缺貨管理預警管理制度一、總則（一）目的為加強公司庫存管理，及時準確地掌握商品缺貨情況，有效預防因缺貨導致的銷售損失和客戶滿意度下降，特制定本缺貨管理預警管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及商品采購、銷售、庫存管理的部門及人員。（三）基本原則1.及時性原則對缺貨情況進行實時監控，及時發現并預警，確保信息傳遞的及時性。2.準確性原則準確統計缺貨商品信息，包括商品名稱、規格、庫存數量、預計到貨時間等，為決策提供可靠依據。3.協同性原則采購、銷售、倉儲等部門密切協作，共同應對缺貨問題，保障公司運營的順暢。二、缺貨定義及分類（一）缺貨定義庫存數量為零且無在途訂單可滿足銷售需求的商品狀態。（二）缺貨分類1.常規缺貨因正常銷售導致庫存消耗完畢，補貨周期內出現的缺貨情況。2.緊急缺貨由于突發因素，如供應商停產、運輸延誤等，導致短期內無法滿足銷售需求的缺貨情況。3.季節性缺貨受季節因素影響，特定時間段內某些商品需求大增而出現的缺貨情況。三、缺貨信息收集與監控（一）庫存系統監控1.倉儲部門每日定時更新庫存系統數據，確保庫存數量的準確性。2.系統設置缺貨預警閾值，當庫存數量低于設定閾值時，自動生成缺貨預警信息。（二）銷售數據跟蹤1.銷售部門實時關注銷售動態，分析商品銷售趨勢。2.對于銷售異常增長的商品，及時與倉儲部門核對庫存，判斷是否存在缺貨風險。（三）供應商信息溝通1.采購部門與供應商保持密切聯系，及時了解供應商的生產、發貨情況。2.對于可能影響到貨時間的因素，提前向相關部門預警。四、缺貨預警級別設定（一）一級預警（紅色）庫存數量為零，且預計到貨時間超過[X]天，嚴重影響銷售業務的商品。（二）二級預警（橙色）庫存數量接近零，預計到貨時間在[X]天至[X]天之間，可能影響銷售的商品。（三）三級預警（黃色）庫存數量低于預警閾值，但預計到貨時間在[X]天以內，需引起關注的商品。五、缺貨預警流程（一）預警觸發1.庫存系統、銷售數據或供應商信息出現缺貨情況時，相關信息自動推送至缺貨預警管理平臺。2.倉儲、銷售、采購等部門人員在日常工作中發現缺貨跡象，可手動錄入預警信息。（二）預警審核1.預警信息推送至缺貨預警管理平臺后，系統自動發送至相關部門負責人進行審核。2.部門負責人需在[X]小時內對預警信息進行核實，確認缺貨情況屬實后，點擊“審核通過”。如信息有誤，點擊“駁回”并注明原因。（三）預警發布1.審核通過的預警信息按照預警級別進行發布。2.一級預警信息發布至公司高層領導、采購、銷售、倉儲等部門負責人；二級預警信息發布至采購、銷售、倉儲部門相關人員；三級預警信息發布至倉儲部門相關操作人員。（四）預警跟蹤與處理1.采購部門根據預警級別，優先安排一級預警商品的采購，確保盡快到貨。對于二級預警商品，加快采購流程，與供應商協商縮短到貨時間。對于三級預警商品，合理安排補貨計劃。2.銷售部門對于缺貨商品，及時調整銷售策略，如推薦替代商品、暫停相關促銷活動等，避免因缺貨導致客戶流失。3.倉儲部門密切關注缺貨商品的到貨情況，做好收貨準備工作。同時，對庫存進行動態管理，確保其他商品的正常供應。（五）預警解除1.當缺貨商品到貨并完成入庫后，倉儲部門在庫存系統中更新庫存信息。2.系統自動判斷缺貨預警條件是否解除，如已解除，自動發布預警解除通知至相關人員。六、部門職責（一）采購部門1.負責制定采購計劃，根據缺貨預警及時調整采購策略，確保商品按時到貨。2.與供應商保持良好溝通，協調解決因供應商問題導致的缺貨情況。3.跟蹤采購訂單執行情況，及時反饋到貨信息。（二）銷售部門1.實時掌握銷售動態，分析商品銷售趨勢，提前向倉儲部門提供銷售預測。2.對于缺貨商品，及時與客戶溝通，做好解釋和安撫工作，推薦替代商品或提供其他解決方案。3.根據缺貨情況調整銷售策略，避免因缺貨影響銷售業績。（三）倉儲部門1.負責庫存管理，確保庫存數據的準確及時更新。2.嚴格執行庫存盤點制度，及時發現庫存異常情況并預警。3.做好缺貨商品的收貨、入庫工作，保障商品的正常流轉。（四）其他部門其他相關部門應根據各自職責，配合采購、銷售、倉儲部門做好缺貨管理工作，共同應對缺貨問題。七、考核與激勵（一）考核指標1.缺貨率：缺貨商品數量占總商品數量的比例。2.預警準確率：預警信息與實際缺貨情況相符的比例。3.缺貨處理及時率：在規定時間內處理缺貨問題的次數占總缺貨次數的比例。（二）考核周期每月對各部門的缺貨管理工作進行考核。（三）激勵措施1.對于在缺貨管理工作中表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.對因工作失誤導致缺貨情況嚴重的部門和個人，進行相應的處罰，如扣減績效獎金、警告、調崗等。八、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織缺貨管理相關培訓，提高員工對缺貨管理的認識和操作技能。2.培訓內容包括缺貨定義、預警級別、預警流程、部門職責等。（二）宣傳1.通過內部通告、郵件、會議等形式，宣傳缺貨管理預警制度的重要性和相關要求。2.在公司內部宣傳欄張