業務實際情況，不得弄虛作假。2.準確性原則：確保臺賬數據準確無誤，避免因數據錯誤導致工作失誤。3.及時性原則：及時記錄和更新臺賬信息，保證信息的時效性。4.規范性原則：臺賬記錄應符合公司規定的格式和要求，便于查閱和管理。二、臺賬分類及內容（一）船舶動態臺賬1.船舶基本信息：記錄船舶名稱、船籍港、船舶類型、載重噸、船長、船員人數等基本情況。2.航次信息：包括航次編號、開航日期、預計到港日期、實際到港日期、裝貨港、卸貨港、貨物名稱及數量等。3.航行軌跡：詳細記錄船舶在航行過程中的經緯度、航行速度、停靠港口等信息。4.船舶狀態：如正常航行、維修、停航等狀態的記錄及變更情況。（二）貨物運輸臺賬1.貨物明細：記錄每批貨物的名稱、規格、數量、重量、包裝形式等詳細信息。2.托運信息：包括托運人名稱、地址、聯系方式，收貨人名稱、地址、聯系方式等。3.運輸方式：明確是整船運輸、拼箱運輸還是其他特殊運輸方式。4.運費結算：記錄運費金額、支付方式、結算周期等相關內容。（三）文件資料臺賬1.文件名稱：如提單、裝箱單、報關單、報檢單等各類業務文件的名稱。2.文件編號：為每份文件賦予唯一的編號，便于查詢和管理。3.文件日期：記錄文件的簽發日期、接收日期等。4.文件流轉記錄：詳細記錄文件在公司內部各部門及外部相關單位之間的流轉情況，包括簽收人、簽收時間等。（四）費用臺賬1.費用類型：如運費、港口費、燃油費、船員費用等。2.費用明細：記錄每筆費用的發生時間、金額、支付對象等詳細信息。3.費用報銷記錄：包括報銷日期、報銷人、審批情況等。4.費用統計分析：定期對費用進行統計分析，如各項費用占比、同比變化等情況。（五）客戶信息臺賬1.客戶基本資料：客戶名稱、聯系人、聯系電話、傳真、郵箱等。2.業務往來記錄：記錄與客戶的每一次業務合作情況，包括合作時間、業務內容、交易金額等。3.客戶反饋：收集客戶對公司服務、產品等方面的反饋意見及處理情況。三、臺賬建立與登記（一）建立要求1.船務文員應根據工作需要，按照本制度規定的臺賬分類及內容，及時建立相應的臺賬。2.臺賬應使用電子表格或專門的管理軟件進行記錄，確保數據的可編輯性和存儲安全性。（二）登記流程1.業務發生時，相關責任人應及時將業務信息傳遞給船務文員。2.船務文員收到信息后，應在規定的臺賬中進行詳細登記。登記內容應準確、完整，不得遺漏重要信息。3.對于涉及多個環節或多個部門的業務，船務文員應及時與相關部門溝通協調，確保臺賬信息的一致性。（三）登記規范1.臺賬記錄應使用規范的文字和數據格式，不得使用模糊、歧義或容易引起誤解的表述。2.數據應填寫清晰、工整，不得涂改。如有錯誤需要更正，應采用規范的更正方法，如劃紅線更正，并在旁邊注明更正原因及更正人。3.對于重要信息，如文件編號、航次編號等，應確保其唯一性，避免重復或混淆。四、臺賬更新與維護（一）定期更新1.船務文員應定期對臺賬進行更新，確保信息的及時性和準確性。2.船舶動態臺賬應每日更新，記錄船舶的最新位置、狀態等信息；貨物運輸臺賬、文件資料臺賬等應根據業務進展情況及時更新。（二）實時維護1.在業務發生變更或出現新情況時，船務文員應立即對相關臺賬進行維護。2.如船舶航次變更、貨物信息調整、文件流轉等情況發生時，應及時修改相應臺賬記錄，并確保相關聯的信息也得到正確更新。（三）數據備份1.為防止數據丟失，船務文員應定期對臺賬數據進行備份。2.備份數據應存儲在安全可靠的介質上，如外部硬盤、光盤等，并分別存儲在不同的物理位置。3.定期檢查備份數據的完整性和可用性，確保在需要時能夠及時恢復數據。五、臺賬查閱與使用（一）查閱權限1.船務部門內部人員因工作需要可隨時查閱相關臺賬。2.其他部門人員如需查閱臺賬，應填寫《臺賬查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等，經本部門負責人簽字同意后，提交船務部門負責人審批。審批通過后，船務文員應按照規定提供查閱服務。3.外部單位如需查閱臺賬，應按照公司相關規定辦理正式的查閱手續，經公司領導批準后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員應在船務文員的陪同下進行查閱，不得擅自操作或復制臺賬數據。2.查閱過程中，查閱人員應遵守公司的保密規定，不得泄露臺賬中的敏感信息。3.查閱結束后，查閱人員應在《臺賬查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（三）臺賬使用1.公司內部各部門可根據臺賬信息進行業務分析、決策支持等工作。2.在使用臺賬數據時，應確保數據的準確性和可靠性，如需引用臺賬數據，應注明數據來源。3.不得利用臺賬數據進行任何違法違規或損害公司利益的行為。六、臺賬審核與監督（一）審核機制1.船務部門負責人應定期對船務文員的臺賬管理工作進行審核，確保臺賬記錄符合本制度要求。2.審核內容包括臺賬的完整性、準確性、規范性以及更新維護情況等。3.對于審核中發現的問題，船務部門負責人應及時要求船務文員進行整改，并跟蹤整改情況。（二）監督檢查1.公司內部審計部門或相關管理部門應定期對船務文員的臺賬管理工作進行監督檢查。2.監督檢查內容包括臺賬管理制度的執行情況、臺賬數據的真實性和準確性、查閱使用臺賬的合規性等。3.對于監督檢查中發現的違規行為，應按照公司相關規定進行嚴肅處理，并責令限期整改。七、臺賬保管與銷毀（一）保管期限1.船舶動態臺賬、貨物運輸臺賬、文件資料臺賬等應長期保管，以備查閱和審計。2.費用臺賬、客戶信息臺賬等根據公司實際情況確定保管期限，一般不少于[X]年。（二）保管方式1.臺賬數據應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并進行定期維護和檢查。2.對于紙質臺賬，應按照檔案管理要求進行分類整理、裝訂成冊，并存放在專門的檔案柜中。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。（三）銷毀程序1.臺賬保管期限屆滿后，如需銷毀，船務部門應填寫《臺賬銷毀申請表》，注明臺賬名稱、保管期限、銷毀原因等。2.《臺賬銷毀申請表》經船務部門負責人審核、公司領導批準后，方可進行銷毀。3.臺賬銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程可追溯。銷毀完成后，應在《臺賬銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀時間、銷毀方式、監銷人等信息。八、責任追究（一）違規責任界定1.船務文員在臺賬管理工作中，如因故意或重大過失導致臺賬記錄錯誤、信息泄露、數據丟失等情況，應承擔相應的責任。2.其他部門人員在查閱或使用臺賬過程中，如違反本制度規定，造成公司損失的，應承擔相應的賠償責任。（二）責任追究方式1.對于違規行為較輕的，給予批評教育、警告等處分。2.對于違規行為嚴重的，給予罰款、降職、辭退等處分