小企業(yè)材料管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)本小企業(yè)材料管理，規(guī)范材料采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用及核算等流程，確保材料供應(yīng)及時(shí)、質(zhì)量合格、成本合理，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本小企業(yè)內(nèi)所有與材料管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門等。3.基本原則合法性原則：材料管理活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益性原則：在保證材料質(zhì)量和供應(yīng)的前提下，努力降低材料采購成本、存儲(chǔ)成本和使用成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。準(zhǔn)確性原則：材料管理過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)記錄要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)。責(zé)任性原則：明確各部門和人員在材料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。二、材料采購管理1.采購計(jì)劃制定需求分析生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)任務(wù)及庫存情況，定期（每月末）向采購部門提交材料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。采購計(jì)劃編制采購部門收到生產(chǎn)部門的需求計(jì)劃后，結(jié)合庫存狀況進(jìn)行綜合分析，編制月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購材料的明細(xì)、采購時(shí)間安排、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。對(duì)于常用材料，應(yīng)設(shè)定合理的安全庫存，以應(yīng)對(duì)緊急生產(chǎn)需求。計(jì)劃審批采購計(jì)劃編制完成后，需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)。如遇特殊情況需臨時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)按原審批流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，評(píng)估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。篩選出符合企業(yè)要求的供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商評(píng)估定期（每季度）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格變動(dòng)、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并停止與其合作。供應(yīng)商激勵(lì)與約束建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)材料且價(jià)格合理的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如增加訂單量、給予價(jià)格優(yōu)惠等。同時(shí)，明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，對(duì)于違反合同約定的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同條款進(jìn)行處罰，如扣除貨款、取消合作資格等。3.采購合同簽訂合同起草采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，與選定的供應(yīng)商起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)要求，語言表述清晰、準(zhǔn)確。合同審核采購合同起草完成后，由法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行合法性審核，財(cái)務(wù)部門對(duì)付款方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，采購部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同整體內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后的合同方可提交雙方簽字蓋章。合同執(zhí)行與跟蹤采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇合同變更或糾紛，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行處理，并及時(shí)向相關(guān)部門匯報(bào)。三、材料驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備資料核對(duì)倉庫管理部門在材料到貨前，應(yīng)根據(jù)采購合同和采購計(jì)劃，核對(duì)供應(yīng)商提供的送貨單、發(fā)票、質(zhì)量證明文件等資料，確保資料齊全、準(zhǔn)確。場(chǎng)地與工具準(zhǔn)備安排合適的驗(yàn)收?qǐng)龅?，?zhǔn)備好必要的驗(yàn)收工具，如量具、檢測(cè)設(shè)備等，確保驗(yàn)收工作順利進(jìn)行。2.數(shù)量驗(yàn)收清點(diǎn)核對(duì)材料到貨后，倉庫管理人員按照送貨單逐一對(duì)材料的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并做好記錄。對(duì)于貴重材料或數(shù)量較大的材料，可采用抽檢的方式進(jìn)行驗(yàn)收，但抽檢比例應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。短缺處理對(duì)于數(shù)量短缺的材料，倉庫管理人員應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)足。如因供應(yīng)商原因造成的短缺，給企業(yè)造成損失的，應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.質(zhì)量驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)依據(jù)采購合同中約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到貨材料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于重要材料或關(guān)鍵零部件，必要時(shí)可委托專業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。驗(yàn)收方法采用檢驗(yàn)、試驗(yàn)、觀察等方法對(duì)材料質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。對(duì)于不合格材料，應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，單獨(dú)存放，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行退貨、換貨或讓步接收等處理。4.驗(yàn)收記錄與報(bào)告記錄填寫倉庫管理人員在驗(yàn)收過程中，應(yīng)如實(shí)填寫材料驗(yàn)收記錄，包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。驗(yàn)收記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。報(bào)告編制驗(yàn)收工作完成后，倉庫管理人員應(yīng)編制材料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，總結(jié)驗(yàn)收情況，提出驗(yàn)收結(jié)論。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)倉庫管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)送采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。對(duì)于驗(yàn)收不合格的材料，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中應(yīng)詳細(xì)說明不合格原因及處理建議。四、材料存儲(chǔ)管理1.倉庫規(guī)劃與布局功能分區(qū)根據(jù)材料的類別、特性、用途等因素，對(duì)倉庫進(jìn)行合理的功能分區(qū)，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)、易燃易爆品區(qū)等。各功能區(qū)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于材料的存放和管理。存儲(chǔ)方式根據(jù)材料的特點(diǎn)和存儲(chǔ)要求，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如貨架存儲(chǔ)、堆垛存儲(chǔ)、罐儲(chǔ)等。對(duì)于貴重材料、易損材料、危險(xiǎn)材料等，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)措施，確保材料安全。2.入庫管理入庫手續(xù)辦理材料驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。填寫入庫單，注明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息，并由送貨人、驗(yàn)收人、倉庫管理人員簽字確認(rèn)。入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別傳遞給采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。上架存放按照倉庫規(guī)劃和存儲(chǔ)方式，將入庫材料及時(shí)上架存放或按規(guī)定位置堆垛存放。材料應(yīng)擺放整齊、有序，便于查找和盤點(diǎn)。同時(shí)，在材料存放處應(yīng)懸掛標(biāo)識(shí)牌，注明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次等信息。3.存儲(chǔ)保管日常巡查倉庫管理人員應(yīng)定期（每日）對(duì)倉庫進(jìn)行巡查，檢查材料的存儲(chǔ)狀況、安全設(shè)施運(yùn)行情況等。如發(fā)現(xiàn)材料有損壞、變質(zhì)、丟失等異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。溫濕度控制對(duì)于有特殊溫濕度要求的材料，倉庫應(yīng)配備相應(yīng)的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，以便及時(shí)調(diào)整。安全管理加強(qiáng)倉庫的安全管理，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等。嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、明火作業(yè)，確保倉庫安全。對(duì)易燃易爆等危險(xiǎn)材料，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。4.出庫管理出庫申請(qǐng)生產(chǎn)部門或其他部門因生產(chǎn)、維修、銷售等需要領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)填寫出庫申請(qǐng)單，注明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。出庫審批倉庫管理部門收到出庫申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，辦理出庫手續(xù)。對(duì)于貴重材料、限量材料等的出庫，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。發(fā)貨與記錄倉庫管理人員根據(jù)審批后的出庫申請(qǐng)單，按照先進(jìn)先出、推陳出新的原則進(jìn)行發(fā)貨。發(fā)貨時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤。發(fā)貨完成后，填寫出庫單，注明出庫日期、發(fā)貨人、領(lǐng)用人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，更新庫存臺(tái)賬，記錄材料的出庫情況。五、材料使用管理1.使用計(jì)劃與審批使用計(jì)劃制定生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)月度生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度，制定詳細(xì)的材料使用計(jì)劃。材料使用計(jì)劃應(yīng)明確各生產(chǎn)環(huán)節(jié)所需材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間等信息。使用計(jì)劃審批材料使用計(jì)劃編制完成后，需經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的使用計(jì)劃作為材料領(lǐng)用的依據(jù)。如遇特殊情況需臨時(shí)調(diào)整使用計(jì)劃，應(yīng)按原審批流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.領(lǐng)用管理領(lǐng)用流程生產(chǎn)部門或其他部門的人員憑審批后的出庫申請(qǐng)單到倉庫領(lǐng)取材料。倉庫管理人員按照出庫單的要求發(fā)放材料，并做好發(fā)放記錄。領(lǐng)用人應(yīng)在出庫單上簽字確認(rèn)，確保材料領(lǐng)用數(shù)量和用途準(zhǔn)確無誤。限額領(lǐng)料對(duì)于一些消耗量大、價(jià)值高的材料，可實(shí)行限額領(lǐng)料制度。生產(chǎn)部門根據(jù)核定的限額領(lǐng)用材料，倉庫管理人員嚴(yán)格控制領(lǐng)料數(shù)量，確保不超限額。如因生產(chǎn)需要超限額領(lǐng)料，應(yīng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.現(xiàn)場(chǎng)管理材料擺放生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)合理擺放材料，做到定置定位管理。材料應(yīng)擺放整齊、有序，便于取用和操作。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、用途等信息。余料管理生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的余料，應(yīng)及時(shí)清理回收，辦理退庫手續(xù)。倉庫管理人員對(duì)余料進(jìn)行驗(yàn)收、清點(diǎn)后，辦理入庫手續(xù)。對(duì)于可再利用的余料，應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)生產(chǎn)使用。浪費(fèi)控制加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)材料使用的監(jiān)督管理，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。生產(chǎn)部門應(yīng)教育員工樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用材料，提高材料利用率。對(duì)于浪費(fèi)材料的行為，應(yīng)進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、材料核算與盤點(diǎn)管理1.材料核算賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家財(cái)務(wù)制度和企業(yè)會(huì)計(jì)核算辦法，對(duì)材料采購、入庫、領(lǐng)用、消耗等業(yè)務(wù)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的賬務(wù)處理。設(shè)置材料總賬、明細(xì)賬，記錄材料的收發(fā)存情況，并定期與倉庫管理部門的庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。成本核算準(zhǔn)確核算材料成本，將采購成本、運(yùn)輸成本、存儲(chǔ)成本等合理分?jǐn)偟讲牧铣杀局?。根?jù)生產(chǎn)實(shí)際消耗的材料數(shù)量和成本，計(jì)算產(chǎn)品的直接材料成本，為產(chǎn)品成本核算提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。2.材料盤點(diǎn)盤點(diǎn)計(jì)劃制定倉庫管理部門應(yīng)定期（每季度或半年）制定材料盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織人員進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)材料的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等情況，如實(shí)填寫盤點(diǎn)表。盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并做好記錄。盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)工作完成后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)情況，提出盤點(diǎn)結(jié)果。對(duì)于盤盈、盤虧的材料，應(yīng)分析原因，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈的材料，經(jīng)審批后沖減當(dāng)期成本費(fèi)用；盤虧的材料，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后計(jì)入當(dāng)期成本費(fèi)用，屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)由責(zé)任人賠償。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)材料管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查材料采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和效益性。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。部門自查自糾采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，對(duì)本部門材料管理工作進(jìn)行全面梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，將自查情況向企業(yè)管理層匯報(bào)。2.考核指標(biāo)與方法考核指標(biāo)制定材料管理考核指標(biāo)體系，包括采購成本控制、交貨期準(zhǔn)時(shí)率、材料質(zhì)量合格率、庫存周轉(zhuǎn)率、浪費(fèi)率等指標(biāo)。各項(xiàng)指標(biāo)應(yīng)明確具體的考核標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)值?？己朔椒ǘㄆ冢磕甓龋?duì)各部門和相關(guān)人員的材料管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己瞬捎枚颗c定性相結(jié)合的方法，根據(jù)考核指標(biāo)完成情況進(jìn)行評(píng)分。對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；