工程部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工程部檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程部所有檔案的管理，包括但不限于工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件、工程變更文件、技術資料、設備資料等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：工程部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映工程實際情況，不得偽造、篡改。3.及時性原則：檔案應隨工程進度及時收集、整理、歸檔，確保檔案的時效性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責工程部檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作。2.建立檔案管理臺賬，記錄檔案的收、發、借、還等情況。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。4.按照規定的期限保管檔案，對到期檔案進行鑒定和銷毀。5.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務，做好檔案利用記錄。6.負責檔案管理設施設備的維護和管理，確保檔案安全。（二）工程部各崗位人員職責1.工程前期人員負責收集、整理工程前期文件，如項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告等，并及時移交檔案管理人員。2.施工管理人員負責收集、整理施工過程中的各類文件，如施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、工程質量檢驗報告等，并定期移交檔案管理人員。3.設備管理人員負責收集、整理設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備維護保養記錄等設備資料，并移交檔案管理人員。4.竣工驗收人員負責收集、整理竣工驗收文件，如竣工驗收報告、工程質量評估報告、竣工圖等，并移交檔案管理人員。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.工程部各崗位人員應按照檔案管理要求，及時將各自工作中形成的文件材料收集齊全，并進行初步整理。2.對于外來文件，如上級部門的文件、設計單位的圖紙、監理單位的通知等，應及時簽收，并移交檔案管理人員。3.檔案管理人員應定期對工程部各崗位人員的文件收集情況進行檢查，確保檔案收集工作的及時、完整。（二）檔案整理1.檔案管理人員應對收集到的文件材料進行分類整理，按照工程前期、施工過程、竣工驗收、工程變更、技術資料、設備資料等類別進行劃分。2.對于每一類文件，應按照文件的形成時間、重要程度等進行排序，并編制目錄。3.對文件材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。4.對紙質文件應進行裝訂，確保文件的整齊、牢固；對電子文件應進行分類存儲，并建立相應的索引。四、檔案分類與編號（一）檔案分類1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。2.施工過程文件：包括施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、工程質量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設備檢驗報告等。3.竣工驗收文件：包括竣工驗收報告、工程質量評估報告、竣工圖、工程決算書等。4.工程變更文件：包括工程變更申請、工程變更審批表、工程變更圖紙等。5.技術資料：包括工程技術規范、標準圖集、施工工藝標準、技術總結等。6.設備資料：包括設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備維護保養記錄、設備操作規程等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“工程名稱+分類代碼+年份+順序號”的格式。2.工程名稱：填寫工程的全稱。3.分類代碼：按照檔案分類類別，分別用不同的字母表示，如工程前期文件用“Q”表示，施工過程文件用“S”表示，竣工驗收文件用“J”表示，工程變更文件用“B”表示，技術資料用“T”表示，設備資料用“E”表示。4.年份：填寫文件形成的年份，用四位數字表示。5.順序號：按照文件形成的先后順序，從001開始依次編號。例如：某工程的工程前期文件中，項目立項批復的編號為“XX工程Q2023001”。五、檔案保管（一）保管期限1.工程前期文件、竣工驗收文件、工程變更文件等重要檔案應永久保管。2.施工過程文件、技術資料、設備資料等檔案的保管期限為[X]年，自工程竣工驗收合格之日起計算。（二）保管方式1.檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。4.對重要檔案應進行異地備份，確保檔案的安全性。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施。2.檔案庫房應保持整潔、衛生，嚴禁在庫房內吸煙、堆放雜物。3.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查，發現問題及時處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、目的等，并經部門負責人簽字同意后，方可查閱。2.檔案管理人員應根據《檔案查閱申請表》，為查閱人員提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督，確保檔案的安全。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞，查閱完畢后應及時歸還檔案管理人員。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內容、目的、借閱期限等，并經部門負責人簽字同意后，報檔案管理人員審批。2.檔案管理人員應根據《檔案借閱申請表》，對借閱人員的資格和借閱檔案的必要性進行審核，審核通過后，方可辦理借閱手續。3.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞，借閱完畢后應及時歸還檔案管理人員。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理人員應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由檔案管理人員、工程部相關人員組成鑒定小組進行，鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。3.經鑒定小組鑒定后，認為仍有保存價值的檔案，應繼續保管；認為已無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清單》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清單》應經工程部負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。2.檔案銷毀工作應由檔案管理人員和工程部相關人員共同進行，銷毀過程應進行記錄，并由監銷人員簽字確認。3.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀清單》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）建立檔案管理信息系統1.工程部應建立檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理。2.檔案管理信息系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數字化1.工程部應定期對紙質檔案進行數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，便于存儲、查詢和利用。2.檔案數字化應按照相關標準和規范進行，確保數字化檔案的質量。（三）信息安全管