科技公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協議、報告、報表、圖紙、數據、圖表、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全。2.分類管理原則：根據檔案的形成領域、內容性質、時間等因素進行分類，便于管理和查找。3.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有效支持。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的完整性和安全性。5.按照規定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。6.組織開展檔案信息化建設，實現檔案管理的數字化、網絡化。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查，組織檔案業務培訓。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、保管等工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，積極配合綜合管理部做好檔案管理相關工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司股東會、董事會、監事會等會議記錄、決議、紀要等。3.公司制定的各項規章制度、辦法、規定等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等。5.公司的各類業務報告、報表、統計數據等。6.公司的產品研發、技術創新等方面的資料，包括圖紙、技術文檔、實驗報告等。7.公司的市場調研、營銷策劃等方面的資料，包括調研報告、營銷方案、宣傳資料等。8.公司的人力資源管理資料，包括員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。9.公司的財務管理資料，包括財務報表、審計報告、稅務資料等。10.公司的行政辦公資料，包括文件收發記錄、辦公用品采購記錄、會議通知等。11.公司的各類活動資料，包括活動策劃方案、活動照片、視頻等。12.公司獲得的榮譽證書、獎項等相關資料。13.其他具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門產生的各類檔案，并確保檔案的完整性和準確性。2.對于重要文件、合同等，應在文件形成或簽訂后及時送交綜合管理部。3.檔案收集責任人應認真核對檔案內容，確保檔案信息真實、準確、完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質、內容等進行分類，如可分為行政管理類、人力資源類、財務類、業務類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：對零散的文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。四、檔案的分類與編號（一）分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等文件，股東會、董事會、監事會會議資料，規章制度，行政公文，辦公文件，證照批文等。2.人力資源類：包括員工檔案，招聘、培訓、績效考核資料，薪酬福利資料，勞動合同等。3.財務類：包括財務報表，審計報告，稅務資料，預算決算資料，資金管理資料等。4.業務類：包括產品研發、技術創新資料，市場調研、營銷策劃資料，項目管理資料，客戶資料，銷售合同等。5.其他類：包括公司獲得的榮譽證書、獎項，各類活動資料，特殊事項記錄等。（二）編號1.采用層次編碼法，由一級代碼、二級代碼、三級代碼等組成。2.一級代碼表示檔案類別，如A表示行政管理類，B表示人力資源類，C表示財務類，D表示業務類，E表示其他類。3.二級代碼表示該類別下的具體分類，如A1表示公司設立文件，A2表示股東會會議資料等。4.三級代碼表示具體的檔案順序號。5.例如，一份行政管理類的公司設立文件，其編號為A1001。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。保管期限為30年的檔案：主要是公司在一定時期內具有查考利用價值的文件材料，如重要的合同、協議、財務報表等。保管期限為10年的檔案：主要是一般性的文件材料，如一般性的業務報告、行政辦公文件等。（二）保管要求1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.遵循保密原則，對涉及公司機密的檔案，應嚴格按照保密規定進行利用，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則，為公司員工和其他需要利用檔案的單位或個人提供便捷的服務。（二）利用流程1.內部利用公司員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員根據申請，在檔案庫房中查找相關檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。查閱人員應在檔案管理人員的監督下查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并在規定的范圍內進行。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應認真核對檔案是否完整、無損。2.外部利用外單位因工作需要查閱公司檔案，應提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，并提供單位介紹信和查閱人員有效身份證件。公司綜合管理部對申請進行審核，報公司領導批準后，方可同意查閱。查閱過程中，應安排專人陪同，并按照內部利用流程進行操作。查閱完畢后，查閱人員應在《檔案查閱登記表》上簽字確認。如需復印或摘錄檔案內容，應經公司綜合管理部同意，并按照規定收取一定的費用。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經公司領導批準，不得對外提供查閱、復印或摘錄。2.檔案利用人員不得擅自將檔案帶出公司檔案庫房或轉借他人。3.檔案利用人員應嚴格遵守檔案利用規定，不得利用檔案從事違法違規活動。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.全面審查原則：對檔案的內容、來源、時間等進行全面審查，確保鑒定結果的準確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關部門代表組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定流程1.綜合管理部檔案管理人員根據檔案保管期限的規定，對到期檔案進行初步篩選，列出需要鑒定的檔案清單。2.組織檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行審查，根據檔案的價值和保管期限，提出鑒定意見。3.對鑒定為無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經公司領導批準后進行銷毀。（三）銷毀要求1.檔案銷毀應在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保銷毀工作的安全、徹底。3.銷毀完畢后，銷毀人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案銷毀清單》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對公司現有檔案進行掃描、錄入等數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理信息系統建設：開發或選用適合公司檔案管理需求的信息系統，實現檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、統計等功能。3.安全防護體系建設：建立檔案信息安全防護體系，包括網絡安全、數據備份與恢復、用戶權限管理等，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作，及時將檔案信息錄入系統，確保系統數據的準確性和完整性。2.嚴格遵守檔案信息安全管理規定，設置不同的用戶權限，防止檔案信息泄露。3.定期對檔案管理信息系統進行維護和升級，確保系統的正常運行。九、監督與檢查（一）監督檢查職責1.綜合管理部負責對公司各部門檔案管理工作進行監督檢查，確保檔案管理制度的有效執行。2.定期對檔案管理工作進行全面檢查，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環節。3.對檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況，包括檔案收集、整理、分類、編號、保管、利用、鑒定、銷毀等環節的操作是否符合規定。2.檔案管理工作的質量，如檔案的完整性、準確性、系統性等。3.檔案保管環境和設備的狀況，是否符合安全保管要求。4.檔案信息