設計招標采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司設計招標采購活動，確保采購過程的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有設計招標采購項目，包括但不限于工程設計、產品設計、服務設計等相關的招標采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，確保招標采購活動合法合規。2.公平競爭原則：為所有潛在供應商提供平等的參與機會，營造公平競爭的市場環境。3.公開透明原則：招標采購信息、程序、結果等應向相關方公開，接受監督。4.擇優選擇原則：在滿足需求的前提下，選擇質量可靠、價格合理、信譽良好的供應商。5.效益原則：追求采購效益最大化，實現成本與效益的平衡。二、職責分工（一）采購部門1.負責設計招標采購項目的策劃、組織、實施和管理。2.制定采購計劃，明確采購需求和預算。3.發布招標采購信息，組織潛在供應商報名、資格審查。4.編制招標文件，組織開標、評標、定標等活動。5.簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。（二）需求部門1.提出設計采購需求，明確技術規格、質量標準、服務要求等。2.協助采購部門進行供應商選擇和評價。3.參與采購合同的評審和驗收工作。（三）法務部門1.對招標采購文件、合同等進行法律審核，確保合法合規。2.處理招標采購過程中的法律糾紛。（四）財務部門1.審核采購預算，提供資金支持。2.參與采購合同的評審，負責付款審核和結算工作。（五）審計部門1.對設計招標采購活動進行審計監督，檢查采購程序的執行情況和采購結果的合理性。2.對采購項目進行績效評價。三、設計招標采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據公司業務發展需要，提前向采購部門提交設計采購申請，詳細說明采購項目的名稱、內容、技術要求、預算金額、時間要求等。2.采購部門結合公司年度預算和資源狀況，對采購申請進行審核和匯總，制定年度設計招標采購計劃。采購計劃應明確采購項目的類別、時間安排、預算額度等，并報公司領導審批。（二）供應商選擇與管理1.供應商信息收集采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，對供應商的基本情況、資質證書、業績案例、產品質量、價格水平、售后服務等信息進行記錄和管理。2.供應商資格審查根據采購項目的要求，采購部門制定供應商資格審查標準，對潛在供應商進行資格預審。要求供應商提供營業執照、資質證書、業績證明、財務狀況等相關資料，采購部門會同需求部門、法務部門等對供應商資料進行審核，確定符合資格要求的供應商名單。3.供應商評價與選擇采購部門組織需求部門、相關技術專家等對通過資格審查的供應商進行實地考察和評價。評價內容包括供應商的生產能力、技術水平、質量管理、售后服務等方面。根據評價結果，采購部門按照綜合得分高低對供應商進行排序，選擇得分較高的若干家供應商作為中標候選人。對于重大采購項目，可采用招標方式確定中標供應商。采購部門編制招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容，發布招標公告，邀請潛在供應商投標。組織開標、評標活動，按照評標標準對投標文件進行評審，確定中標供應商。（三）招標文件編制1.采購部門根據采購項目需求和供應商評價情況，編制招標文件。招標文件應包括以下主要內容：招標公告：包括招標項目名稱、內容、要求、預算金額、投標截止時間、開標時間和地點等。投標人須知：對投標文件的編制、遞交、開標、評標等程序和要求進行說明。技術規格：詳細描述采購項目的技術要求、質量標準、驗收規范等。商務條款：包括報價要求、付款方式、交貨期、售后服務等條款。評標標準：明確評標方法和評分細則，如技術方案、價格、業績、售后服務等方面的評分標準。合同條款：擬定采購合同的主要條款，如標的、數量、質量、價格、履行期限、違約責任等。2.招標文件編制完成后，采購部門應會同需求部門、法務部門等對招標文件進行審核，確保文件內容完整、準確、合法、合規。（四）招標采購實施1.發布招標公告：采購部門通過公司官網、行業媒體、采購平臺等渠道發布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。招標公告應明確招標項目的基本信息、報名時間、地點、方式及所需提供的資料等。2.報名與資格審查：潛在供應商在規定時間內報名，并提交相關資格證明文件。采購部門按照資格審查標準對報名供應商進行資格審查，確定符合要求的供應商名單。3.發售招標文件：向通過資格審查的供應商發售招標文件，并收取一定的招標文件工本費。4.投標文件遞交：供應商應在規定的投標截止時間前，將密封完好的投標文件送達指定地點。采購部門對投標文件進行簽收和登記。5.開標：在招標文件規定的開標時間和地點，采購部門組織開標會議。開標過程應公開進行，唱標人宣讀各投標人的投標報價、交貨期、售后服務等主要內容，并記錄在案。6.評標：采購部門組織評標委員會進行評標。評標委員會由需求部門代表、技術專家、采購專家等組成，人數應符合相關規定。評標委員會按照招標文件規定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，推薦中標候選人。7.定標：公司根據評標委員會的推薦意見，確定中標供應商。采購部門向中標供應商發出中標通知書，并同時通知未中標供應商。（五）合同簽訂與執行1.合同談判：采購部門與中標供應商就合同條款進行談判，進一步明確雙方的權利和義務。談判內容應包括合同價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等。2.合同簽訂：談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經需求部門、法務部門、財務部門等審核通過后，由公司法定代表人或授權代表與中標供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發給相關部門存檔。3.合同執行跟蹤：采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時協調解決合同執行過程中出現的問題。需求部門應配合采購部門做好合同執行工作，確保采購項目按時、按質、按量完成。4.驗收：采購項目完成后，需求部門應組織相關人員按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收合格后，出具驗收報告。采購部門根據驗收報告和合同約定，辦理付款手續。四、采購預算管理（一）預算編制1.需求部門在提交設計采購申請時，應同時編制采購預算，明確采購項目的預計費用。采購預算應根據項目的技術要求、市場行情等因素進行合理估算，確保預算的準確性和合理性。2.采購部門會同財務部門對需求部門提交的采購預算進行審核，結合公司年度預算安排，對預算進行調整和匯總，形成公司年度設計招標采購預算草案。3.年度設計招標采購預算草案報公司領導審批后，作為采購項目實施的預算控制依據。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織招標采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整預算，應按照規定的程序進行審批。2.財務部門負責對采購預算的執行情況進行監控，定期對采購支出進行統計和分析，及時發現和糾正預算執行過程中的偏差。（三）預算調整1.在采購項目實施過程中，如遇市場價格波動、技術要求變更、不可抗力等因素導致原采購預算無法滿足項目需求時，采購部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的金額、調整后的預算安排等內容，并附相關證明材料。采購部門會同需求部門、財務部門等對預算調整申請進行審核，報公司領導審批。3.經批準的預算調整應作為采購項目后續實施的依據，采購部門應按照調整后的預算組織采購活動。五、監督與考核（一）監督機制1.公司建立健全設計招標采購監督機制，審計部門負責對招標采購活動進行定期審計和專項審計，檢查采購程序的合規性、采購結果的公正性、采購合同的執行情況等。2.采購部門應定期向公司領導匯報招標采購工作進展情況，接受公司內部監督。同時，積極配合外部監管部門的監督檢查，及時整改發現的問題。3.設立舉報郵箱和舉報電話，接受公司員工和社會公眾對招標采購活動中違規行為的舉報。對舉報內容進行調查核實，依法依規處理相關責任人。（二）考核辦法1.制定設計招標采購工作考核辦法，對采購部門、需求部門等相關部門在招標采購工作中的表現進行考核評價。考核指標包括采購任務完成情況、采購質量、采購成本控制、采購效率、供應商管理等方面。2.考核結果與部門績效掛鉤，對在招標采購工作中表現優秀的部門和個人給予獎勵，對存在問題的部門和個人進行批評教育和相應的處罰。六、風險管理（一）風險識別1.采購部門會同相關部門對設計招標采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于以下方面：供應商風險：如供應商違約、產品質量問題、供應中斷等。市場風險：如市場價格波動、競爭激烈等。法律風險：如合同糾紛、違規操作等。內部管理風險：如采購流程不規范、信息泄露等。2.針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.供應商風險應對加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，并與其簽訂詳細的合同，明確雙方的權利和義務。建立供應商評價和淘汰機制，定期對供應商進行評估，及時淘汰不合格供應商。要求供應商提供履約保證金或采取其他擔保措施，降低供應商違約風險。2.市場風險應對加強市場調研和分析，及時掌握市場價格動態和競爭態勢，合理制定采購策略。采用多種采購方式，如招標、詢價、談判等，分散采購風險。與供應商建立長期穩定的合作關系，爭取更有利的采購價格和條件。3.法律風險應對加強法務審核，確保招標采購文件、合同等合法合規。聘請專業法律顧問，處理法律糾紛，維護公司合法權益。組織相關人員學習法律法規，提高法律意識，避免違規操作。