賬務(wù)實(shí)物分開管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財務(wù)管理，規(guī)范賬務(wù)與實(shí)物管理流程，確保公司資產(chǎn)的安全與完整，提高財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和可靠性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的賬務(wù)管理與實(shí)物管理工作。（三）基本原則1.職責(zé)分離原則：明確賬務(wù)管理部門與實(shí)物管理部門的職責(zé)，確保賬務(wù)記錄與實(shí)物保管相互獨(dú)立、相互制約。2.準(zhǔn)確性原則：賬務(wù)記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映實(shí)物的增減變動及結(jié)存情況，實(shí)物管理應(yīng)保證實(shí)物的數(shù)量、質(zhì)量與賬務(wù)記錄一致。3.安全性原則：采取有效措施確保賬務(wù)信息和實(shí)物資產(chǎn)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露以及實(shí)物資產(chǎn)的損壞、丟失和被盜。4.及時性原則：賬務(wù)處理和實(shí)物盤點(diǎn)應(yīng)及時進(jìn)行，保證財務(wù)信息的時效性和實(shí)物管理的有效性。二、賬務(wù)管理（一）賬務(wù)管理部門及職責(zé)1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)公司賬務(wù)的統(tǒng)一核算與管理，制定和執(zhí)行財務(wù)會計制度。依據(jù)審核無誤的原始憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，登記各類賬簿，編制財務(wù)報表。定期核對賬務(wù)記錄與實(shí)物管理部門提供的數(shù)據(jù)，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的整理、歸檔和保管工作。2.財務(wù)人員職責(zé)分工會計人員按照國家會計準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度，進(jìn)行日常會計核算，包括賬務(wù)處理、憑證編制等。協(xié)助財務(wù)主管進(jìn)行財務(wù)報表的編制和分析工作。負(fù)責(zé)與其他部門溝通協(xié)調(diào)，解答相關(guān)財務(wù)問題。財務(wù)主管組織領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)部門的日常工作，制定財務(wù)工作計劃和目標(biāo)。審核財務(wù)報表和重要財務(wù)事項(xiàng)，確保財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。參與公司財務(wù)管理決策，提供財務(wù)分析和建議。監(jiān)督財務(wù)制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。財務(wù)經(jīng)理全面負(fù)責(zé)公司財務(wù)管理工作，制定財務(wù)戰(zhàn)略和政策。組織編制年度財務(wù)預(yù)算和決算報告，監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)與外部金融機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)公司良好的財務(wù)關(guān)系。參與公司重大投資、融資等決策，提供專業(yè)的財務(wù)意見。（二）賬務(wù)處理流程1.原始憑證審核業(yè)務(wù)部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時取得或填制原始憑證，并確保憑證內(nèi)容真實(shí)、完整、合法。原始憑證應(yīng)先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，然后提交財務(wù)部門。財務(wù)人員對原始憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核憑證的真實(shí)性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性。對于不符合要求的原始憑證，應(yīng)退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或更正。2.記賬憑證編制財務(wù)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照會計核算方法和公司財務(wù)制度，編制記賬憑證。記賬憑證應(yīng)注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要、會計科目、金額、借貸方向等內(nèi)容，并由制單人、審核人、記賬人簽字確認(rèn)。3.賬簿登記根據(jù)記賬憑證，財務(wù)人員及時登記各類賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。賬簿登記應(yīng)做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。定期對賬簿進(jìn)行核對，確保賬賬相符。如發(fā)現(xiàn)賬賬不符，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。4.財務(wù)報表編制財務(wù)人員按照規(guī)定的時間和格式，編制財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務(wù)報表應(yīng)根據(jù)賬簿記錄和其他有關(guān)資料編制，做到數(shù)字真實(shí)、計算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時。財務(wù)主管對財務(wù)報表進(jìn)行審核，確保報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。審核無誤后，加蓋財務(wù)專用章并報送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。（三）賬務(wù)核對1.賬賬核對定期核對總賬與明細(xì)賬、日記賬之間的余額，確保各賬簿之間的勾稽關(guān)系正確。核對不同財務(wù)人員登記的賬簿數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.賬實(shí)核對財務(wù)部門定期與實(shí)物管理部門進(jìn)行賬實(shí)核對，確保賬務(wù)記錄與實(shí)物實(shí)際情況相符。核對內(nèi)容包括庫存現(xiàn)金、銀行存款、存貨、固定資產(chǎn)等。對于盤盈、盤虧的資產(chǎn)，應(yīng)及時查明原因并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.賬證核對定期核對記賬憑證與原始憑證，確保記賬憑證所記錄的內(nèi)容與原始憑證一致。檢查記賬憑證的編號、日期、摘要、會計科目、金額等是否準(zhǔn)確無誤，附件是否齊全。（四）財務(wù)檔案管理1.檔案分類財務(wù)檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)資料、審計報告、合同協(xié)議等。按照檔案的類別和時間順序進(jìn)行分類整理，便于查找和保管。2.檔案裝訂每月終了，會計人員應(yīng)將本月的記賬憑證、原始憑證等進(jìn)行整理裝訂成冊。裝訂應(yīng)整齊、牢固，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。3.檔案保管財務(wù)檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，存放在安全、干燥、防火、防潮的檔案柜中。按照國家檔案管理規(guī)定，確定財務(wù)檔案的保管期限，定期對檔案進(jìn)行清查和整理，防止檔案丟失、損壞或被盜。4.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)財務(wù)主管批準(zhǔn)后方可查閱。外部單位或個人查閱財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由財務(wù)人員陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制或帶出檔案。借閱財務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱時間、歸還時間、借閱人姓名等信息。借閱期限一般不得超過[X]天，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。三、實(shí)物管理（一）實(shí)物管理部門及職責(zé)1.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)公司實(shí)物資產(chǎn)的統(tǒng)一管理，制定實(shí)物資產(chǎn)管理制度和流程。組織實(shí)物資產(chǎn)的清查、盤點(diǎn)工作，定期編制實(shí)物資產(chǎn)盤點(diǎn)報告。辦理實(shí)物資產(chǎn)的購置、驗(yàn)收、入庫、保管、領(lǐng)用、調(diào)撥、處置等手續(xù)。建立實(shí)物資產(chǎn)臺賬，記錄資產(chǎn)的增減變動及結(jié)存情況，確保賬實(shí)相符。2.倉庫管理部門（如有）負(fù)責(zé)公司存貨等實(shí)物的具體保管工作，確保存貨的安全與完整。按照規(guī)定的存儲條件和方法，對存貨進(jìn)行分類存放，做好防潮、防蟲、防火等工作。嚴(yán)格執(zhí)行存貨的出入庫手續(xù)，對出入庫的存貨進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保賬實(shí)一致。定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理存貨的盤盈、盤虧、毀損等情況。（二）實(shí)物采購與驗(yàn)收1.采購計劃各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前編制實(shí)物采購計劃，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。采購計劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于大額采購項(xiàng)目，還需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)集體決策。2.采購實(shí)施采購部門按照批準(zhǔn)的采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.驗(yàn)收環(huán)節(jié)實(shí)物到貨后，采購部門應(yīng)及時通知驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的物品，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《驗(yàn)收報告》，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報告應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。對于驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，公司有權(quán)追究其責(zé)任。（三）實(shí)物入庫與保管1.入庫手續(xù)驗(yàn)收合格的實(shí)物，由倉庫管理人員（如有）辦理入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)核對實(shí)物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等與驗(yàn)收報告是否一致。倉庫管理人員根據(jù)入庫實(shí)物的情況，填寫《入庫單》，注明入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。《入庫單》一式多聯(lián)，分別由倉庫、采購、財務(wù)等部門留存。2.保管措施倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定的存儲條件和方法，對實(shí)物進(jìn)行分類存放，確保實(shí)物的安全與完整。建立實(shí)物保管臺賬，詳細(xì)記錄實(shí)物的出入庫情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)核對，保證賬實(shí)相符。加強(qiáng)倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，配備必要的安全設(shè)施和消防器材。（四）實(shí)物領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用申請各部門因工作需要領(lǐng)用實(shí)物時，應(yīng)填寫《領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。《領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.發(fā)放流程倉庫管理人員根據(jù)審批后的《領(lǐng)用申請表》，辦理實(shí)物發(fā)放手續(xù)。發(fā)放時，應(yīng)核對領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等與申請表是否一致。倉庫管理人員填寫《出庫單》，注明出庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。《出庫單》一式多聯(lián)，分別由倉庫、領(lǐng)用部門、財務(wù)等部門留存。實(shí)物發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)及時更新實(shí)物保管臺賬，確保賬實(shí)相符。（五）實(shí)物調(diào)撥與處置1.調(diào)撥管理公司內(nèi)部各部門之間因工作需要進(jìn)行實(shí)物調(diào)撥時，應(yīng)填寫《調(diào)撥申請表》，注明調(diào)撥物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)出部門、調(diào)入部門等信息。《調(diào)撥申請表》經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。倉庫管理人員根據(jù)審批后的《調(diào)撥申請表》，辦理實(shí)物調(diào)撥手續(xù)。調(diào)撥完成后，應(yīng)及時更新實(shí)物保管臺賬和相關(guān)部門的記錄。2.處置流程對于閑置、報廢、毀損等需要處置的實(shí)物資產(chǎn)，使用部門應(yīng)填寫《資產(chǎn)處置申請表》，注明資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、處置原因等信息。《資產(chǎn)處置申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)人員對資產(chǎn)進(jìn)行鑒定和評估，提出處置意見。處置意見經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，資產(chǎn)管理部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行資產(chǎn)處置。處置方式包括出售、報廢、捐贈等。資產(chǎn)處置完成后，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬實(shí)相符，并將處置結(jié)果報財務(wù)部門備案。（六）實(shí)物盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)計劃資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期制定實(shí)物盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)的范圍、時間、人員安排等。盤點(diǎn)計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。盤點(diǎn)范圍包括公司所有的實(shí)物資產(chǎn)，如存貨、固定資產(chǎn)、低值易耗品等。2.盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計劃，組織盤點(diǎn)人員對實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真記錄實(shí)物的實(shí)際情況，包括數(shù)量、質(zhì)量、存放地點(diǎn)等。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并及時查明原因。3.盤點(diǎn)報告盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制《實(shí)物盤點(diǎn)報告》，報告應(yīng)包括盤點(diǎn)的基本情況、盤盈盤虧情況及原因分析、處理建議等內(nèi)容。《實(shí)物盤點(diǎn)報告》經(jīng)盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)后，報資產(chǎn)管理部門審核。資產(chǎn)管理部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.差異處理根據(jù)審批后的《實(shí)物盤點(diǎn)報告》，對盤盈、盤虧、毀損等差異進(jìn)行處理。對于盤盈的資產(chǎn)，應(yīng)及時入賬；對于盤虧、毀損的資產(chǎn)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。分析差異產(chǎn)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對賬務(wù)管理和實(shí)物管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查制度的執(zhí)行情況、賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性、實(shí)物資產(chǎn)的安全性等。2.審計人員通過查閱財務(wù)資料、實(shí)物盤點(diǎn)、與相關(guān)人員訪談等方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務(wù)檢查1.財務(wù)部門定期對賬務(wù)處理情況進(jìn)行自查，確保賬務(wù)記錄的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.組織開展財務(wù)專項(xiàng)檢查，對重點(diǎn)財務(wù)事項(xiàng)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行深入檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)。（三）實(shí)物管理檢查1.資產(chǎn)管理部門定期對實(shí)物資產(chǎn)的保管、使用、盤點(diǎn)等情況進(jìn)行檢查，確保實(shí)物資產(chǎn)的安全與完整。2.加強(qiáng)對倉庫管理的日常檢查，監(jiān)督倉庫管理人員嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)和保管制度。五、責(zé)任追究（一）賬務(wù)管理責(zé)任追究1.對于在賬務(wù)處理過程中違反財務(wù)制度、弄虛作假、導(dǎo)致賬務(wù)記錄錯誤或財務(wù)信息失真的財務(wù)人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因財務(wù)人員失職、瀆職造成公司財務(wù)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）實(shí)物管理責(zé)任追究1.實(shí)物管