統(tǒng)計文書資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司統(tǒng)計文書資料的規(guī)范化管理，確保統(tǒng)計信息的準確性、完整性和及時性，充分發(fā)揮統(tǒng)計資料在公司決策、管理和運營中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)在統(tǒng)計工作中涉及的文書資料管理，包括統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告、統(tǒng)計臺賬、統(tǒng)計原始記錄以及其他與統(tǒng)計相關(guān)的文件資料。（三）基本原則1.準確性原則：統(tǒng)計文書資料應如實反映公司實際情況，數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰，確保統(tǒng)計信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋公司運營各個方面的統(tǒng)計信息，保證資料的全面性，不遺漏重要數(shù)據(jù)和關(guān)鍵信息。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點完成統(tǒng)計工作，及時收集、整理、報送統(tǒng)計文書資料，以便為公司決策提供適時依據(jù)。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的統(tǒng)計資料，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、統(tǒng)計文書資料管理職責（一）統(tǒng)計部門職責1.負責制定和完善公司統(tǒng)計工作制度、流程和標準，指導各部門開展統(tǒng)計工作。2.組織收集、匯總、審核、分析公司各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)，編制統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析報告。3.建立和維護公司統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)的安全存儲和有效利用。4.定期對公司統(tǒng)計工作進行總結(jié)和評估，提出改進建議和措施。（二）各部門職責1.負責本部門統(tǒng)計工作的組織實施，指定專人負責統(tǒng)計資料的收集、整理和報送。2.按照公司統(tǒng)計制度和要求，準確、及時地填報各類統(tǒng)計報表和提供相關(guān)統(tǒng)計資料。3.建立健全本部門統(tǒng)計臺賬和原始記錄，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的可追溯性。4.配合統(tǒng)計部門開展統(tǒng)計調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理部門職責1.負責公司統(tǒng)計文書資料的歸檔管理，按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂和存儲。2.建立統(tǒng)計檔案查閱、借閱制度，嚴格控制檔案的查閱和借閱范圍，確保檔案的安全和完整。3.定期對統(tǒng)計檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、統(tǒng)計文書資料的分類與編號（一）分類1.統(tǒng)計報表：包括定期報表、不定期報表等，如財務統(tǒng)計報表、銷售統(tǒng)計報表、生產(chǎn)統(tǒng)計報表等。2.統(tǒng)計分析報告：對公司運營情況、市場動態(tài)、行業(yè)趨勢等進行分析研究后形成的報告。3.統(tǒng)計臺賬：用于記錄和反映公司某一領域或某一業(yè)務統(tǒng)計數(shù)據(jù)的明細賬目，如銷售臺賬、庫存臺賬等。4.統(tǒng)計原始記錄：在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中直接產(chǎn)生的、未經(jīng)加工整理的第一手資料，如生產(chǎn)記錄、考勤記錄等。5.其他統(tǒng)計資料：包括統(tǒng)計調(diào)查方案、統(tǒng)計工作制度、統(tǒng)計培訓資料等與統(tǒng)計工作相關(guān)的文件。（二）編號1.統(tǒng)計文書資料采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，以便于管理和查詢。編號由字母和數(shù)字組成，具體格式為：[部門代碼][年份][流水號]。2.部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個部門設定唯一的代碼，如財務部為“CW”，銷售部為“XS”等。3.年份：統(tǒng)計資料形成的年份，采用公元紀年，如“2023”。4.流水號：按照統(tǒng)計資料產(chǎn)生的先后順序依次編排，從“001”開始。例如，銷售部2023年第5份統(tǒng)計報表的編號為“XS2023005”。四、統(tǒng)計文書資料的收集與整理（一）收集渠道1.各部門按照規(guī)定的統(tǒng)計報表格式和報送時間，定期將本部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)報送至統(tǒng)計部門。2.統(tǒng)計部門通過公司內(nèi)部信息系統(tǒng)、業(yè)務部門工作匯報、實地調(diào)研等方式收集相關(guān)統(tǒng)計資料。3.對于外部獲取的統(tǒng)計信息，如政府部門發(fā)布的數(shù)據(jù)、行業(yè)協(xié)會提供的報告等，由統(tǒng)計部門負責收集整理。（二）收集要求1.各部門報送的統(tǒng)計資料應內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、字跡清晰，并加蓋部門公章。2.統(tǒng)計資料的報送應及時、準確，不得遲報、漏報、虛報。如遇特殊情況需要延期報送，應提前向統(tǒng)計部門說明原因，并經(jīng)同意后方可延期。3.統(tǒng)計部門在收集統(tǒng)計資料過程中，應認真核對數(shù)據(jù)的真實性和完整性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時與相關(guān)部門溝通核實。（三）整理方法1.統(tǒng)計部門收到各部門報送的統(tǒng)計資料后，首先對資料進行初審，檢查資料是否齊全、格式是否規(guī)范、數(shù)據(jù)是否準確等。2.對初審合格的統(tǒng)計資料進行分類整理，按照統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告、統(tǒng)計臺賬、統(tǒng)計原始記錄等類別分別存放。3.對于統(tǒng)計報表，按照報表名稱、報送時間、部門等進行排序整理；對于統(tǒng)計分析報告，按照報告主題、撰寫時間、部門等進行分類歸檔；對于統(tǒng)計臺賬和原始記錄，按照業(yè)務類別、時間順序進行整理裝訂。4.在整理過程中，對統(tǒng)計資料中的數(shù)據(jù)進行必要的匯總和計算，確保數(shù)據(jù)的一致性和準確性。同時，對數(shù)據(jù)來源和相關(guān)說明進行標注，以便日后查閱和審核。五、統(tǒng)計文書資料的審核與報送（一）審核流程1.各部門在報送統(tǒng)計資料前，應進行內(nèi)部審核，確保資料的準確性和完整性。審核人員應對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行核對、分析，對數(shù)據(jù)來源和計算方法進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時更正。2.統(tǒng)計部門收到各部門報送的統(tǒng)計資料后，進行再次審核。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的邏輯性、一致性、與歷史數(shù)據(jù)的對比分析等。審核人員可采用抽樣檢查、數(shù)據(jù)驗證、邏輯推理等方法進行審核。3.對于重要的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析報告，應提交公司相關(guān)領導進行審核。領導審核主要關(guān)注統(tǒng)計資料是否符合公司決策需求、數(shù)據(jù)是否能夠反映公司實際情況、分析結(jié)論是否合理等。（二）審核要點1.數(shù)據(jù)準確性：檢查統(tǒng)計數(shù)據(jù)是否與實際情況相符，計算方法是否正確，有無數(shù)據(jù)錄入錯誤、重復計算等問題。2.邏輯一致性：審核統(tǒng)計數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系是否合理，如各項指標之間的比例關(guān)系、趨勢變化是否符合常理等。3.完整性：查看統(tǒng)計資料是否涵蓋了應統(tǒng)計的所有內(nèi)容，有無遺漏重要信息或數(shù)據(jù)項。4.時效性：確保統(tǒng)計資料是按照規(guī)定的時間節(jié)點報送的，數(shù)據(jù)反映的是最新的公司運營情況。（三）報送要求1.經(jīng)審核無誤的統(tǒng)計文書資料，由統(tǒng)計部門按照規(guī)定的格式和渠道進行報送。統(tǒng)計報表應按時報送至上級主管部門、政府相關(guān)部門等；統(tǒng)計分析報告應根據(jù)公司領導要求及時呈送相關(guān)領導和部門。2.在報送統(tǒng)計資料時，應附上必要的說明和解釋，以便接收方更好地理解統(tǒng)計數(shù)據(jù)的含義和背景。3.對于需要報送電子文檔的統(tǒng)計資料，應確保文檔格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，易于閱讀和處理。同時，應做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、統(tǒng)計文書資料的存儲與保管（一）存儲方式1.統(tǒng)計文書資料采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。紙質(zhì)檔案應按照檔案管理要求進行裝訂、分類、編號，存放在專門的檔案柜中；電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。2.對于重要的統(tǒng)計文書資料，應進行異地備份，以防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告等一般統(tǒng)計資料的保管期限為[X]年，自資料形成之日起計算。2.統(tǒng)計臺賬和原始記錄的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般為[X]年至[X]年不等。3.涉及公司重大決策、財務審計、法律糾紛等重要事項的統(tǒng)計資料，應長期保管。（三）保管要求1.檔案管理部門應定期對統(tǒng)計文書資料進行清查和盤點，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。2.統(tǒng)計文書資料的存儲環(huán)境應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.嚴格限制無關(guān)人員進入檔案存儲區(qū)域，對檔案的查閱和借閱應進行嚴格登記和審批，確保檔案不被非法獲取或篡改。七、統(tǒng)計文書資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱統(tǒng)計文書資料，應填寫《統(tǒng)計文書資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應嚴格遵守查閱紀律，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。3.查閱統(tǒng)計文書資料一般應在檔案管理部門指定的查閱地點進行，如需帶出查閱地點，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱統(tǒng)計文書資料的，借閱人應填寫《統(tǒng)計文書資料借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準后方可延期。3.借閱人應妥善保管借閱的統(tǒng)計文書資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善導致檔案丟失、損壞的，借閱人應承擔相應的賠償責任。4.借閱人歸還統(tǒng)計文書資料時，檔案管理部門應進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通解決。八、統(tǒng)計文書資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感信息的統(tǒng)計資料。2.在統(tǒng)計工作過程中獲取的尚未公開的行業(yè)數(shù)據(jù)、市場動態(tài)、競爭對手信息等。（二）保密措施1.對涉及保密的統(tǒng)計文書資料，應在文件上加蓋“保密”標識，并嚴格按照保密規(guī)定進行管理。2.統(tǒng)計人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務，增強保密意識。3.在統(tǒng)計資料的收集、整理、存儲、查閱、借閱等環(huán)節(jié)，采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限、專人負責等，防止信息泄露。4.如發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計文書資料存在保密風險或發(fā)生信息泄露事件，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司相關(guān)領導。九、統(tǒng)計文書資料的銷毀（一）銷毀條件1.統(tǒng)計文書資料保管期限已滿，且按照規(guī)定無需繼續(xù)保存的。2.因公司業(yè)務調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，統(tǒng)計文書資料已失去使用價值的。3.統(tǒng)計文書資料存在嚴重損壞、無法修復，且已無保存必要的。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出統(tǒng)計文書資料銷毀申請，填寫《統(tǒng)計文書資料銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、銷毀資料清單等，并提交至公司相關(guān)領導審批。2.經(jīng)領導審批同意后，檔案管