置業公司內控管理制度一、總則（一）目的為加強置業公司內部控制，規范公司運營管理，防范風險，確保公司資產安全，提高公司經濟效益和管理水平，依據國家相關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于置業公司總部及各下屬項目公司、分公司，涵蓋公司所有業務活動和職能部門。（三）基本原則1.合法性原則：內部控制制度應符合國家法律法規和監管要求。2.全面性原則：涵蓋公司各項業務、各個環節和各級人員，確保不存在內部控制空白。3.制衡性原則：各項業務的決策、執行、監督等環節相互分離、相互制約，避免權力過度集中。4.適應性原則：根據公司內外部環境變化和業務發展需求，及時調整和完善內部控制制度。5.成本效益原則：在保證內部控制有效性的前提下，合理權衡控制成本與控制效益，以適當的控制成本實現最佳的控制效果。二、組織架構與職責分工（一）組織架構置業公司建立健全公司治理結構，設置董事會、監事會、管理層等治理主體。管理層下設各職能部門，如市場營銷部、工程管理部、財務部、人力資源部、法務部等，并根據項目開發情況設立項目公司或項目部。（二）職責分工1.董事會：對公司內部控制體系的建立、健全和有效實施負責，審定重大決策、重要人事任免、重大項目安排和大額資金使用等事項。2.監事會：監督董事會、管理層執行內部控制制度的情況，對發現的問題提出監督意見和改進建議。3.管理層：負責組織實施內部控制制度，確保各項業務活動符合內部控制要求，對內部控制的有效性承擔直接責任。4.職能部門市場營銷部：負責市場調研、項目策劃、銷售推廣等工作，確保銷售活動合法合規，銷售數據真實準確。工程管理部：負責工程項目的規劃、設計、施工、驗收等全過程管理，保證工程質量、進度和成本控制在預算范圍內。財務部：負責財務核算、資金管理、財務預算與分析等工作，嚴格執行財務制度，確保財務信息真實可靠，資金安全。人力資源部：負責人事招聘、培訓、績效考核、薪酬福利等工作，建立健全人力資源管理制度，為公司發展提供人力資源支持。法務部：負責公司法律事務管理，審核合同、處理糾紛、提供法律咨詢等，確保公司運營活動合法合規。三、風險評估與應對（一）風險識別1.市場風險：包括市場需求變化、競爭加劇、房價波動等可能影響公司銷售業績和盈利能力的風險。2.項目開發風險：如項目規劃不合理、施工質量問題、工期延誤、成本超支等風險。3.資金風險：涉及資金短缺、資金鏈斷裂、融資困難等風險。4.法律風險：如合同糾紛、違規經營、知識產權糾紛等可能導致公司面臨法律責任和經濟損失的風險。5.人力資源風險：包括人員流失、人才短缺、員工績效低下等風險。（二）風險評估1.各職能部門定期對本部門業務活動進行風險識別和評估，填寫風險評估表，分析風險發生的可能性和影響程度。2.風險管理部門匯總各部門風險評估結果，進行綜合分析，確定公司層面的重大風險。（三）風險應對1.風險規避：對于風險發生可能性高且影響程度大的風險，如存在重大法律瑕疵的項目，應采取放棄或終止相關業務活動的方式規避風險。2.風險降低：通過優化項目規劃、加強施工管理、合理安排資金等措施，降低項目開發風險；通過多元化融資渠道、合理控制資金使用等方式降低資金風險。3.風險轉移：對于部分風險，可通過購買保險、簽訂免責條款等方式將風險轉移給第三方。4.風險承受：對于一些發生可能性較小且影響程度較低的風險，公司可選擇承受風險，并制定相應的監控措施，一旦風險狀況惡化，及時調整應對策略。四、內部控制活動（一）銷售與收款控制1.銷售政策制定：市場營銷部根據市場情況制定合理的銷售政策，明確銷售價格、銷售方式、優惠政策等，并報管理層審批。2.客戶信用管理：建立客戶信用評估體系，對客戶信用狀況進行調查和評估，確定客戶信用額度和信用期限。對于信用狀況不佳的客戶，采取適當的風險防范措施，如要求預付款、增加擔保等。3.銷售合同管理：銷售合同由法務部審核，確保合同條款合法合規、權利義務明確。合同簽訂后，及時將合同副本交財務部、市場營銷部等相關部門存檔，并跟蹤合同執行情況。4.收款管理：財務部負責銷售款項的收取和核算，定期與客戶核對賬目，及時催收逾期款項。對于大額款項的收取，應采取適當的安全措施，確保資金安全。（二）項目開發控制1.項目立項與規劃：項目前期進行充分的市場調研和可行性分析，編制項目可行性研究報告，報董事會審批。項目規劃應符合城市規劃要求和公司發展戰略，明確項目定位、規模、功能等。2.設計管理：選擇具有相應資質和經驗的設計單位進行項目設計，與設計單位簽訂設計合同，明確設計要求和設計周期。設計過程中，加強與設計單位的溝通協調，及時審核設計方案，確保設計質量。3.工程招標與采購：按照國家法律法規和公司相關規定，對工程項目的施工、監理、材料設備采購等進行招標。招標過程應公開、公平、公正，嚴格審查投標單位資質和信譽，選擇最優中標單位。簽訂采購合同后，跟蹤合同執行情況，確保物資按時供應、質量合格。4.工程施工管理：建立工程監理制度，委托專業監理單位對工程施工質量、進度、安全等進行全程監督。工程管理部定期對工程進度、質量進行檢查，及時解決施工中出現的問題。嚴格控制工程變更，工程變更需經相關部門審批，并做好變更記錄和成本核算。5.竣工驗收：工程竣工后，組織相關部門進行竣工驗收。驗收合格后，辦理工程竣工備案手續，及時結轉固定資產。（三）資金活動控制1.資金預算管理：財務部每年末編制下一年度資金預算，經管理層審核后報董事會批準。資金預算應根據公司業務發展計劃和項目進度安排，合理預測資金收支情況，確保資金平衡。2.資金籌集管理：根據公司資金需求和融資環境，制定合理的融資策略。融資活動應符合國家法律法規和監管要求，選擇合適的融資渠道和方式，控制融資成本和風險。融資后，及時辦理相關手續，確保資金及時到賬。3.資金使用管理：嚴格執行資金審批制度，明確資金使用審批流程和審批權限。重大資金支出需經董事會或管理層集體決策。資金支付前，應對支付事項進行審核，確保支付依據合法合規、支付金額準確無誤。加強資金安全管理，定期進行資金盤點和銀行賬戶核對，確保資金安全。（四）采購與付款控制1.采購計劃制定：各部門根據業務需求編制采購計劃，經部門負責人審核后報采購部門匯總。采購部門結合公司庫存情況和資金狀況，綜合平衡后制定年度采購計劃，報管理層審批。2.供應商管理：建立供應商評估和選擇機制，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行綜合評估，選擇合格供應商。與供應商簽訂采購合同，明確雙方權利義務和違約責任。定期對供應商進行考核評價，對于不合格供應商，及時淘汰或采取改進措施。3.采購過程控制：采購業務應按照規定的采購流程進行，采用招標、詢價、談判等方式確定采購價格和供應商。采購人員應嚴格遵守采購紀律，不得接受供應商賄賂或其他不正當利益。采購合同簽訂后，及時跟蹤合同執行情況，確保采購物資按時、按質、按量供應。4.付款管理：采購物資到貨驗收合格后，由使用部門填寫付款申請單，經相關部門審核后報財務部付款。財務部應嚴格審核付款申請，確保付款依據合法合規、金額準確無誤。對于大額采購款項，應采取適當的付款方式，如銀行承兌匯票、分期付款等，降低資金風險。（五）資產管理控制1.固定資產管理：建立固定資產臺賬，對固定資產的購置、驗收、入賬、折舊、處置等進行全過程管理。定期對固定資產進行清查盤點，確保賬實相符。固定資產購置應按照規定的審批流程進行，購置后及時辦理驗收和入賬手續。對于閑置或不需用的固定資產，應及時進行處置，處置收入應及時入賬。2.無形資產與長期待攤費用管理：對公司的商標、專利、土地使用權等無形資產進行登記入賬，加強保護和管理。按照規定的攤銷期限和方法對無形資產進行攤銷。長期待攤費用應按照受益期限合理攤銷，確保成本費用核算準確。3.存貨管理：建立存貨管理制度，對開發產品、原材料、庫存商品等存貨進行分類管理。定期對存貨進行盤點，及時處理積壓存貨。存貨采購應根據市場需求和庫存情況合理安排，確保存貨數量和質量滿足生產經營需要。存貨發出應按照規定的計價方法進行核算，確保成本核算準確。（六）人力資源控制1.人力資源規劃：根據公司發展戰略和業務需求，制定人力資源規劃，明確人員編制、招聘計劃、培訓計劃、績效考核計劃等。2.招聘與錄用：按照公開、公平、公正的原則，通過多種渠道招聘員工。對應聘人員進行資格審查、面試、筆試等環節，擇優錄用。新員工入職后，及時辦理入職手續，簽訂勞動合同，明確雙方權利義務。3.培訓與發展：建立員工培訓體系，根據員工崗位需求和職業發展規劃，制定個性化的培訓計劃。定期組織內部培訓和外部培訓，提高員工業務能力和綜合素質。鼓勵員工參加學歷教育和職業資格考試，對取得相關證書的員工給予適當獎勵。4.績效考核：建立科學合理的績效考核體系，明確考核指標、考核標準和考核周期。定期對員工進行績效考核，考核結果與員工薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。加強績效考核結果的反饋和應用，幫助員工改進工作績效。5.薪酬福利管理：制定合理的薪酬福利制度，根據員工崗位價值、工作績效和市場行情確定薪酬水平。按時足額發放員工工資、獎金和福利，確保員工待遇公平合理。加強薪酬福利核算和管理，確保數據準確無誤。（七）合同管理控制1.合同起草與審核：合同承辦部門負責合同起草，合同文本應符合法律法規和公司業務要求。法務部對合同進行法律審核，重點審查合同條款的合法性、完整性和風險防范措施。財務部對合同涉及的財務條款進行審核，確保財務收支合理、風險可控。其他相關部門根據業務需要對合同進行專業審核。2.合同簽訂與履行：經審核通過的合同，由法定代表人或授權代表簽訂。合同簽訂后，各部門應按照合同約定履行各自義務，及時跟蹤合同執行情況。如發生合同變更或解除，應按照規定的程序辦理相關手續，并簽訂補充協議或解除協議。3.合同歸檔與保管：合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本交檔案室歸檔保管。檔案室應建立合同檔案管理制度，對合同檔案進行分類、編號、登記，確保合同檔案的完整性和安全性。（八）信息系統控制1.信息系統建設規劃：根據公司業務需求和管理要求，制定信息系統建設規劃，明確信息系統的功能模塊、技術架構、實施進度等。2.信息系統開發與維護：選擇具有資質和經驗的開發單位進行信息系統開發，確保系統功能滿足公司業務需求。加強信息系統的日常維護和管理，及時處理系統故障和安全漏洞，保證系統穩定運行。3.信息安全管理：建立信息安全管理制度，加強信息系統的安全防護。設置用戶權限，對信息訪問進行嚴格授權管理。定期進行數據備份，防止數據丟失。加強網絡安全管理，防范網絡攻擊和數據泄露風險。4.信息系統使用與培訓：對信息系統操作人員進行培訓，使其熟悉系統功能和操作流程。制定信息系統使用規范，要求操作人員嚴格按照規范操作，確保信息錄入準確、及時。加強信息系統使用情況的監督和檢查，及時發現和糾正違規行為。五、內部監督（一）內部審計1.公司設立獨立的內部審計部門，配備專業的內部審計人員。內部審計部門定期對公司內部控制制度的執行情況進行審計監督，檢查各項業務活動是否符合內部控制要求，發現問題及時提出整改建議。2.內部審計范圍涵蓋公司財務收支、經濟活動、內部控制等各個方面。審計方式包括定期審計、專項審計和離任審計等。（二）日常監督1.各職能部門負責人負責本部門內部控制制度的日常執行和監督，定期對本部門業務活動進行自查自糾，發現問題及時整改。2.風險管理部門定期對公司風險狀況進行監測和評估