石化公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強石化公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于石化公司各部門、各下屬單位及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指石化公司在生產經營、行政管理、科研開發等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則公司檔案工作實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作，對公司各類檔案進行集中收集、整理、保管和利用。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優化檔案管理流程，提高檔案管理信息化水平，方便公司員工和相關人員查閱和利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立綜合管理部門為檔案管理部門，負責公司檔案管理工作的組織、協調和實施。其主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理規章制度，并組織實施。3.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立和維護公司檔案數據庫，實現檔案信息化管理。5.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作。7.提供檔案查閱、借閱服務，指導公司各部門的檔案管理工作。（二）各部門檔案管理人員職責各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進行初步整理。2.對本部門檔案進行分類存放，妥善保管，確保檔案的安全和完整。3.定期向公司檔案管理部門移交本部門應歸檔的檔案。4.協助公司檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員要求1.檔案管理人員應具備檔案管理專業知識和技能，熟悉公司業務流程。2.檔案管理人員應具有較強的責任心和保密意識，嚴格遵守檔案管理規定。3.檔案管理人員應定期參加檔案業務培訓，不斷提高業務水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業執照、公司章程、批復文件等。2.公司生產經營活動中形成的文件材料，包括生產計劃、技術方案、質量檢驗報告、銷售合同等。3.公司行政管理活動中形成的文件材料，如會議紀要、工作報告、人事檔案、財務報表等。4.公司科研開發活動中形成的文件材料，如科研項目立項報告、研究成果報告、專利申請文件等。5.公司基本建設活動中形成的文件材料，如工程規劃、設計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。6.公司設備采購、安裝、調試、維護等過程中形成的文件材料，如設備清單、技術資料、維修記錄等。7.公司對外交往活動中形成的文件材料，如合作協議、往來信函、接待記錄等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數據信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術、基本建設、科研開發、設備儀器、會計檔案、人事檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應設置不同的功能區域，如檔案存放區、整理區、查閱區等，便于檔案的管理和利用。（二）檔案存放1.按照檔案的類別和編號，將檔案存放在檔案架上，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應選擇安全可靠的設備，并定期進行檢查和維護。3.對重要檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司設立、變更、注銷等過程中形成的重要文件材料，以及具有重大歷史價值和長期利用價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，包括公司生產經營、行政管理、科研開發等活動中形成的重要文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為5年至15年，包括一般性的文件材料。（四）檔案鑒定與銷毀1.公司定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門會同相關部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.對確無保存價值的檔案，經鑒定小組審核，報公司領導批準后進行銷毀。3.檔案銷毀應填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，并由監銷人員簽字確認。4.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，確保檔案信息無法恢復。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據《檔案查閱申請表》提供的信息，及時查找檔案，并在查閱現場進行監督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。4.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行復印。（二）借閱規定1.公司員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱檔案時，應向檔案管理部門出具借條，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。5.借閱人員應在規定的時間內歸還檔案，檔案管理部門應及時對歸還的檔案進行檢查，如發現問題，應及時處理。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司檔案，應持有單位介紹信，并經公司相關部門負責人同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續。2.涉及公司機密的檔案，查閱或借閱時應嚴格按照公司保密制度的規定進行審批，并采取相應的保密措施。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系統功能1.檔案錄入功能實現檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、內容摘要等信息。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能實現檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理的效率和準確性。4.檔案統計分析功能對檔案的數量、類別、保管期限等進行統計分析，為檔案管理決策提供數據支持。5.安全管理功能設置用戶權限管理，確保檔案信息的安全保密，防止未經授權的訪問和操作。（三）電子檔案管理1.電子檔案應與紙質檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.電子檔案應采用符合國家標準的格式進行存儲，如PDF、TIFF等，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止電子檔案丟失或損壞。4.加強電子檔案的安全管理，設置訪問權限，防止電子檔案信息泄露。七、檔案管理的監督與檢查（一）監督檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等工作的規范程度。3.檔案信息化管理系統的運行情況。4.檔案管理人員的工作情況。（二）監督檢查方式1.定期檢查公司每年組織一次檔案管理工作的全面檢查，對各部門的檔案管理工作進行考核評價。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對各部門的檔案管理工作進行