局檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強本局檔案收集管理工作，確保檔案的完整性、準確性和系統性，充分發揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則。本局檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整與安全。2.全面收集原則。對本局工作活動中形成的各種門類、各種載體的檔案進行全面收集，不得遺漏。3.及時歸檔原則。各部門及工作人員應在規定時間內將辦理完畢的文件材料整理歸檔，確保檔案的時效性。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.上級機關來文，包括各類通知、決定、指示、批復等。2.本局制定的各類規章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要等。3.本局召開的各類會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。4.本局與外單位簽訂的合同、協議、意向書等。5.本局的機構設置、人員編制、干部任免、獎懲等文件材料。6.本局的財務預決算、審計報告、統計報表等文件材料。7.本局的房產、車輛、設備等固定資產管理文件材料。8.本局的外事活動文件材料，包括出訪、來訪、考察等相關文件。（二）業務工作類檔案1.本局各業務部門在履行職責過程中形成的各類文件材料，如業務規劃、方案、標準、規范等。2.各類業務項目的申報、審批、實施、驗收等文件材料，包括項目申請書、可行性研究報告、項目合同、驗收報告等。3.業務工作中的調查研究、統計分析、技術資料、實驗數據等文件材料。4.業務工作中形成的各類證書、執照、資質文件等。（三）人事檔案1.本局工作人員的履歷表、自傳、鑒定、考核、任免、獎懲、工資、黨團關系等文件材料。2.工作人員的學歷、學位、專業技術職務資格評審、培訓等材料。3.工作人員的政審、體檢、出國（境）審批等材料。（四）聲像檔案1.本局組織的重要活動、會議、調研等形成的照片、錄音、錄像等資料。2.本局獲得的各類榮譽、獎項的照片、證書等資料。3.反映本局工作環境、業務場景等的照片、錄像資料。（五）電子檔案1.本局形成的各類電子文件，包括辦公自動化系統產生的文件、電子郵件、電子報表等。2.數字化的紙質檔案，如掃描后的各類文件、資料等。三、檔案收集職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定本局檔案收集管理制度，并組織實施。2.指導、監督各部門的檔案收集工作，對收集工作中存在的問題提出改進意見。3.負責接收、整理、保管本局各部門移交的檔案，確保檔案的安全與完整。4.定期對檔案進行統計、分析，為局領導決策提供檔案信息支持。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案收集工作的第一責任人，負責組織本部門的檔案收集工作。2.各部門應指定專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍和要求，及時收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并定期移交檔案管理部門。3.各部門在檔案收集過程中，應確保文件材料的真實性、完整性和準確性，不得擅自涂改、銷毀或丟失文件材料。四、檔案收集流程（一）文件材料的形成與積累1.本局工作人員在工作活動中應及時形成各類文件材料，并按照文件材料的形成規律和內在聯系進行分類整理，做到齊全完整、系統有序。2.各部門應建立健全文件材料形成、積累和保管制度，明確專人負責文件材料的日常收集和整理工作，確保文件材料不遺漏、不丟失。（二）文件材料的整理1.各部門在將文件材料移交檔案管理部門之前，應按照檔案管理的有關規定進行整理。整理工作應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.文件材料的整理應包括分類、編號、編目、裝訂等環節。分類應按照檔案收集范圍的要求進行，編號應科學合理，編目應準確規范，裝訂應牢固整齊。（三）檔案的移交1.各部門應定期將整理好的檔案移交檔案管理部門。移交時間為每年[具體時間]，特殊情況除外。2.各部門在移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.檔案管理部門在接收檔案時，應認真核對《檔案移交清單》，對不符合要求的檔案，應及時退回原部門進行補充或整改。五、檔案收集的時間要求（一）行政管理類檔案1.上級機關來文應在文件簽收后[X]個工作日內整理歸檔。2.本局制定的各類規章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要等應在文件印發后[X]個工作日內整理歸檔。3.本局召開的各類會議文件材料應在會議結束后[X]個工作日內整理歸檔。4.本局與外單位簽訂的合同、協議、意向書等應在合同簽訂后[X]個工作日內整理歸檔。5.本局的機構設置、人員編制、干部任免、獎懲等文件材料應在文件形成后[X]個工作日內整理歸檔。6.本局的財務預決算、審計報告、統計報表等文件材料應在規定時間內整理歸檔。7.本局的房產、車輛、設備等固定資產管理文件材料應在資產變動后[X]個工作日內整理歸檔。8.本局的外事活動文件材料應在活動結束后[X]個工作日內整理歸檔。（二）業務工作類檔案1.本局各業務部門在履行職責過程中形成的各類文件材料應在文件辦理完畢后[X]個工作日內整理歸檔。2.各類業務項目的申報、審批、實施、驗收等文件材料應在項目結束后[X]個工作日內整理歸檔。3.業務工作中的調查研究、統計分析、技術資料、實驗數據等文件材料應在工作完成后[X]個工作日內整理歸檔。4.業務工作中形成的各類證書、執照、資質文件等應在證書頒發后[X]個工作日內整理歸檔。（三）人事檔案1.本局工作人員的履歷表、自傳、鑒定、考核、任免、獎懲、工資、黨團關系等文件材料應在文件形成后[X]個工作日內整理歸檔。2.工作人員的學歷、學位、專業技術職務資格評審、培訓等材料應在材料取得后[X]個工作日內整理歸檔。3.工作人員的政審、體檢、出國（境）審批等材料應在審批結束后[X]個工作日內整理歸檔。（四）聲像檔案1.本局組織的重要活動、會議、調研等形成的照片、錄音、錄像等資料應在活動結束后[X]個工作日內整理歸檔。2.本局獲得的各類榮譽、獎項的照片、證書等資料應在榮譽、獎項獲得后[X]個工作日內整理歸檔。3.反映本局工作環境、業務場景等的照片、錄像資料應定期整理歸檔。（五）電子檔案1.本局形成的各類電子文件應在文件辦理完畢后[X]個工作日內進行備份，并按照檔案管理的要求進行整理歸檔。2.數字化的紙質檔案應在紙質檔案整理歸檔后[X]個工作日內完成數字化處理，并進行歸檔。六、檔案收集的質量要求（一）完整性檔案應齊全完整，涵蓋本局工作活動的各個方面，不得有遺漏。（二）準確性檔案內容應真實準確，數據可靠，不得有虛假信息。（三）系統性檔案應按照一定的分類標準和排列順序進行整理，保持文件之間的有機聯系，便于查找和利用。（四）規范性檔案的整理應符合國家和本局檔案管理的有關規定，格式規范，字跡清晰，裝訂整齊。七、檔案收集的監督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應定期對各部門的檔案收集工作進行檢查，檢查內容包括檔案收集的范圍、時間、質量等方面。檢查結果應及時反饋給各部門，并提出改進意見。（二）不定期抽查檔案管理部門應不定期對各部門的檔案收集工作進行抽查，對發現的問題及時督促整改。（三）考核評價將檔案收集工作納入本局各部門的績效考核體系，對檔案收集工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力的部門和個人進行批評教育，并責令限期整改。八、檔案收集的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全，防止檔案被盜、被搶、被毀等情況發生。2.檔案管理部門應定期對檔案保管環境進行檢查，確保檔案保管場所的溫度、濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等條件符合