電子發(fā)票內(nèi)控管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子發(fā)票管理，規(guī)范電子發(fā)票開具、接收、存儲、使用等流程，防范電子發(fā)票相關(guān)風(fēng)險，保障公司財務(wù)信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中涉及的電子發(fā)票管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保電子發(fā)票管理活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證電子發(fā)票信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免因信息錯誤導(dǎo)致的稅務(wù)風(fēng)險和財務(wù)核算問題。3.安全性原則：采取有效措施保障電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸，防止信息泄露、丟失或被篡改。4.及時性原則：及時開具、接收、處理電子發(fā)票，確保業(yè)務(wù)流程順暢，避免因電子發(fā)票管理不及時影響公司正常運(yùn)營。二、電子發(fā)票開具管理（一）開票申請1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生符合開具電子發(fā)票條件的業(yè)務(wù)時，應(yīng)填寫《電子發(fā)票開票申請表》，詳細(xì)注明開票信息（包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等）、開票內(nèi)容、金額、稅額等內(nèi)容。2.將《電子發(fā)票開票申請表》提交給財務(wù)部門審核，財務(wù)部門重點(diǎn)審核開票信息的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)的真實(shí)性及發(fā)票開具的合規(guī)性。（二）開票操作1.財務(wù)部門審核通過后，由負(fù)責(zé)電子發(fā)票開具的人員登錄電子發(fā)票開具系統(tǒng)，按照申請表內(nèi)容準(zhǔn)確錄入相關(guān)信息，確保信息與業(yè)務(wù)實(shí)際一致。2.仔細(xì)核對開票信息無誤后，點(diǎn)擊開具電子發(fā)票按鈕，系統(tǒng)生成電子發(fā)票版式文件。3.開具完成后，及時將電子發(fā)票版式文件發(fā)送給購買方。發(fā)送方式可根據(jù)購買方要求選擇電子郵件、短信鏈接等，但需確保購買方能夠順利獲取電子發(fā)票。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.若發(fā)生電子發(fā)票開具錯誤或其他需要作廢的情況，開票人員應(yīng)在電子發(fā)票開具系統(tǒng)中及時進(jìn)行作廢操作，并注明作廢原因。2.對于已跨月或不符合作廢條件的電子發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需要開具紅字電子發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)相關(guān)規(guī)定，由購買方或銷售方在電子發(fā)票系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》。經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過后，銷售方根據(jù)校驗(yàn)通過的《信息表》開具紅字電子發(fā)票。三、電子發(fā)票接收管理（一）接收渠道1.公司業(yè)務(wù)部門在收到供應(yīng)商或客戶提供的電子發(fā)票時，應(yīng)通過正規(guī)渠道接收，如電子郵件、電子發(fā)票服務(wù)平臺推送等。2.對于通過電子郵件接收的電子發(fā)票，應(yīng)確保郵件來源可靠，避免接收虛假或非法的電子發(fā)票。（二）發(fā)票查驗(yàn)1.業(yè)務(wù)部門收到電子發(fā)票后，應(yīng)及時將電子發(fā)票傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門在收到電子發(fā)票后，首先通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺（）對電子發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)。2.輸入電子發(fā)票代碼、號碼、開票日期、校驗(yàn)碼等信息，點(diǎn)擊查驗(yàn)按鈕，獲取查驗(yàn)結(jié)果。如查驗(yàn)結(jié)果顯示不一致或無法查驗(yàn)，應(yīng)及時與開票方聯(lián)系核實(shí)情況。3.對于查驗(yàn)無誤的電子發(fā)票，財務(wù)人員應(yīng)在發(fā)票上加蓋“已查驗(yàn)”印章，并注明查驗(yàn)日期。（三）發(fā)票存儲1.財務(wù)部門應(yīng)建立電子發(fā)票存儲檔案，按照發(fā)票類別、開票日期、供應(yīng)商等進(jìn)行分類存儲。存儲介質(zhì)可選擇專用的電子存儲設(shè)備或云存儲平臺，確保存儲環(huán)境安全可靠。2.為便于查詢和管理，電子發(fā)票存儲檔案應(yīng)建立索引目錄，詳細(xì)記錄每張電子發(fā)票的基本信息、存儲位置等內(nèi)容。同時，應(yīng)定期對電子發(fā)票存儲檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、電子發(fā)票使用管理（一）報銷流程1.員工因業(yè)務(wù)需要報銷電子發(fā)票時，應(yīng)按照公司費(fèi)用報銷制度的要求，填寫費(fèi)用報銷單，并將電子發(fā)票版式文件作為附件粘貼在報銷單后。2.在報銷單上注明電子發(fā)票的開票日期、發(fā)票號碼、金額等信息，確保與電子發(fā)票內(nèi)容一致。3.將填寫完整的報銷單提交給部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性和費(fèi)用的合理性。4.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，報銷單流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷單及電子發(fā)票進(jìn)行再次審核，包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及報銷金額的準(zhǔn)確性等。審核無誤后，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行付款。（二）入賬處理1.財務(wù)人員根據(jù)審核通過的報銷單，將電子發(fā)票信息錄入公司財務(wù)核算系統(tǒng)，作為記賬憑證的附件。2.在入賬時，應(yīng)確保電子發(fā)票信息與財務(wù)核算系統(tǒng)中的其他相關(guān)信息一致，如會計科目、金額等，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于電子發(fā)票較多的月份，可采用批量導(dǎo)入的方式將電子發(fā)票信息錄入財務(wù)核算系統(tǒng)，但需確保導(dǎo)入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案管理1.電子發(fā)票作為公司財務(wù)檔案的重要組成部分，應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行妥善保管。保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.在檔案保管期間，如需查閱電子發(fā)票，應(yīng)按照公司檔案查閱流程辦理審批手續(xù)。查閱人員不得擅自復(fù)制、修改或刪除電子發(fā)票信息。3.電子發(fā)票檔案保管期滿后，如需進(jìn)行銷毀，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行審批和處理，確保電子發(fā)票信息徹底銷毀，防止信息泄露。五、電子發(fā)票風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.定期對公司電子發(fā)票管理流程進(jìn)行風(fēng)險評估，識別可能存在的風(fēng)險點(diǎn)，如電子發(fā)票開具錯誤、虛假發(fā)票接收、發(fā)票信息泄露、稅務(wù)風(fēng)險等。2.關(guān)注國家稅收政策法規(guī)的變化，及時調(diào)整電子發(fā)票管理策略，防范因政策調(diào)整帶來的風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.針對識別出的風(fēng)險點(diǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如加強(qiáng)開票人員培訓(xùn)，提高開票信息準(zhǔn)確性；建立嚴(yán)格的發(fā)票查驗(yàn)機(jī)制，杜絕虛假發(fā)票入賬；加強(qiáng)信息安全管理，防止發(fā)票信息泄露等。2.定期對電子發(fā)票管理風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，并調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，確保風(fēng)險始終處于可控狀態(tài)。（三）應(yīng)急處理1.制定電子發(fā)票管理應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生電子發(fā)票丟失、系統(tǒng)故障、稅務(wù)風(fēng)險等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處理流程，能夠在突發(fā)事件發(fā)生時迅速、有效地采取措施，降低事件對公司造成的損失。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對電子發(fā)票管理情況進(jìn)行審計，檢查電子發(fā)票開具、接收、存儲、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和風(fēng)險隱患。2.審計人員通過查閱相關(guān)憑證、記錄、報表等資料，實(shí)地查看電子發(fā)票管理流程執(zhí)行情況，與相關(guān)人員進(jìn)行訪談等方式進(jìn)行審計工作。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時出具審計報告，提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）財務(wù)檢查1.財務(wù)部門定期對電子發(fā)票管理情況進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查電子發(fā)票的開具、接收、入賬等環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。同時，分析問題產(chǎn)生的原因，完善相關(guān)管理制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。（三）績效考核1.將電子發(fā)票管理工作納入公司績效考核體系，對相關(guān)部門和人員的電子發(fā)票管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)可包括電子發(fā)票開具準(zhǔn)確率、發(fā)票接收及時率、稅務(wù)風(fēng)險控制情況等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員進(jìn)行獎勵，對存在問題的部門和人員進(jìn)行督促整改和相應(yīng)處罰。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.人力資源部門會同財務(wù)部門制定電子發(fā)票管理培訓(xùn)計劃，定期組織相關(guān)人員參加電子發(fā)票管理培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家稅收法律法規(guī)、電子發(fā)票開具系統(tǒng)操作、發(fā)票查驗(yàn)方法、風(fēng)險防范等方面的知識和技能。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計劃，邀請專業(yè)講師或內(nèi)部專家進(jìn)行培訓(xùn)授課，確保培訓(xùn)質(zhì)量。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。同時，鼓勵員工在培訓(xùn)后進(jìn)行交流和分享，加深對電子發(fā)票管理知識的理解和掌握。（三）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳電子發(fā)票管理的重要性和相關(guān)政策法規(guī)，提高員工對電子發(fā)票管理工作的認(rèn)識和重視程度。2.及時