福特公司采購管理制度總則1.目的本采購管理制度旨在規范福特公司（以下簡稱“公司”）采購活動，確保采購工作的高效、規范、透明，保障公司生產經營活動的順利進行，降低采購成本，提高公司整體經濟效益和市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及采購活動的部門和人員，包括但不限于原材料采購、零部件采購、設備采購、辦公用品采購等各類采購事項。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，確保物資供應的及時性和準確性。質量優先原則：嚴格把控采購物資的質量，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司相關標準和要求。成本效益原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易行為。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂或不正當利益，確保采購工作的廉潔性。采購組織與職責1.采購部門設置及職責采購部：作為公司采購管理的核心部門，負責制定采購計劃、尋找供應商、組織采購談判、簽訂采購合同、跟進采購訂單執行情況等工作。采購計劃制定：根據公司生產經營計劃和庫存情況，定期制定物資采購計劃，明確采購物資的種類、規格、數量、交貨時間等要求。供應商開發與管理：通過多種渠道尋找潛在供應商，對其進行資質審核、實地考察、評估和篩選，建立合格供應商名錄，并定期對供應商進行績效評估和管理。采購談判與合同簽訂：與供應商就采購物資的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行談判，達成一致后簽訂采購合同，確保合同條款明確、合法、有效。采購訂單執行：根據采購合同，及時下達采購訂單，跟蹤訂單執行情況，協調解決訂單執行過程中出現的問題，確保物資按時、按質、按量供應到公司。采購數據分析與報告：定期對采購數據進行統計分析，如采購成本、采購量、供應商交貨情況等，撰寫采購分析報告，為公司決策提供參考依據。其他相關部門：需求部門：負責提出物資需求申請，明確物資的具體規格、型號、數量、質量要求、使用時間等信息，并對采購物資的質量和適用性負責。質量部門：參與采購物資的質量檢驗工作，對采購物資的質量進行監督和檢驗，確保所采購物資符合公司質量標準和要求。財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監督采購資金的支付情況，對采購成本進行核算和分析，提供財務支持和決策建議。2.采購人員職責與權限職責嚴格遵守國家法律法規和公司各項規章制度，廉潔奉公，誠實守信，保守公司商業秘密。按照采購程序和要求，認真完成采購任務，確保采購物資的質量、價格、交貨期等符合公司要求。積極與供應商溝通協調，建立良好的合作關系，及時解決采購過程中出現的問題。定期收集市場信息，了解物資價格走勢和供應商動態，為公司采購決策提供參考依據。配合其他部門完成與采購相關的工作，如物資驗收、庫存管理等。權限在公司授權范圍內，自主選擇合格供應商進行采購談判和交易。根據采購任務的緊急程度和實際情況，合理安排采購進度和交貨時間。對不符合質量要求或交貨期延誤的供應商，有權提出整改要求或采取相應的處罰措施。采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計使用時間、用途等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購申請的必要性、合理性、準確性進行審核，簽署意見后報相關領導審批。對于金額較大或重要的采購申請，需經公司高層領導審批。2.采購計劃制定采購部收到經審批的《采購申請表》后，結合公司庫存情況和采購周期，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購物資的具體規格、型號、數量、交貨時間、采購方式等內容。采購計劃經采購部負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的執行依據。3.供應商選擇與評估根據采購計劃，采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其相關資質證明文件，包括營業執照、稅務登記證、生產許可證、產品質量認證等。對符合基本條件的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產能力、售后服務等方面的情況。考察結束后，填寫《供應商考察報告》，對供應商進行綜合評估。根據供應商評估結果，建立合格供應商名錄。對于新開發的供應商，需經過至少三個月的試用期，試用期間對其供貨質量、交貨期、售后服務等進行跟蹤評估，合格后方可正式納入合格供應商名錄。定期對合格供應商進行績效評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據績效評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰處理。4.采購談判與合同簽訂采購人員根據采購計劃和供應商選擇情況，與選定的供應商進行采購談判。談判內容包括物資價格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款。談判過程中，采購人員應充分了解市場行情和供應商成本構成，運用談判技巧爭取有利的采購條件。談判達成一致后，采購人員根據談判結果起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購部負責人審核后，報公司法律顧問審核，確保合同條款合法合規。采購合同經公司法律顧問審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂合同。簽訂后的采購合同原件由采購部負責存檔，同時將合同副本分發給需求部門、質量部門、財務部門等相關部門，以便各部門按照合同要求履行職責。5.采購訂單下達與執行采購合同簽訂后，采購人員根據合同要求及時下達采購訂單。采購訂單應明確物資名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點、質量標準等信息，并發送給供應商確認。供應商收到采購訂單后，應在規定時間內確認訂單，并按照訂單要求組織生產和發貨。采購人員應跟蹤采購訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應到公司。在物資到貨前，采購人員應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。物資到貨后，由需求部門和質量部門按照相關標準和要求進行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續，驗收不合格的物資由采購人員負責與供應商協商處理，如退換貨、補貨、索賠等。6.采購付款采購物資驗收合格后，供應商根據采購合同約定向公司提交付款申請。付款申請應包括發票、送貨單、驗收報告等相關憑證。采購人員對供應商提交的付款申請進行審核，核對發票信息、送貨單與采購訂單及合同的一致性、驗收報告等內容，確保付款申請的真實性和準確性。審核無誤后，填寫《付款審批表》，附上相關憑證，提交財務部門審核。財務部門對采購付款申請進行審核，主要審核付款金額是否符合合同約定、資金是否充足、發票是否合規等。審核通過后，報公司分管領導審批。公司分管領導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間安排付款。對于貨到付款的采購業務，應在物資驗收合格后及時支付貨款；對于月結、季結等付款方式的采購業務，應在約定的付款期限內按時支付貨款。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施市場風險應對措施：密切關注市場動態，及時了解物資價格走勢和市場供應情況。通過與多家供應商建立合作關系、簽訂長期采購合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。供應商風險應對措施：加強供應商開發與管理，建立完善的供應商評估和考核機制，定期對供應商進行績效評估。與重要供應商簽訂戰略合作協議，明確雙方的權利和義務，增強供應商的忠誠度和穩定性。同時，建立供應商備用機制，以備在主要供應商出現問題時能夠及時找到替代供應商。質量風險應對措施：嚴格把控采購物資的質量，加強對供應商質量管理體系的審核和監督。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，增加質量保證金等約束性條款。加強物資到貨驗收工作，對不合格物資及時與供應商協商處理，確保所采購物資符合公司質量要求。合同風險應對措施：在采購合同簽訂前，由公司法律顧問對合同條款進行審核，確保合同合法合規。加強合同執行過程中的跟蹤和監督，及時發現并解決合同執行過程中出現的問題。建立合同糾紛處理機制，對于合同糾紛及時與供應商協商解決，如協商不成，可通過法律途徑解決。付款風險應對措施：加強采購付款管理，嚴格按照合同約定的付款方式和時間安排付款。在付款前對付款申請進行嚴格審核，確保付款依據充分、準確。建立供應商信用檔案，對信用狀況不佳的供應商采取謹慎付款策略，如要求提供擔保或縮短付款期限等。采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購成本的合理性等方面。審計人員有權查閱采購相關文件、資料、賬目，與采購人員、供應商等進行溝通訪談。采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作進展情況，包括采購計劃執行情況、采購成本控制情況、供應商管理情況等。同時，接受公司內部其他部門的監督和意見反饋，及時改進采購工作中存在的問題。2.外部監督積極接受政府相關部門的監督檢查，配合做好采購活動的合規性審查工作。按照國家法律法規和政策要求，規范采購行為，確保采購活動合法合規。鼓勵供應商、客戶及其他利益相關者對公司采購活動進行監督。對于收到的投訴和舉報，公司應及時進行調查核實，并根據調查結果采取相應的處理措施。采購績效評估1.評估指標采購成本：主要評估采購物資的實際采購價格與預算價格的差異情況，以及采購成本的降低率。采購成本降低率=（預算采購成本實際采購成本）/預算采購成本×100%。采購質量：通過物資驗收合格率、退貨率等指標評估采購物資的質量情況。物資驗收合格率=驗收合格物資數量/采購物資總數量×100%；退貨率=退貨物資數量/采購物資總數量×100%。采購交貨期：以采購訂單按時交貨率來衡量供應商的交貨及時性。采購訂單按時交貨率=按時交貨訂單數量/采購訂單總數量×100%。供應商管理：從供應商開發數量、供應商淘汰率、供應商投訴率等方面評估供應商管理工作的成效。供應商淘汰率=淘汰供應商數量/合格供應商總數量×100%；供應商投訴率=收到供應商投訴的次數/采購業務總次數×100%。采購效率：通過采購周期、訂單處理時間等指標評估采購工作的效率。采購周期是指從采購申請發出到物資到貨入庫的整個時間周期；訂單處理時間是指從下達采購訂單到供應商確認訂單的時間間隔。2.評估方法定期收集采購相關數據，按照評估指標進行計算和分析。數據來源包括采購訂單、驗收報告、付款記錄、供應商反饋等。采用定性與定量相結合的方法進行評估。對于一些無法直接量化的指標，如供應商合作滿意度、采購服務質量等，通過問卷調查、訪談等方式進行定性評估。與同行業先進水平進行對比分析，找出公司采購工作存在的差距和不足，明確改進方向。3.評估結