航天產品文件管理制度一、總則（一）目的為加強航天產品文件的管理，確保文件的完整性、準確性、規范性和有效性，保障航天產品研制、生產、試驗等活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內與航天產品相關的各類文件，包括但不限于技術文件、質量文件、管理文件、項目文件等的編制、審核、批準、發布、使用、更改、作廢、歸檔及保管等環節的管理。（三）職責分工1.文件管理部門負責制定和完善文件管理制度，并監督執行。負責文件的統一編號、分類、歸檔和保管。負責文件的收發、傳遞、借閱等日常管理工作。定期對文件進行清查、核對，確保文件的完整性和準確性。2.文件編制部門負責本部門相關文件的編制、修訂和審核工作，確保文件內容符合相關標準、規范和實際工作要求。按照文件管理部門的要求，及時提交文件的電子和紙質版本，并對文件的準確性和完整性負責。3.文件審核部門負責對文件進行審核，重點審查文件的合規性、合理性、準確性和完整性，提出審核意見。對審核通過的文件進行批準，確保文件的質量和有效性。4.文件使用部門負責按照規定使用文件，確保文件的正確執行。對文件的適用性和有效性進行反饋，及時提出修訂建議。妥善保管本部門使用的文件，防止文件丟失、損壞或泄密。二、文件分類與編號（一）文件分類1.技術文件：包括產品設計圖紙、技術規范、工藝文件、試驗報告等，用于指導航天產品的研制、生產和試驗。2.質量文件：如質量計劃、質量手冊、程序文件、質量檢驗記錄等，確保航天產品質量符合要求。3.管理文件：涵蓋公司的各項管理制度、工作流程、崗位職責等，規范公司的運營管理。4.項目文件：針對具體航天項目形成的文件，包括項目計劃、任務書、進度報告、總結等，記錄項目的全過程。（二）文件編號1.文件編號應具有唯一性和系統性，便于識別和管理。2.編號規則如下：編號由字母和數字組成，分為若干段，各段之間用“”隔開。第一段為文件類別代碼，如“J”代表技術文件，“Z”代表質量文件，“G”代表管理文件，“X”代表項目文件。第二段為年份代碼，取年份的后兩位數字。第三段為順序號，從001開始依次遞增。示例：J23056，表示2023年編制的第56號技術文件。三、文件編制（一）編制要求1.文件編制應遵循國家法律法規、行業標準和公司的相關規定，確保文件的合法性和規范性。2.內容應準確、完整、清晰，邏輯嚴謹，能夠滿足實際工作需要。3.語言表達應簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子。（二）編制流程1.需求調研：編制部門根據工作需要，對相關業務進行調研，明確文件的編制目的、范圍和要求。2.初稿編寫：由熟悉業務的人員按照調研結果編寫文件初稿，確保內容真實、準確。3.內部審核：初稿完成后，編制部門組織內部審核，對文件的格式、內容、邏輯等進行審查，提出修改意見。4.修改完善：編寫人員根據審核意見對初稿進行修改，形成征求意見稿。5.征求意見：征求意見稿提交給相關部門和人員征求意見，根據反饋意見進行進一步修改。6.審核批準：修改后的文件經審核部門審核通過后，報有權限的領導批準發布。四、文件審核與批準（一）審核1.文件審核應按照規定的審核流程進行，確保審核的全面性和準確性。2.審核人員應具備相應的專業知識和工作經驗，對文件內容進行細致審查。3.審核內容包括文件的合規性、合理性、準確性、完整性、一致性等方面，提出審核意見和建議。（二）批準1.經審核通過的文件，由有權限的領導進行批準。2.批準人應對文件的質量和有效性負責，簽署批準意見和日期。3.文件未經批準不得發布和使用。五、文件發布（一）發布方式1.文件以紙質和電子兩種形式發布。2.紙質文件由文件管理部門統一印刷、發放，并加蓋文件發布章。3.電子文件通過公司內部網絡平臺發布，相關人員可根據權限進行查閱和下載。（二）發布范圍1.根據文件的性質和使用要求，確定文件的發布范圍，確保相關人員能夠及時獲取和使用文件。2.發布范圍應明確列出具體的部門、崗位或人員名單。六、文件使用（一）使用要求1.文件使用部門應按照文件規定的要求和流程執行相關工作，確保文件的有效實施。2.對文件內容有疑問或不清楚的地方，應及時與文件編制部門或管理部門溝通。3.不得擅自修改、復制、傳播文件內容，如需引用或轉發，應按照規定辦理相關手續。（二）文件培訓1.對于新發布或修訂的重要文件，文件管理部門應組織相關培訓，確保使用人員熟悉文件內容和要求。2.培訓方式可采用集中培訓、現場講解、在線學習等多種形式。3.培訓后應進行考核，確保使用人員掌握文件的相關知識和技能。七、文件更改（一）更改申請1.當文件需要更改時，由文件使用部門或相關人員提出更改申請，說明更改的原因、內容和要求。2.更改申請應填寫《文件更改申請表》，經部門負責人簽字后提交給文件編制部門。（二）更改審核與批準1.文件編制部門收到更改申請后，對更改內容進行審核，必要時進行驗證。2.審核通過的更改申請報原批準人批準，批準后由文件編制部門組織實施更改。（三）更改實施1.文件編制部門按照批準的更改內容對文件進行修改，形成更改后的文件稿。2.更改后的文件稿經審核、批準后，按照文件發布的要求進行發布，同時收回原文件。（四）更改記錄1.對文件的更改過程應進行記錄，包括更改申請、審核意見、批準情況、更改內容等。2.更改記錄應與文件一同歸檔保存，以便追溯文件的更改歷史。八、文件作廢（一）作廢條件1.文件已被新的文件替代，原文件不再適用。2.文件所涉及的業務已停止或不再開展。3.文件存在嚴重錯誤或不符合相關要求，無法繼續使用。（二）作廢標識1.對作廢文件應進行明顯標識，防止誤用。2.標識方式可采用在文件封面加蓋“作廢”章、在文件上劃對角線等方式。（三）作廢處理1.作廢文件由文件管理部門統一收回，進行登記造冊。2.對于紙質作廢文件，應進行銷毀處理，銷毀過程要有記錄。3.對于電子作廢文件，應進行刪除或遷移處理，確保數據安全。九、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.航天產品研制、生產、試驗等活動中形成的各類文件，包括但不限于技術文件、質量文件、管理文件、項目文件等，均應歸檔保存。2.與文件相關的電子數據、圖表、照片、音像資料等也應歸檔保存。（二）歸檔要求1.文件應在規定的時間內歸檔，確保歸檔的及時性和完整性。2.歸檔文件應進行整理、分類、編號，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.電子文件應按照規定的格式和存儲方式進行歸檔，確保數據的可讀性和可恢復性。（三）保管期限1.根據文件的重要性和使用價值，確定文件的保管期限，分為長期、中期和短期。2.長期保管期限一般為10年以上，中期保管期限為510年，短期保管期限為15年。3.保管期限屆滿后，經鑒定可銷毀的文件，按照文件作廢的程序進行處理。（四）保管方式1.紙質文件應存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進行分類存放，確保文件的安全和完好。2.電子文件應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，定期進行數據檢查和維護。3.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文件的安全保管。十、文件借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內容。2.申請表經部門負責人簽字后，提交給文件管理部門審批。3.文件管理部門根據審批意見，辦理文件借閱手續，借閱人應在規定的期限內歸還文件。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、損壞或丟失。（二）查閱1.公司內部人員查閱文件，應到文件管理部門指定的地點進行查閱。2.查閱人員應填寫《文件查閱登記表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱內容等信息。3.文件管理部門應安排專人協助查閱，查閱過程中應遵守相關規定，不得擅自復制、拍照或傳播文件內容。十一、文件保密（一）保密范圍1.涉及航天產品技術秘密、商業秘密、國家機密等的文件，均屬于保密文件。2.保密文件包括但不限于設計圖紙、技術方案、試驗數據、客戶信息、財務數據等。（二）保密措施1.對保密文件應進行標識，明確保密等級和保密期限。2.嚴格控制保密文件的知悉范圍，僅限相關人員接觸和使用。3.采取加密存儲、訪問控制、數據備份等技術手段，保障保