iso文案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文案管理，確保文案的準確性、規范性和有效性，提高工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門在各類業務活動中所涉及的文案管理工作，包括但不限于文件、報告、合同、協議、通知、信函等。（三）基本原則1.準確性原則：文案內容應真實、準確地反映公司的業務情況和工作要求，避免出現虛假信息或誤導性表述。2.規范性原則：文案的格式、排版、語言表達等應符合公司的統一規范和行業標準，確保文案的專業性和可讀性。3.及時性原則：文案的起草、審核、批準、發布等環節應嚴格按照規定的時間節點進行，確保信息的及時傳遞和工作的高效執行。4.保密性原則：對于涉及公司商業秘密、敏感信息等的文案，應嚴格按照公司的保密制度進行管理，防止信息泄露。二、文案分類與編號（一）文案分類1.行政公文類：包括公司發布的各類決定、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務文檔類：涵蓋公司在市場營銷、財務管理、人力資源管理、生產運營等業務領域所產生的各類文件、合同、協議、報表等。3.會議紀要類：記錄公司各類會議的主要內容、決議事項等。4.工作匯報類：員工向上級領導或部門提交的工作進展情況、工作總結、工作計劃等。5.其他類：除上述類別外的其他文案，如信函、宣傳資料、培訓教材等。（二）文案編號1.編號規則：文案編號采用“年份+部門代碼+流水號”的形式。例如，“2023HR001”表示人力資源部在2023年產生的第1份文案。2.部門代碼：各部門的代碼由公司統一制定并公布。具體如下：行政部：AD人力資源部：HR財務部：FIN市場營銷部：MKT生產部：PRO研發部：R&D其他部門：根據實際情況另行確定三、文案起草（一）起草職責1.各部門負責本部門相關文案的起草工作。文案起草人應具備相應的業務知識和文字表達能力，確保文案內容準確、清晰、完整。2.對于涉及多個部門的文案，由主辦部門負責組織起草，并征求相關部門的意見。（二）起草要求1.內容要求文案應主題明確，邏輯清晰，重點突出。開頭應簡要說明發文目的，正文應詳細闡述相關事項，結尾應明確提出要求或結論。引用的數據、事例等應真實可靠，并注明出處。涉及公司重大決策、重要事項的文案，應進行充分的調研和論證，確保決策的科學性和合理性。2.格式要求文案應使用公司統一規定的格式模板，包括標題、正文、落款、日期等。標題應簡潔明了，準確概括文案的主要內容；正文應分段表述，層次分明；落款應注明發文部門或個人；日期應填寫具體的發文日期。文案中的字體、字號、行距等應符合公司的排版規范。一般情況下，標題采用二號黑體，正文采用四號宋體，行距為1.5倍。文案中的圖表、附件等應與正文內容緊密相關，并在正文中明確標注引用位置。圖表應具有清晰的標題和編號，附件應注明名稱和頁碼。四、文案審核（一）審核職責1.文案起草完成后，應提交至本部門負責人進行初審。部門負責人應對文案的內容、格式、準確性等進行全面審核，確保文案符合本部門的工作要求和公司的相關規定。2.對于涉及多個部門的文案，初審通過后，應提交至公司分管領導進行復審。分管領導應從公司整體利益出發，對文案的必要性、可行性、合規性等進行審核，并提出修改意見。3.重要文案或涉及公司重大決策的文案，在分管領導復審通過后，還應提交至公司總經理進行終審。總經理應對文案進行最終審定，確保文案符合公司的戰略目標和發展要求。（二）審核內容1.內容審核文案內容是否符合國家法律法規、政策要求以及公司的各項規章制度。文案的主題是否明確，目的是否清晰，措施是否可行，結論是否合理。文案中涉及的數據、事例等是否準確無誤，引用是否恰當。文案是否存在邏輯矛盾、表述不清、歧義等問題。2.格式審核文案格式是否符合公司的統一規定，包括標題、正文、落款、日期等的排版要求。文案中的字體、字號、行距等是否規范統一。文案中的圖表、附件等是否與正文內容協調一致，標注是否清晰準確。3.語言審核文案語言是否通順、流暢，用詞是否準確、恰當，避免使用生僻、晦澀的詞匯。文案是否符合公文寫作的語言規范，避免口語化、隨意化的表述。（三）審核意見反饋1.審核人應在規定的時間內完成對文案的審核工作，并將審核意見及時反饋給起草人。審核意見應明確指出文案存在的問題，并提出具體的修改建議。2.起草人應根據審核意見對文案進行修改完善，并將修改后的文案再次提交審核。如審核人對修改后的文案仍有異議，起草人應與審核人進行溝通協商，直至達成一致意見。五、文案批準（一）批準職責1.經審核通過的文案，由相應的批準人進行最終批準。批準人應對文案的內容、格式、準確性等進行全面審查，確保文案符合公司的相關規定和工作要求。2.一般文案由部門負責人批準；重要文案或涉及公司重大決策的文案，由公司分管領導或總經理批準。（二）批準流程1.文案起草人將修改后的文案提交至本部門負責人進行初審，初審通過后，填寫《文案審批表》，并將文案及《文案審批表》一并提交至公司分管領導或總經理進行復審和終審。2.批準人在收到《文案審批表》及文案后，應認真閱讀并進行審批。如批準人同意批準，應在《文案審批表》上簽署“同意”字樣，并注明批準日期；如批準人不同意批準，應在《文案審批表》上簽署“不同意”字樣，并詳細說明理由。3.經批準的文案，由起草人按照批準意見進行發布或存檔。如批準人提出的修改意見較多，起草人應重新修改文案，并再次提交審核和批準。六、文案發布（一）發布方式1.紙質發布：對于需要在公司內部傳達的重要文件、通知等，可采用紙質發布的方式。由行政部負責將文案打印、裝訂，并按照規定的范圍進行分發。2.電子發布：對于一般性的文案，可采用電子發布的方式。通過公司內部辦公系統、電子郵件等渠道將文案發送給相關人員。3.會議發布：對于涉及公司重大決策、重要事項的文案，可通過召開會議的方式進行發布。由會議組織者負責將文案提前分發給參會人員，并在會議上進行宣讀和講解。（二）發布范圍1.文案的發布范圍應根據其內容和性質進行確定。一般情況下，涉及公司內部管理、工作安排等方面的文案，應發送至公司內部各部門；涉及公司對外業務、合作等方面的文案，應根據需要發送至相關的合作伙伴、客戶等。2.對于涉及公司商業秘密、敏感信息等的文案，應嚴格控制發布范圍，確保信息安全。（三）發布記錄1.行政部應建立文案發布記錄臺賬，詳細記錄文案的名稱、編號、發布時間、發布方式、發布范圍等信息。2.文案發布記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，以備查閱。七、文案存檔（一）存檔職責1.行政部負責公司各類文案的統一存檔管理工作。各部門應及時將本部門產生的文案整理后移交至行政部存檔。2.行政部應指定專人負責文案的存檔工作，確保文案的分類存放、標識清晰、便于查閱。（二）存檔要求1.分類存檔：文案應按照行政公文類、業務文檔類、會議紀要類、工作匯報類、其他類等進行分類存檔，并建立相應的檔案目錄。2.編號標識：每份文案應在檔案目錄中進行編號標識，并在文案首頁右上角加蓋檔案編號章。3.電子存檔：除紙質存檔外，行政部還應將重要文案進行電子存檔，建立電子檔案庫。電子檔案應按照紙質檔案的分類方式進行存儲，并設置相應的檢索目錄。4.定期整理：行政部應定期對文案檔案進行整理和清查，確保檔案的完整性和準確性。對于過期、失效的文案，應按照規定進行銷毀處理。八、文案檢索與借閱（一）檢索1.公司員工如需查閱文案檔案，可通過行政部的檔案管理系統或檔案目錄進行檢索。檢索時應提供文案的名稱、編號、日期等相關信息。2.行政部檔案管理人員應根據員工提供的檢索信息，及時查找并提供相應的文案檔案。（二）借閱1.公司員工因工作需要借閱文案檔案，應填寫《文案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，并提交至本部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，員工將《文案借閱申請表》提交至行政部檔案管理人員。檔案管理人員根據申請表的內容進行核實，并辦理借閱手續。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應提前向行政部檔案管理人員提出申請，并經部門負責人同意。4.借閱人應妥善保管所借閱的文案檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。九、文案保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息、人事信息等敏感信息的文案。2.公司在尚未公開披露之前的各類決策、計劃、報告等文案。（二）保密措施1.文案起草人、審核人、批準人等應嚴格遵守公司的保密制度，對文案內容予以保密。2.對于涉及保密內容的文案，應在其首頁加蓋“機密”、“秘密”等保密標識，并注明保密期限。3.文案的存儲應采用加密存儲設備或加密存儲系統，確保信息安全。4.文案的傳遞應采用安全可靠的方式，如專人送達、加密郵件等，避免信息泄露。5.嚴禁在互聯網、公共場所等非保密環境中討論、傳播涉及公司保密內容的文案。（三）保密監督與檢查1.公司設立保密工作領導小組，負責對公司的保密工作進行監督和檢查。保密工作領導小組定期對文案的保密情況進行抽查，發現問題及時督促整改。2.員工如發現文案存在保密隱患或泄露情況，應及時向公司保密工作領導小組報告。公司將對違反保密制度的行為進行嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。十、文案修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司業務的發展和外部環境的變化，文案可能需要進行修訂。各部門應定期對本部門所涉及的文案進行梳理，如發現文案存在與實際情況不符、表述不準確、格式不規范等問題，應及時提出修訂建議。2.文案修訂的流程與文案起草、審核、批準的流程相同。修訂后的文案應重新進行編號，并注明修訂版本號和修訂日期。（二）廢止1.對于已不再適用、失去效力或被新的文案所替代的文案，應及時進