購買中介服務管理制度總則1.目的為規范公司購買中介服務的行為，確保中介服務的質量和效果，有效控制服務成本，防范相關風險，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司及各部門因業務需要購買各類中介服務的活動，包括但不限于財務審計、稅務咨詢、法律咨詢、資產評估、人力資源咨詢、市場調研、工程監理等服務。3.基本原則合法合規原則：購買中介服務應嚴格遵守國家法律法規、政策規定以及公司內部規章制度。公平公正原則：遵循公平競爭機制，確保選擇中介服務機構的過程公開、公正，維護公司利益。質量優先原則：優先選擇具備專業資質、良好信譽和豐富經驗，能夠提供高質量服務的中介機構。成本效益原則：在保證服務質量的前提下，合理控制購買中介服務的成本，實現效益最大化。中介服務需求提出1.需求識別各部門根據業務開展需要，識別對中介服務的需求。需求應明確服務的內容、目的、時間要求、預期成果等關鍵要素。例如，財務部門在年度財務審計時，需明確審計范圍涵蓋的會計期間、重點關注的財務領域等；工程部門在項目建設過程中，若需要工程監理服務，應確定監理服務的具體階段、工程范圍、質量和進度控制要求等。2.需求審批部門負責人對提出的中介服務需求進行審核，確保需求合理、必要，并與部門業務目標相符。審核通過后，提交至公司管理層審批。公司管理層根據公司整體戰略、資源狀況和預算安排等因素，對需求進行最終審批。對于重大或特殊的中介服務需求，可能需要經過公司決策層會議討論決定。中介服務機構選擇1.供應商庫建立信息收集：通過多種渠道收集潛在中介服務機構的信息，包括網絡搜索、行業推薦、以往合作機構介紹、專業協會提供等。收集的信息應涵蓋機構的基本情況（如成立時間、注冊資本、經營范圍等）、資質證書、業績案例、專業人員配備、服務收費標準、客戶評價等方面。篩選與入庫：對收集到的信息進行整理和分析，篩選出符合公司要求的中介服務機構，建立公司的中介服務供應商庫。入庫機構應定期進行評估和更新，對于不符合要求或不再具備合作條件的機構及時清理出庫。2.采購方式確定根據中介服務的性質、金額大小、緊急程度等因素，確定合適的采購方式。公開招標：適用于金額較大、服務要求明確、潛在供應商較多的中介服務采購項目。通過發布招標公告，吸引眾多符合條件的中介服務機構參與投標，按照規定的評標標準進行評審，選擇最優供應商。邀請招標：對于一些特定行業或領域，潛在供應商數量有限的情況，可采用邀請招標方式。向若干家在供應商庫中信譽良好、具備相應資質和能力的中介服務機構發出投標邀請，進行競爭性談判，確定中標單位。競爭性談判：當項目時間緊迫，需要快速確定中介服務機構時，可采用競爭性談判方式。與不少于三家符合條件的供應商進行談判，綜合比較其報價、服務方案、技術能力等因素，選擇最適合項目需求的供應商。單一來源采購：在以下特殊情況下，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式時，應提供充分的理由和相關證明材料，并按照公司規定的審批流程進行審批。3.選擇流程組建評審小組：根據采購方式的不同，組建相應的評審小組。評審小組應由公司內部相關部門人員組成，包括但不限于需求部門代表、財務部門代表、法務部門代表等，必要時可邀請外部專家參與。評審小組應具備專業知識和經驗，能夠對中介服務機構的資質、服務方案、報價等進行全面評估。發布采購文件：對于公開招標和邀請招標項目，編制并發布招標文件。招標文件應明確項目基本情況、服務要求、投標文件格式、評標標準等內容。對于競爭性談判項目，制定談判文件，包括談判邀請書、項目需求、供應商應答文件格式、談判程序等。供應商應答：中介服務機構按照采購文件的要求編制應答文件，提交給公司。應答文件應包括公司簡介、資質證明文件、服務方案、項目團隊成員介紹、業績案例、報價明細等內容。評審與確定：評審小組對供應商的應答文件進行評審，按照既定的評標標準或談判規則進行打分或評估。根據評審結果，確定中標或成交的中介服務機構。評審過程應記錄詳細的評審意見和結果，確保評審的公正性和透明度。合同簽訂1.合同起草根據與中介服務機構達成的協議，由公司法務部門或相關專業人員起草服務合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括服務內容、服務期限、服務費用及支付方式、質量標準、保密條款、違約責任等重要條款。例如，服務費用應明確具體金額、支付時間節點和支付方式（如分期支付的具體期數和每期金額）；質量標準應詳細描述服務應達到的具體要求和驗收方式；保密條款應規定雙方對在服務過程中知悉的對方商業秘密、技術秘密等信息的保密責任和期限。2.合同審核合同起草完成后，提交至公司法務部門進行合法性審核，確保合同內容符合法律法規要求。同時，財務部門對合同中的費用條款進行審核，評估費用的合理性和經濟性。需求部門對合同中的服務內容和要求進行再次確認，確保與業務需求一致。審核通過后，合同提交至公司管理層審批簽字。3.合同簽訂與存檔經公司管理層審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與中介服務機構簽訂合同。合同簽訂后，由公司行政部門負責合同的存檔管理，建立合同臺賬，記錄合同的簽訂時間、服務內容、服務期限、服務費用、履行情況等信息，以便跟蹤和查詢。服務過程管理1.溝通協調機制建立公司與中介服務機構之間的定期溝通協調機制，確保服務過程中的信息及時傳遞和問題有效解決。一般情況下，每月或每季度召開一次溝通會議，由需求部門、中介服務機構和相關部門參加。會議上，中介服務機構匯報服務進展情況、遇到的問題及解決方案，公司各部門提出意見和建議，共同協商確定下一步工作計劃。對于服務過程中出現的緊急問題，應及時通過電話、郵件等方式進行溝通協調，確保問題得到及時處理。2.服務監督與檢查定期檢查：公司相關部門定期對中介服務機構的工作進行檢查，檢查內容包括服務進度、服務質量、人員配備等方面。例如，財務審計服務過程中，檢查審計人員是否按照審計計劃開展工作，審計程序是否合規，審計工作底稿是否完整等；工程監理服務中，檢查監理人員是否按時到崗，對工程質量和進度的監督是否到位等。不定期抽查：除定期檢查外，公司還可根據實際情況對中介服務機構進行不定期抽查。抽查方式包括現場檢查、資料查閱、客戶反饋收集等。通過不定期抽查，及時發現服務過程中存在的問題，督促中介服務機構及時整改，保證服務質量。3.變更管理在中介服務過程中，如因客觀原因需要變更服務內容、服務期限、服務費用等合同條款，應按照以下流程進行：提出變更申請：由中介服務機構或公司需求部門提出變更申請，詳細說明變更的原因、內容及對項目的影響。評估與審核：公司組織相關部門對變更申請進行評估，包括對變更的必要性、可行性、費用影響等方面進行分析。評估通過后，提交至公司管理層進行審核。簽訂變更協議：經公司管理層審核同意后，雙方簽訂變更協議，明確變更后的合同條款。變更協議作為原服務合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。服務驗收1.驗收準備在中介服務完成前，公司需求部門應根據合同要求和服務目標，制定詳細的驗收方案，明確驗收標準、驗收流程、驗收人員等內容。驗收標準應具體、可量化，能夠準確衡量中介服務機構是否按照合同約定完成服務任務。例如，對于財務審計服務，驗收標準可包括審計報告的準確性、合規性，審計發現問題的整改情況等；對于市場調研服務，驗收標準可包括調研報告的內容完整性、數據分析準確性、結論對公司決策的參考價值等。2.驗收實施資料審查：中介服務機構提交服務成果后，驗收人員首先對相關資料進行審查，包括服務報告、工作底稿、數據文件等。審查資料的完整性、真實性和合規性，確保資料能夠支持服務成果的有效性。實地檢查（如有需要）：對于一些涉及實地操作或現場服務的中介服務項目，驗收人員可進行實地檢查。例如，工程監理服務驗收時，實地檢查工程質量是否符合標準要求，工程進度是否與計劃一致等。綜合評估：驗收人員根據資料審查和實地檢查情況，結合驗收標準，對中介服務機構的服務成果進行綜合評估。評估結果分為合格、不合格兩個等級。對于驗收過程中發現的問題，要求中介服務機構限期整改，直至達到驗收標準。3.驗收報告驗收完成后，驗收人員編寫驗收報告，詳細記錄驗收過程、驗收結果、發現的問題及整改情況等內容。驗收報告經驗收人員簽字確認后，提交至公司管理層。驗收報告作為支付服務費用、評價中介服務機構服務質量的重要依據。服務費用支付1.支付申請中介服務機構按照合同約定完成服務任務并通過驗收后，向公司提交服務費用支付申請。支付申請應包括服務合同編號、服務內容、服務期限、已完成工作量、應支付金額等信息，并附上驗收報告、發票等相關證明材料。2.支付審核公司財務部門收到支付申請后，對申請內容進行審核。審核內容包括合同條款的執行情況、服務費用的計算準確性、發票的真實性和合規性等。財務部門在審核過程中，如有疑問可與需求部門或中介服務機構進行溝通核實。審核通過后，提交至公司管理層審批。3.支付執行經公司管理層審批同意后，財務部門按照合同約定的支付方式和時間節點，辦理服務費用支付手續。支付過程應嚴格遵守公司財務管理制度和相關法律法規要求，確保支付的準確性和安全性。監督與考核1.內部監督公司內部審計部門定期對購買中介服務的活動進行審計監督，檢查中介服務采購流程的合規性、合同執行情況、服務費用支付情況等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。內部審計部門應定期向公司管理層匯報審計結果，為公司決策提供參考依據。2.供應商考核建立中介服務機構考核評價機制，對合作過的中介服務機構進行年度考核。考核內容包括服務質量、服務效率、合同履行情況、客戶滿意度等方面。根據考核結果，對表現優秀的中介服務機構給予表彰和獎勵，如增加合作機會、提高服務費用標準等；對表現不佳的中介服務機構進行警告、限制合作范圍或終止合作等處理。考核結果