訪客登記接待管理制度一、總則1.目的為規范公司訪客登記接待管理工作，確保公司安全有序運行，維護公司正常辦公秩序，保障員工及公司財產安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構辦公區域內的訪客登記接待管理。3.原則遵循熱情、禮貌、高效、安全的原則，在確保公司安全的前提下，為訪客提供優質的接待服務。二、訪客定義1.外部客戶：包括合作伙伴、供應商、潛在客戶等前來公司洽談業務、參觀交流的人員。2.內部非本部門人員：因工作需要到其他部門辦理事務的公司員工。3.其他臨時來訪人員：如快遞員、維修人員、政府部門工作人員等因工作或公務需要進入公司的人員。三、登記流程1.預約訪客提前預約：外部訪客應提前與公司相關接待部門或人員取得聯系，預約來訪時間、事由、人數等信息。接待部門或人員應及時將預約信息記錄在訪客預約登記表中，并告知訪客來訪時需攜帶的有效證件。審核確認：接待部門或人員收到訪客預約信息后，應及時與相關業務部門溝通確認訪客來訪的必要性和真實性。對于重要訪客或涉及敏感業務的訪客，應提前向公司領導匯報，經批準后方可接待。2.臨時訪客到達登記：臨時訪客到達公司門口時，應主動向門衛出示有效證件，并說明來訪事由。門衛應認真核對訪客身份信息，確認無誤后，按照來訪人員的實際情況填寫訪客登記表，內容包括姓名、性別、身份證號碼、聯系電話、來訪部門、來訪事由、預計停留時間等。電話聯系：門衛填寫完訪客登記表后，應立即通過電話或內線聯系被訪部門或人員，告知其有訪客前來，并詢問是否接待。被訪部門或人員應在接到通知后[X]分鐘內給予明確答復。若同意接待，應告知門衛訪客前往的具體樓層和房間號；若不同意接待，應向門衛說明原因，門衛負責做好解釋工作，并引導訪客離開公司。3.內部非本部門人員內部非本部門人員因工作需要進入其他部門時，應在公司內部OA系統或相關管理平臺上填寫內部訪客申請，注明來訪部門、來訪事由、預計停留時間等信息，并提交給本部門負責人審批。審批通過后，持有效工作證件前往被訪部門。被訪部門在確認來訪人員身份和事由后，應在內部訪客申請上簽字確認，并引導其前往相應辦公區域。四、接待安排1.接待人員職責負責與訪客提前溝通，了解來訪目的、行程安排等信息，確保接待工作順利進行。根據訪客身份和來訪事由，安排合適的接待場所，并提前做好準備工作，如茶水、資料等。在訪客來訪期間，全程陪同，介紹公司基本情況、業務范圍、企業文化等，解答訪客疑問，協助處理相關業務事宜。負責維護接待場所的秩序和環境，確保接待工作有序進行。接待結束后，負責將訪客送出公司，并做好后續跟進工作，如了解訪客對接待工作的滿意度，及時反饋訪客提出的意見和建議等。2.接待場所安排一般訪客：可安排在公司會議室、洽談室或開放辦公區域進行接待。接待場所應保持整潔、舒適，配備必要的辦公設備和用品。重要訪客：對于重要客戶、合作伙伴或政府部門領導等重要訪客，應根據來訪規格和接待要求，安排在公司專門的接待室或會議室進行接待，并提供更加周到、細致的服務。接待場所應提前進行布置，擺放公司宣傳資料、鮮花等，營造良好的接待氛圍。3.接待流程迎接引導：訪客到達公司后，接待人員應在公司門口或指定地點迎接，并主動與訪客打招呼，自我介紹，引導訪客前往接待場所。介紹交流：進入接待場所后，接待人員應向訪客介紹在場的其他人員，并簡要介紹公司的基本情況、業務范圍、企業文化等。隨后，根據訪客來訪目的，進行業務交流和洽談，解答訪客疑問，提供相關資料和信息。會議安排：如需召開會議，接待人員應提前安排好會議室，準備好會議資料、投影儀、音響設備等，并確保會議設備正常運行。會議期間，接待人員應負責會議的組織和服務工作，如倒茶水、記錄會議內容等。參觀介紹：如有需要，可安排訪客參觀公司的生產車間、研發中心、產品展示廳等區域。參觀過程中，接待人員應安排專人進行講解，介紹公司的發展歷程、產品優勢、技術創新等情況，展示公司的實力和形象。送別訪客：接待工作結束后，接待人員應將訪客送出公司，并表示感謝。對于重要訪客，可贈送公司的宣傳資料或紀念品，留下良好的印象。五、安全管理1.門禁管理公司實行門禁制度，所有人員進入公司辦公區域均需刷卡或通過人臉識別等方式驗證身份。門衛應嚴格把關，禁止無關人員進入公司。訪客進入公司時，門衛應按照登記流程進行操作，為訪客發放臨時出入證，并告知訪客注意事項。臨時出入證應注明訪客姓名、部門、有效期等信息，訪客應妥善保管，不得轉借他人。訪客離開公司時，門衛應收回臨時出入證，并確認訪客身份信息無誤后，方可放行。2.安全檢查門衛應對訪客攜帶的物品進行安全檢查，防止攜帶危險物品、違禁物品進入公司。對于可疑物品，應進行詳細檢查或要求訪客自行打開接受檢查。接待部門在接待訪客時，應提醒訪客注意保管好個人物品，避免在公司內丟失。如有物品遺失，應及時與公司保安部門聯系，協助查找。3.保密管理接待人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得向訪客泄露公司的商業機密、技術秘密、客戶信息等敏感信息。如需提供相關資料，應確保資料內容不涉及公司機密，并按照公司規定進行審批和登記。訪客在公司內參觀、交流過程中，接待人員應陪同并監督，防止訪客擅自進入公司保密區域或接觸公司機密文件。如訪客因工作需要確需查閱公司機密文件，應按照公司保密制度的規定辦理相關審批手續，并在接待人員的陪同下進行查閱。查閱結束后，應及時歸還文件，并確保文件的完整性和保密性。六、特殊情況處理1.訪客未預約對于未預約的訪客，門衛應首先詢問其來訪事由，并及時與被訪部門或人員取得聯系。若被訪部門或人員同意接待，門衛應按照臨時訪客登記流程進行操作；若被訪部門或人員不同意接待，門衛應向訪客做好解釋工作，說明公司的訪客登記接待管理制度，并引導訪客離開公司。2.訪客身份不明當訪客身份不明或提供的證件信息不清晰時，門衛應要求訪客提供其他有效身份證明文件，并通過電話或其他方式與被訪部門或人員再次核實訪客身份。如仍無法確認訪客身份，應拒絕其進入公司，并及時向公司保安部門或相關領導匯報。3.訪客突發疾病或意外事件在訪客來訪期間，如發生突發疾病或意外事件，接待人員應立即采取急救措施，并及時通知公司醫務室或附近醫院。同時，應向公司保安部門或相關領導匯報情況，協助做好現場秩序維護和后續處理工作。4.訪客違反公司規定若訪客在公司內違反公司規定，如吸煙、大聲喧嘩、亂扔垃圾等，接待人員應及時進行勸阻和制止，并向其說明公司的相關規定。如訪客不聽勸阻，情節嚴重的，接待人員應及時通知公司保安部門，將其帶離公司。七、監督與考核1.監督機制公司行政部門負責對訪客登記接待管理工作進行日常監督檢查，定期或不定期對門衛登記情況、接待部門接待工作質量等進行抽查，發現問題及時督促整改。公司設立舉報郵箱和電話，接受員工和訪客對訪客登記接待管理工作中存在問題的舉報和投訴。對于舉報和投訴內容，行政部門應及時進行調查核實，并將處理結果反饋給舉報人或投訴人。2.考核辦法對門衛的考核：主要考核門衛對訪客登記流程的執行情況、門禁管理情況、安全檢查情況等。考核結果與門衛的績效獎金掛鉤，對于工作認真負責、嚴格執行制度的門衛，給予適當獎勵；對于工作失誤或違反制度的門衛，視情節輕重給予相應的處罰。對接待部門的考核：主要考核接待部門對訪客預約的響應情況、接待安排的合理性、接待服務質量等。考核結果與接待