為規(guī)范采購管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性和高效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。合規(guī)性原則：嚴格按照公司規(guī)定的流程和標準進行采購操作。合理性原則：根據(jù)公司實際需求，合理選擇采購物品和供應商，確保性價比最優(yōu)。公開透明原則：采購過程應保持公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔紀律，杜絕貪污受賄等違法違紀行為。采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責制定和執(zhí)行公司采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時采購所需物資和服務。開發(fā)、評估、選擇合格供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和管理，確保合同的順利履行。負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作，確保采購物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。收集市場信息，分析市場動態(tài)，為公司采購決策提供參考依據(jù)。配合其他部門做好相關工作，完成公司領導交辦的其他任務。采購人員職責嚴格遵守公司采購制度和流程，認真履行采購職責。負責采購項目的具體實施，包括詢價、比價、議價、下單、跟蹤等工作。與供應商保持良好溝通，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。對采購物資的質(zhì)量、價格、交貨期等進行嚴格把控，確保采購任務的順利完成。保守公司商業(yè)機密，不得泄露采購信息和供應商信息。2.需求部門提出采購需求：根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營需要，提前向采購部門提交采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。參與采購過程：協(xié)助采購部門進行供應商選擇、采購合同評審等工作，提供必要的技術支持和商務意見。驗收采購物資：負責對采購物資進行驗收，確保物資符合本部門需求和質(zhì)量要求，并及時反饋驗收結(jié)果。3.財務部門審核采購申請：對采購申請進行財務審核，確保采購項目符合公司財務預算和資金安排。審核采購合同：參與采購合同評審，對合同中的付款方式、結(jié)算條款等進行審核，確保公司利益不受損失。支付采購款項：根據(jù)采購合同和驗收報告，及時辦理采購款項的支付手續(xù)，確保供應商按時收到貨款。財務核算與監(jiān)督：對采購業(yè)務進行財務核算，定期對采購成本進行分析和監(jiān)控，確保采購費用的合理性和合規(guī)性。4.審計部門審計采購活動：定期對公司采購活動進行審計，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。監(jiān)督采購行為：對采購過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和調(diào)查，提出整改意見和建議，確保采購活動的規(guī)范運行。審計采購績效：對采購部門的工作績效進行審計評估，促進采購部門提高工作效率和質(zhì)量。采購流程1.采購申請需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。提交采購申請：將填寫完整的《采購申請表》提交給采購部門。緊急采購申請應提前與采購部門溝通協(xié)調(diào)。2.采購審批采購部門初審：采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行初審，核實采購物資的需求合理性、規(guī)格型號準確性、數(shù)量合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與需求部門溝通調(diào)整。相關部門審核：根據(jù)采購物資的性質(zhì)和金額大小，按照公司授權審批制度，提交相關部門進行審核。一般采購項目由采購部門負責人審核；重要采購項目需經(jīng)財務部門、分管領導審核；重大采購項目需經(jīng)總經(jīng)理審批。審批結(jié)果反饋：采購申請經(jīng)審批通過后，采購部門將審批結(jié)果及時反饋給需求部門；如審批不通過，說明原因，需求部門根據(jù)意見進行調(diào)整后重新提交采購申請。3.供應商選擇與管理供應商開發(fā)：采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對新開發(fā)的供應商進行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。供應商評估：采購部門組織相關人員對潛在供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、交貨期、售后服務等方面。評估可采用問卷調(diào)查、實地考察、樣品檢測、供應商業(yè)績評價等方式進行。供應商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購。選擇供應商時應綜合考慮各方面因素，確保選擇的供應商能夠滿足公司采購需求，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務，且價格合理、交貨及時。供應商管理：建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。定期對供應商進行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應商合作策略。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商及時淘汰。4.采購詢價與比價采購詢價：采購人員向選定的供應商發(fā)送詢價單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。供應商報價：供應商收到詢價單后，按照要求進行報價，并提供相關產(chǎn)品資料和售后服務承諾。采購比價：采購人員收集多家供應商的報價，進行比價分析。比價時應綜合考慮產(chǎn)品價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等因素，選擇性價比最優(yōu)的供應商。對于重要采購項目，可組織相關人員進行商務談判，爭取更有利的采購條件。5.采購合同簽訂起草采購合同：采購人員根據(jù)采購比價結(jié)果和商務談判情況，起草采購合同。合同內(nèi)容應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。合同評審：采購合同起草完成后，提交采購部門負責人、財務部門、法務部門等相關人員進行評審。評審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、合理性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應商溝通修改，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。簽訂采購合同：采購合同經(jīng)評審通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購人員應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門做好合同執(zhí)行和跟蹤工作。6.采購訂單下達生成采購訂單：采購人員根據(jù)簽訂的采購合同，在公司采購管理系統(tǒng)中生成采購訂單，明確采購物資的詳細信息、交貨期、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。采購訂單應與采購合同內(nèi)容一致。下達采購訂單：采購訂單生成后，采購人員及時將采購訂單發(fā)送給供應商，通知供應商按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。同時，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。7.采購物資驗收到貨通知：采購物資到貨前，采購人員應提前通知需求部門和倉庫管理部門做好驗收準備工作。驗收準備：需求部門和倉庫管理部門根據(jù)采購合同和采購訂單要求，準備好驗收工具和場地，安排專業(yè)人員進行驗收。物資驗收：采購物資到貨后，驗收人員按照合同要求對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行逐一核對和檢驗。對于重要物資或技術要求較高的物資，可邀請專業(yè)技術人員或第三方檢測機構(gòu)進行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購人員應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。8.采購付款發(fā)票審核：采購物資驗收合格后，供應商開具發(fā)票。財務部門收到發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性、完整性進行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與采購合同和驗收報告一致。付款申請：采購人員根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并提交財務部門審核。付款審批：財務部門審核通過后，按照公司授權審批制度提交相關領導進行付款審批。審批通過后，財務部門辦理付款手續(xù)，將款項支付給供應商。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據(jù)。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況，通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。供應商風險應對：加強供應商管理，建立供應商評價和考核機制，定期對供應商進行評估和篩選，選擇優(yōu)質(zhì)供應商合作。同時，與多家供應商保持聯(lián)系，避免過度依賴單一供應商，降低因供應商原因?qū)е碌墓袛囡L險。質(zhì)量風險應對：嚴格采購物資質(zhì)量標準，加強采購物資驗收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物資符合質(zhì)量要求。對于重要物資，可要求供應商提供質(zhì)量保證文件或進行質(zhì)量抽檢，對不合格物資及時采取措施處理。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格合同評審流程，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、合理。在合同執(zhí)行過程中，密切跟蹤合同履行情況，及時處理合同變更、違約等問題，維護公司合法權益。付款風險應對：建立健全付款審批制度，加強對采購付款的審核和監(jiān)督，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款時間付款，避免因付款問題影響供應商合作關系和公司信譽。采購績效評估1.評估指標采購成本：包括采購物資的價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理降低。采購質(zhì)量：采購物資的質(zhì)量合格率，評估采購物資是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。交貨期：供應商按時交貨率，評估供應商是否能夠按時履行合同義務。供應商管理：供應商評價得分、新供應商開發(fā)數(shù)量、供應商淘汰率等，評估供應商管理工作的成效。采購效率：采購訂單處理周期、采購項目完成時間等，評估采購工作的效率和及時性。2.評估方法定期評估：采購部門每月或每季度對采購績效進行一次自我評估，填寫《采購績效評估表》，對各項評估指標進行量化分析和評價。綜合評估：每年年底，由采購部門牽頭，組織財務部門、需求部門等相關人員對采購部門全年采購績效進行綜合評估。評估方式可采用數(shù)據(jù)分析、問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等相結(jié)合的方式進行，全面客觀地評價采購部門的工作績效。3.評估結(jié)果應用績效反饋：將采購績效評估結(jié)果及時反饋給采購部門