老年體協資料管理制度一、總則（一）目的為加強老年體協資料的規范化管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于老年體協所有部門及工作人員在資料收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統一管理原則老年體協資料實行集中統一管理，由專門的資料管理部門或指定專人負責，確保資料管理的規范性和一致性。2.分類科學原則按照資料的來源、內容、性質等進行科學分類，便于資料的整理、檢索和利用。3.安全保密原則加強資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞，確保資料的安全性和保密性。4.方便利用原則在確保資料安全保密的前提下，充分考慮資料利用的便利性，提高資料的服務水平。二、資料管理職責（一）資料管理部門職責1.制定和完善資料管理制度，明確資料管理的流程和規范。2.負責老年體協各類資料的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.建立資料數據庫，實現資料的電子化管理，提高資料檢索和利用效率。4.定期對資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和準確性。5.加強與各部門的溝通協調，指導和督促各部門做好資料的收集和整理工作。6.負責資料的安全保密工作，制定安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。7.按照規定的程序和權限，辦理資料的查閱、借閱和銷毀手續。（二）各部門資料管理員職責1.負責本部門資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實性和完整性。2.定期將本部門整理好的資料移交資料管理部門歸檔。3.協助資料管理部門做好資料的查閱、借閱和統計工作。4.負責本部門資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失和損壞。（三）資料管理人員職責1.嚴格遵守資料管理制度，認真履行資料管理職責。2.熟練掌握資料管理業務知識和技能，不斷提高資料管理水平。3.負責資料的日常管理工作，包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等。4.定期對資料進行清查和盤點，及時發現和解決資料管理中存在的問題。5.保守資料機密，不得擅自將資料提供給無關人員或泄露資料內容。6.積極為老年體協各項工作提供資料支持和服務，提高資料的利用效率。三、資料收集（一）收集范圍1.上級部門下發的各類文件、通知、指示、計劃、總結等。2.老年體協制定的規章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要、活動方案等。3.各部門上報的工作報表、統計數據、調研報告、經驗材料等。4.老年體協組織的各類會議、培訓、活動的相關資料，包括會議通知、議程、簽到表、講話稿、培訓教材、活動照片、視頻等。5.老年體協與外部單位簽訂的合同、協議、合作項目資料等。6.老年體協獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等相關資料。7.其他與老年體協工作有關的資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責資料的收集工作，確保資料收集的及時性和準確性。2.資料收集人員應按照規定的時間和要求，將收集到的資料移交本部門資料管理員進行整理。3.對于重要資料或緊急資料，應及時收集并移交資料管理部門。4.資料收集人員應認真核對資料的內容和格式，確保資料的完整性和規范性。四、資料整理（一）整理原則1.真實性原則資料整理應確保資料內容的真實性，不得篡改、偽造資料。2.完整性原則資料整理應涵蓋資料的各個方面，確保資料的完整性。3.準確性原則資料整理應準確無誤，避免出現數據錯誤、文字錯誤等。4.規范性原則資料整理應按照統一的格式和標準進行，確保資料的規范性。（二）整理方法1.分類整理按照資料的來源、內容、性質等進行分類，如分為綜合類、組織建設類、活動開展類、宣傳推廣類等。2.編號登記對整理好的資料進行編號登記，建立資料目錄，便于查閱和管理。3.裝訂成冊對于紙質資料，應按照一定的順序裝訂成冊，并在封面注明資料名稱、類別、年度、編號等信息。4.電子歸檔對于電子資料，應按照分類要求進行存儲，并建立電子目錄，便于檢索和利用。（三）整理流程1.各部門資料管理員對收集到的資料進行初步整理，按照分類要求進行分類，并剔除重復、無效的資料。2.將初步整理好的資料移交資料管理部門。3.資料管理部門對接收的資料進行再次整理，核對資料的完整性和準確性，按照編號登記、裝訂成冊、電子歸檔等要求進行整理。4.整理過程中發現資料存在問題的，應及時與相關部門或人員溝通核實，確保資料的質量。五、資料歸檔（一）歸檔范圍經過整理后的各類資料均應進行歸檔，包括紙質資料和電子資料。（二）歸檔時間1.年度資料應在次年上半年完成歸檔。2.臨時性資料應在資料形成后的一個月內完成歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔資料應齊全完整，符合整理要求。2.歸檔資料應按照分類要求進行存放，便于查找和利用。3.紙質資料應裝訂整齊，編目清晰，電子資料應存儲在專用的存儲設備上，并建立備份。4.歸檔資料應填寫歸檔登記表，注明資料名稱、類別、年度、編號、歸檔日期等信息。（四）歸檔流程1.資料管理部門整理好資料后，填寫歸檔登記表。2.將歸檔資料移交檔案庫管理人員。3.檔案庫管理人員按照歸檔要求對資料進行審核，審核無誤后進行存放，并在歸檔登記表上簽字確認。六、資料保管（一）保管方式1.紙質資料應存放在專門的檔案庫中，檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子資料應存儲在專用的存儲設備上，并進行定期備份，備份存儲設備應異地存放。3.對于重要資料，應采用多種保管方式，如紙質檔案與電子檔案同時保存等。（二）保管期限1.永久性保管涉及老年體協重大歷史事件、重要決策、核心機密等資料，應進行永久性保管。2.長期保管一般的規章制度、工作計劃、總結、報告等資料，保管期限為[X]年。3.短期保管臨時性的工作報表、統計數據、會議通知等資料，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合要求。2.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。3.對損壞或變質的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，防止檔案泄露、丟失和損壞。七、資料查閱（一）查閱范圍老年體協工作人員因工作需要，可查閱相關資料。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱資料的名稱、類別、查閱目的等信息。2.將查閱申請表提交所在部門負責人審批。3.部門負責人審批通過后，將申請表提交資料管理部門。4.資料管理部門根據查閱申請表，提供相應的資料，并做好查閱記錄。5.查閱人員應在指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫。6.查閱完畢后，查閱人員應及時將資料歸還資料管理部門，并在查閱記錄上簽字確認。（三）查閱要求1.查閱人員應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損等。2.查閱人員應嚴格遵守資料安全保密制度，不得泄露資料內容。3.如需復印或摘錄資料，應經資料管理部門同意，并按照規定的程序辦理手續。八、資料借閱（一）借閱范圍因特殊工作需要，經批準后可借閱相關資料。（二）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱資料的名稱、類別、借閱期限、借閱目的等信息。2.將借閱申請表提交所在部門負責人審批。3.部門負責人審批通過后，將申請表提交資料管理部門。4.資料管理部門根據借閱申請表，對借閱人員的借閱資格進行審核，審核通過后辦理借閱手續。5.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還資料，如需延期，應提前辦理續借手續。6.借閱人員歸還資料時，資料管理部門應認真核對資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應按照規定進行賠償。（三）借閱要求1.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人或用于非工作目的。2.借閱人員應嚴格遵守資料安全保密制度，不得泄露資料內容。3.借閱資料應在指定的地點使用，如需帶出老年體協，應經資料管理部門同意，并辦理相關手續。九、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的資料。2.因機構改革、工作變動等原因不再使用的資料。3.經鑒定確認已失去利用價值的資料。（二）銷毀流程1.資料管理部門定期對保管的資料進行清查和鑒定，確定需要銷毀的資料清單。2.填寫資料銷毀申請表，注明銷毀資料的名稱、類別、數量、銷毀原因等信息。3.將資料銷毀申請表提交老年體協分管領導審批。4.分管領導審批通過后，資料管理部門組織實施資料銷毀工作。5.資料銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復。6.資料銷毀過程中應安排專人負責監督，并填寫資料銷毀記錄，注明銷毀資料的名稱、類別、數量、銷毀日期、銷毀方式、監督人員等信息。7.資料銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。（三）銷毀要求1.銷毀資料應嚴格按照規定的程序進行，確保銷毀工作的合法性和規范性。2.銷毀過程中應注意安全，防止發生火災、爆炸等事故。3.嚴禁將應銷毀的資料出售或贈送他人。十、監督與檢查（一）監督檢查部門老年體協設立專門的監督檢查部門，負責對資料管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）監督檢查內容1.資料收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等環節的工作是否符合規定要求。2.資料管理部門和各部門資料管理員的職責履行情況。3.資料管理制度的執行效果，是否存在資料泄露、丟失、損壞等問題。（三）監督檢查方式1.定期檢查監督檢查部門定期對資料管理工作進行檢查，檢查周期為[X]月/季度/年。2.不定期抽查監督檢查部門不定期對資料管理工作進行抽查，及時發現和解決存在的問題。3.專項檢查針對資料管理中的重點問題或薄弱環節，開展專項檢查，確保資