能源企業入庫管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規范能源企業物資入庫管理流程，確保入庫物資的數量準確、質量合格、信息完整，保障企業生產運營的順利進行，同時提高物資管理的效率和效益，降低成本，防范風險。（二）適用范圍本制度適用于能源企業所有采購物資、生產物資、庫存物資等各類物資的入庫管理。包括但不限于原材料、設備、零部件、辦公用品等。（三）基本原則1.準確性原則：確保入庫物資的數量、規格、型號、質量等信息與采購訂單或相關要求一致。2.及時性原則：物資到貨后應及時辦理入庫手續，避免積壓和延誤生產。3.責任明確原則：明確各部門和人員在入庫管理中的職責，做到責任到人。4.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和企業內部規章制度，確保入庫管理合法合規。二、入庫準備（一）采購部門1.在物資采購合同簽訂后，采購部門應及時將采購訂單副本發送至倉庫管理部門和質量管理部門。2.提前與供應商溝通物資到貨時間、運輸方式等信息，并通知倉庫管理部門做好接收準備。3.根據物資特性和要求，指導倉庫管理部門合理安排存儲區域和存儲方式。（二）倉庫管理部門1.根據采購訂單和物資特性，準備合適的存儲場地、貨架、搬運設備等。2.安排專人負責物資接收工作，確保接收人員熟悉物資驗收流程和相關標準。3.對倉庫進行清理和盤點，確保有足夠的空間存放即將入庫的物資。（三）質量管理部門1.制定物資驗收標準和檢驗流程，明確檢驗項目、方法和合格判定準則。2.準備好檢驗所需的工具、儀器和文件記錄表格。3.安排檢驗人員提前熟悉物資特性和驗收要求，確保檢驗工作順利進行。三、物資到貨驗收（一）到貨通知1.供應商發貨后，應及時將發貨信息（包括物資名稱、規格、型號、數量、發貨時間、預計到貨時間、運輸單號等）通知采購部門，采購部門再轉發給倉庫管理部門和質量管理部門。2.倉庫管理部門在物資預計到貨前，應安排人員做好接收準備工作，如清理驗收場地、準備驗收工具等。（二）數量驗收1.物資到貨后，倉庫接收人員首先核對送貨單與采購訂單是否一致，包括物資名稱、規格、型號、數量等信息。2.采用合適的計量工具對物資數量進行清點，確保數量準確無誤。對于大宗物資或批量物資，可采用抽檢與全檢相結合的方式進行數量驗收。3.如發現數量不符，應及時與供應商聯系，要求其說明原因并補發或調整數量。同時，做好記錄并報告相關部門。（三）質量驗收1.質量管理部門檢驗人員按照既定的驗收標準和檢驗流程對物資質量進行檢驗。檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、材質等方面。2.對于需要進行理化檢驗或性能測試的物資，應按照規定的方法和程序進行檢驗，并出具檢驗報告。3.如發現物資質量不合格，應立即停止入庫，并及時通知采購部門與供應商溝通處理。同時，對不合格物資進行標識和隔離，防止誤用。（四）包裝驗收1.檢查物資包裝是否完好無損，標識是否清晰準確。包裝應符合物資運輸和存儲要求，能夠有效保護物資質量。2.對于包裝破損或標識不清的物資，應及時與供應商聯系，要求其更換包裝或補充標識。如因包裝問題導致物資受損，應追究供應商責任。（五）驗收記錄1.驗收人員應如實填寫物資驗收記錄，記錄內容包括物資名稱、規格、型號、數量、到貨時間、供應商名稱、驗收情況（數量、質量、包裝等）、驗收人員簽字等。2.驗收記錄應妥善保存，作為物資入庫管理的重要檔案資料，以備后續查詢和追溯。四、入庫手續辦理（一）入庫單填寫1.驗收合格的物資，倉庫接收人員應根據驗收記錄及時填寫入庫單。入庫單應包括物資名稱、規格、型號、數量、單價、總價、供應商名稱、入庫日期、倉庫名稱、存放位置等信息。2.入庫單應一式多聯，分別用于倉庫記賬、財務核算、采購部門留存等。（二）簽字審批1.入庫單填寫完成后，依次由倉庫主管、采購部門負責人、財務部門負責人簽字審批。簽字審批應確保入庫物資的準確性、合規性和必要性。2.如遇特殊情況或審批意見不一致時，應及時溝通協調，必要時提交上級領導審批。（三）物資入庫1.經簽字審批后的入庫單交倉庫保管人員，保管人員根據入庫單信息將物資搬運至指定的存儲區域，并按照規定的存儲方式進行存放。2.物資存放應做到分類存放、標識清晰、便于查找和盤點。同時，要做好防潮、防火、防盜、防蟲等措施，確保物資質量不受影響。（四）賬務處理1.倉庫管理部門根據入庫單及時更新庫存臺賬，記錄物資的入庫時間、數量、存放位置等信息，確保庫存賬實相符。2.財務部門根據審批后的入庫單進行賬務核算，登記相關賬目，確認物資采購成本，并進行相應的財務處理。五、特殊物資入庫管理（一）危險化學品1.危險化學品入庫前，必須確保倉庫存儲條件符合相關安全要求，包括通風、防火、防爆、防靜電等設施完好。2.危險化學品應嚴格按照規定的儲存方式和限量進行存放，不同種類的危險化學品應分開存放，并設置明顯的警示標識。3.入庫時，必須提供危險化學品的安全技術說明書（MSDS），驗收人員應按照說明書要求進行驗收，確保物資質量和儲存安全。4.危險化學品入庫過程中，應嚴格遵守操作規程，避免發生泄漏、爆炸等安全事故。如有異常情況，應立即停止入庫，并采取相應的應急措施。（二）貴重物資1.貴重物資（如大型設備、精密儀器、稀有金屬材料等）入庫前，應進行嚴格的驗收和評估。驗收內容除數量、質量外，還應包括物資的完整性、性能指標等。2.貴重物資應存放在專門的貴重物品倉庫或保險柜中，實行雙人雙鎖管理。倉庫應安裝監控設備，確保物資安全。3.貴重物資入庫時，應詳細記錄物資的來源、購買時間、價格、存放位置等信息，并建立專門的物資臺賬。物資臺賬應定期與財務賬目進行核對，確保賬實相符。（三）廢舊物資1.廢舊物資回收應按照企業相關規定進行，由專門的部門或人員負責組織回收工作。2.廢舊物資回收后，應進行分類整理和初步評估，確定其回收價值。對于有利用價值的廢舊物資，應進行妥善存儲，以便后續再利用或銷售。3.廢舊物資入庫時，應填寫廢舊物資入庫單，注明物資名稱、規格、型號、數量、來源、回收日期等信息。廢舊物資入庫單應與廢舊物資回收記錄相對應，以便追溯和管理。六、入庫異常情況處理（一）到貨延遲1.如因供應商原因導致物資到貨延遲，采購部門應及時與供應商溝通，了解延遲原因和預計到貨時間，并將相關情況通知倉庫管理部門和其他受影響的部門。2.倉庫管理部門應根據到貨延遲情況，合理調整庫存計劃，避免因物資短缺影響生產。如因到貨延遲導致生產受阻，應及時向上級領導匯報，并采取相應的應急措施。（二）質量不合格1.對于質量不合格的物資，質量管理部門應及時出具不合格報告，并詳細說明不合格原因和處理建議。2.采購部門應與供應商協商處理不合格物資，如退貨、換貨、補貨等。協商過程中，應保留相關證據，確保企業利益不受損失。3.不合格物資處理完成后，應將處理結果記錄在案，并對相關資料進行歸檔保存。（三）數量不符1.發現物資數量與送貨單或采購訂單不符時，倉庫接收人員應立即停止入庫，并與供應商進行核對。2.如因供應商發貨錯誤導致數量不符，供應商應及時補發或調整數量。如因運輸途中損耗等原因導致數量差異，應根據合同約定進行處理。3.在數量不符問題處理完畢后，應更新相關記錄，并對物資進行妥善處理。七、庫存盤點與清查（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應制定年度庫存盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排、盤點方法等內容。盤點計劃應報財務部門和上級領導批準后實施。2.盤點計劃應根據企業實際情況，合理安排盤點時間，避免影響正常生產運營。一般情況下，年度全面盤點應在年末進行，季度或月度可進行局部盤點。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃和規定的盤點方法進行盤點，確保盤點結果準確可靠。盤點過程中，應認真核對物資的數量、規格、型號、質量、存放位置等信息，并做好記錄。2.對于盤點中發現的盤盈、盤虧、毀損等情況，應詳細記錄其原因和相關信息，并及時填寫盤點差異表。盤點差異表應經盤點人員簽字確認后上報。（三）差異處理1.財務部門和倉庫管理部門應根據盤點差異表進行調查核實，分析差異原因，提出處理意見。2.對于盤盈物資，應查明原因后調整庫存賬目，并按規定進行相應的財務處理；對于盤虧物資，應區分不同情況進行處理，屬于正常損耗的，經批準后計入成本費用；屬于人為原因造成的損失，應由責任人賠償；屬于自然災害等不可抗力因素造成的損失，應按規定進行核銷處理。3.庫存盤點結束后，應編制盤點報告，總結盤點情況，分析存在的問題及原因，并提出改進措施和建議。盤點報告應報企業管理層審閱。八、監督與考核（一）監督機制1.企業內部審計部門應定期對物資入庫管理情況進行審計監督，檢查入庫管理流程是否合規、制度執行是否到位、物資驗收是否準確、賬務處理是否及時等。2.審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.建立物資入庫管理考核制度，對采購部門、倉庫管理部門、質量管理部門等相關部門和人員在入庫管理工作中的表現進行考核評價。2.考核指標包括入庫及時性、驗收準確性、手續完整性、庫存