股份公司物資管理制度總則1.目的為加強股份公司物資管理，規范物資采購、驗收、存儲、使用及處置等環節的行為，保障公司生產經營活動的正常進行，降低物資成本，提高物資使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于股份公司總部及所屬各分公司、子公司的物資管理活動。3.基本原則集中管理原則：對重要物資實行集中采購、統一調配，提高物資管理的規模效益。成本效益原則：在保證物資質量和滿足生產經營需求的前提下，努力降低物資采購、存儲和使用成本。歸口管理原則：明確各職能部門在物資管理中的職責，實行歸口管理，確保物資管理工作的有序進行。規范透明原則：物資管理各環節應嚴格按照規定的程序和標準進行操作，做到公開、公平、公正，接受監督。物資管理職責分工1.物資管理部門負責制定和完善物資管理制度、流程和標準。組織物資采購計劃的編制、審核和執行。建立物資供應商管理體系，負責供應商的選擇、評估和管理。組織物資的驗收、存儲、發放和盤點等工作。協調處理物資管理中的問題和糾紛。2.使用部門根據生產經營需要，提出物資需求計劃。負責本部門物資的領用、使用和保管，合理控制物資消耗。協助物資管理部門做好物資的驗收和盤點工作。3.財務部門負責物資采購資金的預算安排和審核。對物資采購、存儲、使用等環節的成本進行核算和控制。參與物資采購合同的審核，監督物資采購資金的支付。4.審計部門對物資采購、存儲、使用等環節進行審計監督，檢查物資管理制度的執行情況。對物資采購項目進行專項審計，防范物資管理中的風險。物資采購管理1.采購計劃編制使用部門應根據生產經營計劃、庫存狀況等，提前編制物資需求計劃，明確物資的名稱、規格、型號、數量、需求時間等。物資需求計劃應經部門負責人審核后報物資管理部門。物資管理部門匯總各使用部門的需求計劃，結合庫存情況，編制物資采購計劃。采購計劃應包括采購物資的明細、采購時間、預計采購金額等。采購計劃應經物資管理部門負責人審核、分管領導審批后執行。對于重大采購項目，還需報總經理辦公會或董事會審批。2.供應商選擇與管理物資管理部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本情況、產品質量、價格、交貨期、售后服務等信息。根據采購物資的類別和特點，制定供應商選擇標準和評估辦法。采購物資時，應按照供應商選擇標準，通過招標、詢價、邀請報價等方式，從合格供應商中選擇供應商。對于重要物資的采購，應采用招標方式確定供應商。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等。定期對供應商進行評估和考核，根據評估結果調整供應商名單，淘汰不合格供應商。3.采購執行物資管理部門應按照采購計劃和合同要求，及時組織物資采購。在采購過程中，應嚴格控制采購成本，確保采購物資的質量和交貨期。對于緊急采購項目，應按照規定的程序進行審批，并及時采購，確保生產經營的正常進行。采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂和不正當利益。物資驗收管理1.驗收準備物資到貨前，物資管理部門應通知使用部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。使用部門應安排熟悉物資性能和使用要求的人員參與驗收。質量檢驗部門應準備好必要的檢驗工具和設備。2.驗收程序物資到貨后，采購人員應及時通知物資管理部門、使用部門和質量檢驗部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準，對物資的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對和檢驗。對于重要物資或有特殊要求的物資，應進行抽樣檢驗或委托專業機構進行檢驗。驗收合格的物資，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的物資，應及時與供應商聯系，辦理退貨、換貨或索賠等手續。3.驗收記錄物資管理部門應建立物資驗收記錄檔案，記錄物資的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、物資名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收結果等。驗收記錄應妥善保管，以備查閱。物資存儲管理1.倉庫規劃與布局根據物資的類別、特性和使用頻率，合理規劃倉庫的存儲空間，劃分不同的存儲區域，如原材料區、半成品區、成品區、備品備件區等。倉庫應設置明顯的標識牌，標明物資的類別、存放位置等信息。倉庫應配備必要的倉儲設備，如貨架、貨柜、托盤、叉車、搬運車等，確保物資的存儲安全和便于管理。2.物資入庫驗收合格的物資應及時辦理入庫手續，入庫人員應按照物資的類別和存放位置，將物資準確無誤地存放到相應的倉庫區域。物資入庫時，應填寫入庫單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、供應商、入庫時間等信息。入庫單應一式多聯，分別由物資管理部門、倉庫、財務部門等留存。倉庫管理人員應根據入庫單，對物資進行核對和清點，確保物資的數量和質量與入庫單一致。3.物資存儲保管倉庫管理人員應定期對物資進行巡查，檢查物資的存儲狀況，如物資是否完好無損、是否受潮、是否變質等。對于易受潮、易變質、易燃易爆等特殊物資，應采取相應的防護措施，如防潮、防火、防爆等。倉庫應保持清潔衛生，通風良好，溫度、濕度適宜，確保物資的存儲安全。建立物資庫存臺賬，及時記錄物資的出入庫情況，做到賬物相符。4.物資盤點定期對倉庫物資進行盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。盤點前，物資管理部門應制定盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員等。盤點人員應按照盤點計劃，對倉庫物資進行逐一清點和核對，記錄實際庫存數量。盤點結束后，應編制盤點報告，說明盤點結果，包括賬實相符情況、盤盈盤虧情況及原因分析等。對于盤盈盤虧的物資，應查明原因，按照規定的程序進行處理。屬于正常損耗的，經審批后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。物資使用管理1.領用審批使用部門應根據生產經營需要，填寫物資領用申請表，注明物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。物資領用申請表應經部門負責人審核后報物資管理部門審批。物資管理部門根據庫存情況和審批意見，決定是否批準領用申請。對于限量領用的物資，應嚴格控制領用數量。2.領用發放經批準的物資領用申請，倉庫管理人員應按照領用申請表的要求，及時發放物資。發放物資時，應填寫物資出庫單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、領用部門、領用時間等信息。出庫單應一式多聯，分別由物資管理部門、倉庫、財務部門等留存。倉庫管理人員應核對物資的數量和質量，確保發放的物資與領用申請表一致。3.使用監督使用部門應合理使用物資，避免浪費和濫用。物資管理部門應定期對使用部門的物資使用情況進行檢查和監督。對于大型設備、貴重物資等，應建立使用臺賬，記錄物資的使用情況、維護保養情況等。使用部門應按照規定的操作規程使用物資，確保物資的安全和正常運行。如發現物資損壞或出現故障，應及時報告物資管理部門，并采取相應的措施進行維修或處理。物資處置管理1.報廢處理對于已損壞、無法使用或已超過使用期限的物資，使用部門應填寫物資報廢申請表，說明報廢物資的名稱、規格、型號、數量、報廢原因等信息。物資報廢申請表應經部門負責人審核后報物資管理部門審批。對于價值較大的物資報廢，還需報分管領導或總經理審批。經批準報廢的物資，物資管理部門應組織相關人員進行鑒定和評估，確認報廢物資的價值。報廢物資應按照規定的程序進行處置，如變賣、拍賣、捐贈等。處置收入應及時上繳財務部門。2.廢舊物資回收公司應建立廢舊物資回收制度，對生產經營過程中產生的廢舊物資進行回收和管理。使用部門應將廢舊物資及時清理并交至指定的回收地點。物資管理部門負責對回收的廢舊物資進行分類、整理和登記，定期組織變賣或處理。廢舊物資回收處理的收入應按照規定進行核算和管理。物資信息化管理1.建立物資管理信息系統公司應建立物資管理信息系統，實現物資采購、驗收、存儲、使用、處置等環節的信息化管理。物資管理信息系統應涵蓋物資基礎信息管理、采購管理、庫存管理、使用管理、報表統計等功能模塊，提高物資管理的工作效率和準確性。2.數據錄入與維護物資管理部門應安排專人負責物資管理信息系統的數據錄入和維護工作，確保系統數據的及時、準確和完整。定期對物資管理信息系統的數據進行備份，防止數據丟失。3.信息共享與查詢物資管理信息系統應實現與財務、生產、銷售等部門的信息共享，為各部門提供及時、準確的物資信息支持。相關人員可根據權限在物資管理信息系統中查詢物資采購、庫存、使用等情況，便于工作決策和管理。監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門應定期對物資管理工作進行審計監督，檢查物資管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見。物資管理部門應定期對物資采購、驗收、存儲、使用等環節進行自查，及時發現和糾正存在的問題。公司應接受上級主管部門、審計機關等的監督檢查，對提出的問題應認真整改。2.考核評價建立物