工程收發文管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程文件的收發管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及與工程相關的外部單位之間的文件收發管理。（三）基本原則1.及時準確原則：確保文件的收發及時，內容準確無誤，避免延誤和錯誤傳達。2.規范有序原則：文件的收發流程、格式、編號等應規范統一，便于管理和查詢。3.安全保密原則：嚴格遵守保密規定，確保文件的安全，防止文件泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.工程指令類：包括工程任務書、設計變更通知、施工指令等。2.技術資料類：如施工圖紙、技術規范、施工組織設計等。3.報告報表類：工程進度報告、質量檢驗報告、費用報表等。4.合同協議類：工程承包合同、采購合同、分包合同等。5.其他類：與工程相關的其他文件，如會議紀要、來往信函等。（二）文件編號1.編號規則采用統一的編號格式，由字母和數字組成。例如：[項目名稱縮寫][年份][月份][文件類別代碼][順序號]。項目名稱縮寫取項目名稱的前三個大寫字母；年份取公元紀年的后兩位數字；月份取兩位數字；文件類別代碼根據上述文件分類設定相應字母；順序號為該類文件當月的流水號。示例：JX2305G01，代表JX項目2023年5月的第1份工程指令類文件。2.編號管理文件編號由專人負責編制，確保編號的唯一性和連續性。編號一經確定，不得隨意更改。如需更改，應按規定程序進行，并在相關文件上注明原編號及更改原因。三、收文管理（一）收文渠道1.公司設立專門的文件收發郵箱，用于接收外部單位發送的與工程相關的文件。2.各部門指定專人負責接收通過快遞、專人送達等方式直接送達公司的工程文件。（二）收文登記1.對于通過郵箱接收的文件，由收發人員每日定時查收，并進行登記。登記內容包括：文件編號、來文單位、文件主題、接收日期、附件情況等。2.對于直接送達的文件，接收人應立即進行登記，登記內容同郵箱接收文件。（三）文件初審1.收發人員對收文進行初步審核，檢查文件的完整性、格式規范性等。2.對于不符合要求的文件，及時與來文單位聯系，要求補充或更正。（四）文件傳閱1.根據文件內容和性質，確定傳閱范圍。2.收發人員將文件按照傳閱范圍依次傳遞給相關人員，并做好傳閱記錄。傳閱記錄包括：傳閱人姓名、傳閱日期、意見反饋等。3.傳閱人員應在規定時間內完成傳閱，并簽署意見。如有不同意見，應詳細注明。（五）文件處理1.相關人員根據文件要求和領導批示，對文件進行處理。處理方式包括：執行、回復、存檔等。2.需要回復的文件，由承辦部門或人員按照規定格式和時間要求進行回復，并經部門負責人審核后發送給來文單位。3.對于需要存檔的文件，由收發人員按照檔案管理規定進行整理歸檔。四、發文管理（一）發文流程1.擬稿：由相關部門或人員根據工作需要擬寫文件初稿。擬稿人應確保文件內容準確、表述清晰、格式規范。2.審核：擬稿完成后，提交部門負責人進行審核。審核內容包括：文件內容的準確性、完整性、合規性，格式的規范性等。部門負責人應提出明確的審核意見，對于不符合要求的文件，退回擬稿人修改。3.會簽：涉及多個部門的文件，需進行會簽。會簽部門應認真審核文件內容，并簽署意見。會簽完成后，將文件返回主辦部門。4.簽發：經審核和會簽后的文件，提交公司領導簽發。公司領導根據文件內容和相關規定進行簽發，簽發后的文件方可正式發文。5.編號：文件簽發后，由專人按照編號規則進行編號。6.排版：根據公司公文排版格式要求，對文件進行排版。排版應做到頁面整潔、字體規范、格式統一。7.校對：排版完成后，進行校對。校對人員應認真核對文件內容，確保無錯別字、標點符號錯誤等。校對無誤后，在文件上簽字確認。8.印制：校對后的文件交至文印部門進行印制。文印部門應按照規定的份數進行印制，并確保印制質量。9.蓋章：文件印制完成后，加蓋公司公章或相關部門印章。蓋章應清晰、端正，位置符合規定。10.分發：由收發人員按照文件的發送范圍進行分發，并做好分發記錄。分發記錄包括：文件編號、發送單位、發送日期等。（二）發文要求1.發文應嚴格按照規定的流程進行，確保文件的質量和準確性。2.文件內容應簡潔明了，重點突出，避免冗長和復雜的表述。3.發文格式應符合公司公文排版要求，統一字體、字號、行距等。4.涉及重要事項或敏感信息的文件，應嚴格按照保密規定進行處理。五、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.工程建設過程中形成的各類文件，包括收文、發文、內部文件等。2.與工程相關的合同協議、技術資料、報告報表等。（二）歸檔時間1.工程文件應及時歸檔，一般在文件處理完畢后的一周內完成歸檔。2.對于重要文件或需長期保存的文件，應在文件形成后的一個月內歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。2.歸檔文件應按照分類和編號順序進行整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應采用紙質和電子兩種形式保存，電子文件應與紙質文件內容一致，并進行備份。（四）保管期限1.工程文件的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保存的文件包括：工程承包合同、項目立項文件、重要的技術資料等。3.長期保存的文件包括：工程進度報告、質量檢驗報告、費用報表等，保管期限一般為10年。4.短期保存的文件包括：一般性的來往信函、會議紀要等，保管期限一般為3年。（五）保管責任1.公司設立專門的檔案室，由專人負責文件的保管。2.檔案管理人員應定期對文件進行檢查和整理，確保文件的安全和完整。3.對于超過保管期限的文件，應按照規定的程序進行銷毀處理。銷毀文件時，應填寫銷毀清單，經相關部門負責人批準后進行銷毀，并做好記錄。六、文件查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱工程文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等。2.《文件查閱申請表》經部門負責人批準后，交至檔案室。檔案管理人員根據申請表提供相應的文件，并做好查閱記錄。查閱記錄包括：查閱人姓名、部門、查閱日期、文件名稱及編號等。3.查閱人員應在檔案室指定的地點查閱文件，不得將文件帶出檔案室。如需復印或摘錄文件內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定進行登記。（二）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱工程文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等。2.《文件借閱申請表》經部門負責人和公司領導批準后，交至檔案室。檔案管理人員根據申請表提供相應的文件，并辦理借閱手續。借閱手續包括：借閱人簽字、借閱日期、歸還日期等。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或擅自復印、摘錄、涂改文件內容。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還文件。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案室說明情況，并辦理延期手續。逾期未還的，檔案管理人員應及時催還。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司工程文件，應提前向公司提出申請，并提交相關證明材料。2.申請經公司領導批準后，由公司指定專人陪同查閱或借閱，并按照公司相關規定進行登記和管理。3.外部單位查閱或借閱文件時，應遵守公司的保密規定，不得擅自將文件帶出公司或泄露文件內容。七、保密規定（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、項目信息等的工程文件。2.未經公開的工程進度、質量、費用等方面的信息。（二）保密措施1.對涉及保密的文件，應在文件上加蓋“保密”標識，并注明保密期限。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，妥善保管保密文件，防止文件泄露。3.查閱和借閱保密文件的人員，應簽訂保密協議，承諾對文件內容保密。4.在文件的收發、傳閱、處理過程中，應采取必要的保密措施，如限制知悉范圍、使用加密存儲設備等。（三）責任追究1.對于違反保密規定，導致文件泄露的人員，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因文件泄露給公司造成經濟損失的，公司將依法追究相關人員的賠償責任。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對工程文件的收發、歸檔、保管等情況進行監督檢查。2.監督檢查內容包括：文件收發流程的執行情況、文件編號的規范性、文件歸檔的及時性和完整性、文件保管的安全性等。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門或人員限期整改。（二）考核評價1.將工程文件管理工作納入部門和個人的績效考核體系。2.考核指標