舞蹈學校文書管理制度一、總則（一）目的為加強舞蹈學校文書管理，確保學校各類文件、資料的規范、有序流轉與妥善保存，提高工作效率，保障學校各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于舞蹈學校全體教職員工。（三）基本原則1.準確性原則：文書內容應準確無誤，符合法律法規、政策要求及學校實際情況。2.及時性原則：文書的起草、審核、審批、傳遞、歸檔等環節應及時高效，避免延誤。3.規范性原則：文書格式、字體、排版等應符合統一規范，確保文檔的一致性和專業性。4.保密性原則：涉及學校機密、學員隱私等重要信息的文書，應嚴格保密，防止泄露。二、文書種類及定義（一）行政公文1.學校向上級主管部門、相關政府部門報送的請示、報告、函等。2.學校向下級部門發布的通知、通報、決定、批復等。3.學校與其他單位之間往來的公函、介紹信等。（二）教學文書1.教學計劃、教學大綱、教案、教學總結等。2.學員課程安排表、成績報告單、考勤記錄等。3.教學研究、教學改革相關的方案、報告、論文等。（三）財務文書1.財務預算、決算報告。2.財務報表、賬目明細、報銷憑證等。3.收費標準、退費規定等財務相關文件。（四）人事文書1.員工招聘、錄用、轉正、晉升、調崗、離職等相關文件。2.員工績效考核方案、考核結果記錄。3.員工培訓計劃、培訓記錄、培訓總結等。（五）其他文書1.學校發展規劃、年度工作計劃、工作總結等。2.會議紀要、會議記錄。3.各類合同、協議，如租賃合同、培訓合同、演出合同等。4.宣傳資料、招生簡章、活動策劃方案等。三、文書起草（一）職責分工1.根據文書內容和性質，由相關部門或人員負責起草。行政公文：由學校辦公室或相關職能部門起草。教學文書：由各教學部門教師起草。財務文書：由財務部門人員起草。人事文書：由人事部門人員起草。其他文書：根據具體內容確定起草部門或人員。2.涉及多個部門的文書，由牽頭部門組織相關部門共同起草。（二）起草要求1.內容要求主題明確，觀點清晰，邏輯嚴謹，語言簡潔明了。數據準確，引用資料可靠，符合實際情況。涉及重要事項、政策規定等，應進行充分調研和論證。2.格式要求按照學校統一規定的文書格式進行起草，包括標題、文號、主送單位、正文、附件、落款、日期等。標題應準確概括文書核心內容，一般不超過20個字，避免使用標點符號。文號應按照學校規定的編號規則編寫，確保唯一性。正文應層次分明，段落間距適中，字體、字號符合規范要求。四、文書審核（一）初審1.起草完成后，由起草人所在部門負責人進行初審。2.初審內容包括文書內容的準確性、完整性、規范性，以及與學校政策、規定的一致性等。3.初審通過后，部門負責人在文書上簽署意見，并提交至審核部門。（二）審核1.根據文書性質和涉及范圍，由相應的審核部門進行審核。行政公文：由學校辦公室審核。教學文書：由教學管理部門審核。財務文書：由財務審核部門審核。人事文書：由人事部門審核。其他文書：根據具體情況確定審核部門。2.審核部門應重點審核文書的政策依據、合法性、可行性、格式規范等，并提出修改意見。3.審核人員應認真負責，對審核意見簽字確認，審核通過后提交至審批人。五、文書審批（一）審批權限1.學校行政公文、重要教學文書、財務文書、人事文書等，根據學校組織架構和職責分工，按照以下審批權限進行審批：學校校長負責審批涉及學校重大決策、重要事項、全局性工作的文書。副校長根據分工負責審批分管領域的文書。部門負責人負責審批本部門職責范圍內的文書。2.一般文書由相關部門負責人審批，涉及多個部門的文書需經相關部門負責人會簽后，由分管副校長或校長審批。（二）審批流程1.審核通過的文書提交至審批人。2.審批人應認真閱讀文書內容，對文書的必要性、可行性、合法性等進行全面審查，并簽署審批意見。3.審批通過的文書，審批人簽字確認后返回至起草部門或相關流轉環節；審批不通過的文書，審批人應明確指出問題和修改意見，退回起草部門重新起草或修改。六、文書傳遞與發放（一）內部傳遞1.文書起草部門將審批通過的文書按照學校內部流轉程序進行傳遞。2.可以通過學校內部辦公系統、電子郵件、紙質文件等方式進行傳遞，確保文書及時、準確送達相關部門和人員。3.涉及多個部門的文書，由牽頭部門負責協調傳遞，確保各部門及時收到并知曉相關內容。（二）對外發放1.學校對外發布的行政公文、公函、宣傳資料等，由學校辦公室統一編號、登記，并按照規定的格式和渠道進行發放。2.發放方式包括郵寄、專人送達、電子郵件發送等，根據實際情況選擇合適的方式，確保文書能夠準確、及時送達對方。3.對外發放的文書應做好發放記錄，包括發放日期、發放對象、發放方式、文書編號等，以便查詢和追溯。七、文書簽收與存檔（一）簽收1.接收文書的部門或人員應及時簽收，并在文書簽收登記簿上簽字確認。2.對于重要文書或緊急文書，應優先處理，確保不延誤工作。3.如發現文書內容不完整、格式不符合要求等問題，應及時與發文部門溝通，要求補充或更正。（二）存檔1.文書處理完畢后，相關部門應按照學校檔案管理規定進行存檔。2.存檔內容包括文書原件、審批意見、修改記錄、傳遞記錄等相關資料，確保檔案的完整性和準確性。3.學校辦公室負責定期對各類文書檔案進行整理、分類、編號，建立電子和紙質檔案庫，便于查詢和利用。八、文書借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱文書檔案的，需填寫《文書檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限、借閱人等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至學校辦公室檔案管理人員。3.檔案管理人員根據申請進行審核，審核通過后辦理借閱手續，借閱人應在借閱登記簿上簽字確認。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理人員申請。5.借閱人應妥善保管借閱的文書檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、拍照、銷毀文書內容。（二）查閱1.學校教職員工因工作需要查閱文書檔案的，可直接到學校辦公室檔案查閱室進行查閱。2.查閱時，檔案管理人員應在場監督，查閱人不得在文書檔案上進行標記、涂改等操作。3.如需復印文書檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定的程序進行復印。九、文書保密（一）保密范圍1.涉及學校商業秘密、教學成果、學員信息、財務數據、人事檔案等重要信息的文書。2.學校尚未公開的發展規劃、工作計劃、重大決策等內部文件。3.其他按照學校規定需要保密的文書。（二）保密措施1.對涉及保密內容的文書，應在文件上加蓋“機密”“秘密”等保密標識，并按照保密等級進行管理。2.嚴格控制保密文書的知悉范圍，僅限工作需要知悉的人員接觸。3.保密文書的起草、審核、審批、傳遞、存檔等環節，應采取相應的保密措施，如專人負責、加密存儲、限制訪問權限等。4.接觸保密文書的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務，如因工作變動或離職，應及時歸還保密文書，并履行保密交接手續。5.加強對保密文書的監督檢查，如發現保密措施落實不到位或存在泄密隱患，應及時采取措施進行整改。十、文書銷毀（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無留存價值的文書檔案。2.因工作失誤、政策調整等原因形成的重復、無效或錯誤的文書。3.按照學校規定需要銷毀的其他文書。（二）銷毀程序1.由學校辦公室檔案管理人員定期對文書檔案進行清理，提出銷毀意見，填寫《文書檔案銷毀申請表》。2.申請表經學校辦公室負責人審