藥品購進(jìn)憑證管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司藥品購進(jìn)憑證管理，規(guī)范藥品采購行為，保證藥品采購質(zhì)量，保障公司經(jīng)營活動的合法、有序進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司藥品采購過程中涉及的各類購進(jìn)憑證的管理，包括但不限于發(fā)票、合同、驗(yàn)收記錄、隨貨同行單等。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)藥品采購合同的簽訂、執(zhí)行及相關(guān)購進(jìn)憑證的收集、整理和初步審核。質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)對購進(jìn)憑證進(jìn)行質(zhì)量審核，確保購進(jìn)藥品的合法性、質(zhì)量可靠性，并對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對購進(jìn)憑證進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保憑證的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，辦理付款手續(xù)，并對財(cái)務(wù)核算負(fù)責(zé)。倉庫管理部門：負(fù)責(zé)對隨貨同行單及藥品實(shí)物進(jìn)行核對，確保藥品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與憑證一致，并做好入庫記錄。二、購進(jìn)憑證的種類及要求（一）發(fā)票1.基本要求發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確，不得涂改、挖補(bǔ)。發(fā)票抬頭應(yīng)填寫公司全稱，不得使用簡稱或其他不規(guī)范名稱。發(fā)票上應(yīng)注明藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等詳細(xì)信息，且與采購合同及實(shí)際采購情況相符。發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得加蓋其他印章或無印章。2.特殊情況處理如因銷售方原因無法提供發(fā)票原件，需提供發(fā)票復(fù)印件并加蓋銷售方公章，同時注明“此復(fù)印件與原件相符”字樣及未能提供原件的原因，并由采購人員簽字確認(rèn)。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)證和抵扣，確保發(fā)票的合法性和有效性。（二）采購合同1.簽訂要求采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等主要條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)會同質(zhì)量管理部門對供貨單位的資質(zhì)、信譽(yù)、質(zhì)量保證能力等進(jìn)行審核，確保合同對方具備合法經(jīng)營資格和良好的商業(yè)信譽(yù)。合同應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.執(zhí)行與變更采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購任務(wù)，確保藥品按時、按質(zhì)、按量到貨。如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供貨單位協(xié)商，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生糾紛或爭議，采購部門應(yīng)及時報告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并會同法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行處理，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收內(nèi)容驗(yàn)收記錄應(yīng)包括藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、批號、有效期、生產(chǎn)廠商、供貨單位、到貨數(shù)量、到貨日期、驗(yàn)收合格數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收人員應(yīng)按照藥品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對藥品的外觀、包裝、標(biāo)簽、說明書、合格證等進(jìn)行檢查，確保藥品質(zhì)量符合要求。對于特殊管理的藥品，如麻醉藥品、精神藥品、醫(yī)療用毒性藥品等，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，并做好驗(yàn)收記錄。2.記錄要求驗(yàn)收記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整填寫，不得漏項(xiàng)、錯項(xiàng)。記錄應(yīng)使用藍(lán)色或黑色鋼筆、中性筆書寫，字跡清晰、工整。驗(yàn)收記錄應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并注明驗(yàn)收日期。驗(yàn)收合格的藥品應(yīng)在驗(yàn)收記錄上加蓋“驗(yàn)收合格”章。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不得少于藥品有效期屆滿后一年；對于無有效期的藥品，保存期限不得少于五年。（四）隨貨同行單1.基本內(nèi)容隨貨同行單應(yīng)包括供貨單位、生產(chǎn)廠商、藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、批號、數(shù)量、收貨單位、發(fā)貨日期等內(nèi)容，并加蓋供貨單位藥品出庫專用章。隨貨同行單應(yīng)隨藥品一同送達(dá)公司倉庫，確保藥品與憑證信息一致。2.核對要求倉庫管理部門在收貨時，應(yīng)認(rèn)真核對隨貨同行單與藥品實(shí)物的一致性，包括藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號等信息。如發(fā)現(xiàn)隨貨同行單與藥品實(shí)物不符，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門，并拒絕收貨。采購部門應(yīng)及時與供貨單位溝通，查明原因并解決問題。三、購進(jìn)憑證的收集與傳遞1.采購部門在藥品采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，采購人員應(yīng)及時收集相關(guān)購進(jìn)憑證，并按照公司規(guī)定的時間和流程進(jìn)行整理。對于發(fā)票，采購人員應(yīng)在收到發(fā)票后的[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，并將審核無誤的發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門。采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)將合同原件一份留存采購部門，另一份復(fù)印件傳遞給質(zhì)量管理部門和財(cái)務(wù)部門。2.質(zhì)量管理部門收到采購部門傳遞的購進(jìn)憑證及相關(guān)資料后，質(zhì)量管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成質(zhì)量審核工作。質(zhì)量審核主要包括對供貨單位資質(zhì)、藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收記錄等內(nèi)容的審查，確保購進(jìn)藥品符合法律法規(guī)和公司質(zhì)量要求。質(zhì)量審核通過后，質(zhì)量管理部門應(yīng)在相關(guān)憑證上加蓋“質(zhì)量審核合格”章，并將憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門收到采購部門和質(zhì)量管理部門傳遞的購進(jìn)憑證后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)審核主要包括對發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及合同付款條款等內(nèi)容的審查，確保憑證符合財(cái)務(wù)核算和稅務(wù)管理要求。財(cái)務(wù)審核無誤后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)，并將相關(guān)憑證進(jìn)行妥善歸檔保存。4.倉庫管理部門倉庫管理部門在藥品到貨時，應(yīng)認(rèn)真核對隨貨同行單與藥品實(shí)物，并在驗(yàn)收合格后及時填寫驗(yàn)收記錄。驗(yàn)收記錄填寫完成后，倉庫管理部門應(yīng)將隨貨同行單和驗(yàn)收記錄原件一份留存?zhèn)}庫，另一份復(fù)印件傳遞給采購部門和質(zhì)量管理部門。四、購進(jìn)憑證的保管與存檔1.保管要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)購進(jìn)憑證的保管工作，確保憑證的安全、完整。購進(jìn)憑證應(yīng)分類存放，按照時間順序或業(yè)務(wù)類別進(jìn)行整理，便于查閱和管理。存放購進(jìn)憑證的場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止憑證損壞、丟失或被盜。2.存檔期限購進(jìn)憑證的存檔期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票、合同等重要憑證應(yīng)保存[X]年以上，驗(yàn)收記錄、隨貨同行單等應(yīng)保存至藥品有效期屆滿后一年；對于無有效期的藥品，保存期限不得少于五年。3.查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱購進(jìn)憑證時，應(yīng)填寫《購進(jìn)憑證查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到保管部門查閱。查閱時應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將憑證帶出保管場所。如因特殊原因需要借閱購進(jìn)憑證，借閱人員應(yīng)填寫《購進(jìn)憑證借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還所借憑證。保管部門應(yīng)對查閱和借閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱或借閱人員姓名、部門、時間、憑證名稱及數(shù)量等信息，以備查詢和追溯。五、購進(jìn)憑證的審核與監(jiān)督1.審核機(jī)制公司建立購進(jìn)憑證三級審核制度，即采購部門的初步審核、質(zhì)量管理部門的質(zhì)量審核和財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)審核。各級審核人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，確保購進(jìn)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性。質(zhì)量管理部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對購進(jìn)憑證的審核情況進(jìn)行總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進(jìn)措施，并向公司管理層報告。2.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對購進(jìn)憑證的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查購進(jìn)憑證的收集、傳遞、保管、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，以及審核工作是否到位。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，審計(jì)部門應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)