編制采購驗貨管理制度一、總則（一）目的為規范公司采購驗貨流程，確保所采購的物資和服務符合公司需求和相關標準，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購項目，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等的采購驗貨管理。（三）基本原則1.嚴格標準原則：依據公司需求、合同要求及相關質量標準進行驗貨。2.全面檢驗原則：對采購物資和服務的數量、質量、規格、性能等進行全面檢驗。3.及時高效原則：在規定時間內完成驗貨工作，不影響公司正常生產經營。4.責任明確原則：明確采購部門、驗收部門及相關人員的責任。二、采購流程（一）采購申請1.各部門根據業務需求填寫采購申請表，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、數量、用途、預計采購時間等信息。2.采購申請表經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購的必要性、合理性進行初步審核。2.對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司管理層進行審批。3.經審批通過的采購申請表作為采購工作的依據。（三）供應商選擇與采購合同簽訂1.采購部門根據采購項目的要求，通過多種渠道選擇合格的供應商。2.對供應商進行評估，包括其資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等方面。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式等條款。三、驗貨準備（一）成立驗貨小組1.由采購部門、使用部門、質量控制部門等相關人員組成驗貨小組。2.明確驗貨小組各成員的職責，確保驗貨工作順利進行。（二）收集驗貨依據1.采購合同：明確采購物資或服務的各項要求。2.技術文件：如產品圖紙、規格說明書、質量標準等。3.相關法律法規和行業標準。（三）確定驗貨方法和標準1.根據采購物資或服務的特點，確定合適的驗貨方法，如檢驗、測試、試用等。2.明確具體的驗貨標準，包括外觀、尺寸、性能、功能、質量等方面的要求。（四）準備驗貨工具和場地1.配備必要的驗貨工具，如量具、儀器、檢測設備等。2.確定合適的驗貨場地，確保驗貨工作不受干擾。四、到貨通知（一）供應商通知1.供應商在貨物發運前，應提前通知采購部門預計到貨時間、貨物明細等信息。2.采購部門收到通知后，及時將到貨信息傳達給驗貨小組。（二）內部溝通1.驗貨小組根據到貨信息，提前做好各項準備工作，并協調相關部門安排人員參與驗貨。2.使用部門應安排熟悉業務的人員參與驗貨，確保所驗貨物符合使用需求。五、驗貨實施（一）數量驗收1.按照采購合同和送貨清單，對貨物的數量進行清點。2.如有差異，應及時與供應商溝通確認，并記錄差異情況。（二）外觀驗收1.檢查貨物的外觀是否有損壞、變形、污漬等缺陷。2.核對貨物的標識、商標、型號等信息是否與合同一致。（三）規格驗收1.依據技術文件和合同要求，對貨物的規格進行檢驗。2.測量貨物的尺寸、重量等指標，確保符合規定標準。（四）性能驗收1.對需要進行性能測試的貨物，按照相應的測試方法和標準進行測試。2.記錄測試結果，判斷貨物性能是否滿足要求。（五）質量驗收1.對于有質量標準要求的貨物，采用抽檢或全檢的方式進行質量檢驗。2.檢查貨物的質量證明文件、檢驗報告等是否齊全有效。（六）驗收記錄1.驗貨人員應詳細記錄驗貨過程和結果，包括驗收時間、地點、貨物名稱、規格、數量、驗收情況等信息。2.驗收記錄應及時整理歸檔，以便日后查詢和追溯。六、不合格處理（一）不合格判定1.驗貨小組根據驗貨標準，對所驗貨物進行不合格判定。2.明確不合格的具體項目和程度。（二）通知供應商1.將不合格情況及時通知供應商，要求其在規定時間內做出解釋并提出處理方案。2.提供詳細的不合格報告，包括不合格的具體表現、影響等。（三）處理方式1.退貨：對于嚴重不合格或無法整改的貨物，要求供應商予以退貨。2.換貨：對于部分不合格但不影響使用的貨物，供應商應及時更換合格產品。3.補貨：對于數量短缺的貨物，供應商應補足數量。4.降價處理：根據不合格的程度和對公司的影響，與供應商協商降價事宜。5.整改：要求供應商對不合格貨物進行整改，經再次驗收合格后方可接收。（四）跟蹤復查1.對供應商的整改情況進行跟蹤復查，確保其按照處理方案執行。2.如供應商未按時完成整改或整改后仍不合格，采取進一步的措施，如扣除貨款、暫停合作等。七、特殊情況處理（一）緊急采購1.因生產經營急需，無法按照正常采購流程進行采購時，由使用部門提出緊急采購申請。2.緊急采購申請經公司管理層特批后，采購部門迅速組織采購。3.緊急采購的貨物到貨后，應優先安排驗貨，確保盡快投入使用。（二）貨物提前或延遲到達1.供應商提前交貨時，采購部門應及時通知驗貨小組，安排提前驗貨。2.如貨物延遲到達，采購部門應與供應商溝通了解原因，督促其盡快交貨，并評估延遲交貨對公司生產經營的影響。（三）驗收爭議1.當驗貨小組與供應商在驗收結果上存在爭議時，應首先通過友好協商解決。2.如協商不成，可邀請第三方專業機構進行鑒定，以鑒定結果為準。八、監督與考核（一）監督機制1.公司內部設立監督部門，對采購驗貨流程進行定期監督檢查。2.監督部門有權調閱采購合同、驗貨記錄等相關文件，對發現的問題提出整改意見。（二）考核指標1.采購及時率：考核采購部門是否按照規定時間完成采購任務。2.驗收合格率：考核驗貨小組所驗貨物的合格情況。3.供應商投訴率：考核因采購驗貨問題導致的供應商投訴情況。（三）考核方式與結果應用1.定期對采購部門和驗貨小組進行考核，考核結果與績效掛鉤。2.對于表現優秀的部門和個人給予獎勵，對于存在問題的部門和個人進行批評教育和相應的處罰。