監理公司臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司臺賬管理，規范臺賬的建立、使用和保存，確保公司各類信息的準確記錄、有效傳遞和妥善保管，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目監理部。（三）管理原則1.真實性原則：臺賬記錄應如實反映公司各項業務活動和工作情況，確保數據真實可靠。2.完整性原則：涵蓋公司運營管理的各個方面，保證臺賬內容全面、完整，不遺漏重要信息。3.及時性原則：及時記錄和更新臺賬信息，保證信息的時效性，以便為公司決策提供準確依據。4.規范性原則：明確臺賬的格式、內容要求和填寫規范，確保臺賬的標準化和規范化。5.保密性原則：涉及公司機密和敏感信息的臺賬，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、臺賬分類及內容（一）行政辦公類1.文件管理臺賬記錄公司各類文件的收發、傳閱、歸檔情況，包括文件名稱、文號、發文部門、收文日期、傳閱范圍、處理結果等信息。對重要文件的批示、督辦情況進行詳細記錄，確保文件得到及時有效的處理。2.會議管理臺賬登記公司各類會議的基本信息，如會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員、會議議題、會議決議等。跟蹤會議決議的執行情況，記錄責任部門、完成時間和執行結果，確保會議精神得到貫徹落實。3.辦公用品管理臺賬記錄辦公用品的采購、領用、庫存情況，包括辦公用品名稱、規格、型號、數量、采購日期、領用日期、領用部門、領用人等信息。定期盤點辦公用品庫存，確保賬實相符，并根據庫存情況及時提出采購計劃。4.固定資產管理臺賬詳細登記公司固定資產的購置、驗收、使用、折舊、維修、處置等情況，包括固定資產名稱、類別、型號、購置日期、購置金額、使用部門、使用人、折舊方法、折舊年限、維修記錄、處置日期、處置方式、處置收入等信息。定期對固定資產進行清查盤點，核實資產的實際狀況，確保固定資產的安全完整。（二）人力資源類1.員工信息臺賬記錄員工的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、學歷、學位、專業、入職日期、離職日期、勞動合同期限、崗位名稱、薪資待遇等。動態更新員工的崗位變動、薪資調整、培訓記錄、考核結果等信息，為公司人力資源管理提供全面的數據支持。2.考勤管理臺賬記錄員工的出勤情況，包括正常出勤、遲到、早退、曠工、請假（病假、事假、年假、婚假、產假、陪產假、喪假等）、加班等信息。每月對考勤數據進行匯總統計，生成考勤報表，作為員工工資核算、績效考評的依據。3.培訓管理臺賬登記員工參加各類培訓的情況，包括培訓名稱、培訓日期、培訓地點、培訓講師、培訓內容、參加人員、培訓時長、培訓效果評估等信息。跟蹤員工培訓后的工作表現和技能提升情況，為員工職業發展規劃提供參考。4.績效考核臺賬記錄員工績效考核的各項指標完成情況、考核得分、考核等級、考核日期等信息。對績效考核結果進行分析總結，為員工的薪酬調整、晉升、獎勵、培訓等提供依據。（三）財務管理類1.費用報銷臺賬詳細記錄公司員工的費用報銷情況，包括報銷日期、報銷人、報銷事項、報銷金額、發票號碼、審批流程等信息。定期對費用報銷數據進行統計分析，監控費用支出情況，發現異常及時預警。2.資金收支臺賬登記公司資金的收入和支出情況，包括收入來源（如項目回款、借款、投資收益等）、收入金額、收入日期、支出用途（如材料采購、人員工資、辦公費用等）、支出金額、支出日期等信息。每日更新資金收支臺賬，確保公司資金動態清晰可查，為資金預算和資金管理提供數據支持。3.稅務管理臺賬記錄公司各項稅費的申報、繳納情況，包括稅種、申報日期、申報金額、繳納日期、繳納金額等信息。整理和保存稅務相關資料，如發票、納稅申報表、稅務審計報告等，確保公司稅務合規。（四）項目管理類1.項目基本信息臺賬對公司承接的每個項目進行詳細登記，包括項目名稱、項目地點、項目規模、項目業主、項目監理服務期限、項目總投資、監理合同金額等信息。記錄項目的立項、審批、備案等相關文件信息，為項目管理提供基礎數據。2.項目監理人員臺賬明確每個項目的監理人員配備情況，包括監理人員姓名、性別、年齡、專業、職稱、崗位職務、入職項目時間、離職項目時間等信息。跟蹤監理人員在項目中的工作表現和考核情況，為人員調配和項目管理提供參考。3.項目文檔管理臺賬記錄項目監理過程中產生的各類文檔資料，如監理規劃、監理細則、監理月報、監理日志、會議紀要、工程變更文件、質量驗收報告、安全檢查記錄等。按照文檔類別和時間順序進行分類整理，確保項目文檔資料的完整性和可追溯性。4.項目進度管理臺賬詳細記錄項目的進度計劃安排和實際進展情況，包括項目總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃，以及各分項工程的實際開工日期、完成日期、延誤天數等信息。對項目進度偏差進行分析，及時采取措施進行調整，確保項目按時完成。5.項目質量管理臺賬記錄項目質量控制情況，包括質量檢驗批驗收記錄、分項工程驗收記錄、分部工程驗收記錄、單位工程驗收記錄等。統計質量問題的發生頻率、類型和處理情況，分析質量趨勢，采取有效措施提高項目質量。6.項目安全管理臺賬登記項目安全管理工作的開展情況，包括安全檢查記錄、隱患排查治理情況、安全教育培訓記錄、安全事故處理情況等。對項目安全風險進行評估和監控，確保項目施工安全。三、臺賬建立與登記（一）臺賬建立要求1.各部門應根據本制度規定的臺賬分類及內容要求，結合工作實際，確定本部門需要建立的臺賬種類。2.臺賬應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行記錄，確保數據的安全性和可查閱性。電子文檔應定期進行備份，紙質文檔應妥善保管，防止丟失、損壞。3.臺賬的格式應規范統一，內容應清晰完整，便于填寫、查詢和統計分析。對于有固定格式要求的臺賬，應嚴格按照格式進行填寫；對于無固定格式要求的臺賬，應保持記錄內容的一致性和連貫性。（二）臺賬登記流程1.各部門指定專人負責臺賬的登記工作，確保臺賬記錄的及時性和準確性。2.臺賬登記人員應根據業務發生的實際情況，按照規定的格式和內容要求，及時、準確地記錄相關信息。登記過程中應認真核對數據，確保數據的真實性和完整性。3.對于涉及多個部門或多個環節的業務信息，相關部門應加強溝通協調，確保臺賬記錄的一致性。例如，項目管理類臺賬中涉及監理人員配備、項目文檔管理、進度管理、質量管理、安全管理等多個方面的信息，各相關部門應及時共享數據，避免出現信息孤島。4.臺賬登記完成后，登記人員應在臺賬上簽字確認，并注明登記日期。對于電子臺賬，應設置權限管理，確保只有授權人員能夠進行修改和刪除操作。四、臺賬使用與查詢（一）使用要求1.公司各部門應充分利用臺賬信息，為日常工作決策、業務管理、績效考核等提供數據支持。例如，人力資源部門可根據員工信息臺賬和績效考核臺賬進行人員招聘、晉升、薪酬調整等決策；財務管理部門可根據費用報銷臺賬和資金收支臺賬進行成本控制和資金管理；項目管理部門可根據項目基本信息臺賬、項目進度管理臺賬、項目質量管理臺賬等進行項目策劃、進度監控、質量把控等工作。2.在使用臺賬信息時，應確保信息的準確性和可靠性。如需對臺賬數據進行分析、匯總或引用，應進行必要的審核和驗證，避免因數據錯誤導致工作失誤。3.涉及公司機密和敏感信息的臺賬，應嚴格按照公司保密制度進行使用和管理，未經授權不得對外提供或泄露。（二）查詢權限1.公司員工根據工作需要，經所在部門負責人批準后，可查詢與本人工作相關的臺賬信息。例如，項目監理人員可查詢項目文檔管理臺賬、項目進度管理臺賬、項目質量管理臺賬等；財務人員可查詢費用報銷臺賬、資金收支臺賬等。2.部門負責人有權查詢本部門的所有臺賬信息，以便全面了解部門工作情況，進行工作安排和管理決策。3.公司管理層根據工作需要，經公司總經理批準后，可查詢公司范圍內的相關臺賬信息，為公司整體運營管理提供決策依據。4.對于因工作需要跨部門查詢臺賬信息的情況，應經相關部門負責人同意，并辦理必要的審批手續。五、臺賬審核與監督（一）審核要求1.各部門應定期對本部門的臺賬進行自查審核，確保臺賬記錄的準確性、完整性和規范性。自查審核工作應由部門負責人組織實施，審核結果應形成書面報告。2.公司財務部門應定期對財務管理類臺賬進行審核，重點檢查費用報銷、資金收支、稅務管理等方面的合規性和準確性。審核過程中如發現問題，應及時通知相關部門進行整改。3.公司審計部門應定期對公司各類臺賬進行審計監督，檢查臺賬管理制度的執行情況，發現問題及時提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。（二）監督措施1.公司建立臺賬管理監督機制，對各部門臺賬管理工作進行不定期抽查。抽查內容包括臺賬的建立情況、登記情況、使用情況、審核情況等。2.對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括責令改正、通報批評、扣發績效獎金等；對于因臺賬管理不善導致公司利益受損或造成嚴重后果的，將依法追究相關人員的責任。3.鼓勵員工對臺賬管理工作中的問題進行監督和舉報，對于提供有效線索和建議的員工，公司將給予適當的獎勵。六、臺賬保存與歸檔（一）保存期限1.行政辦公類臺賬中，文件管理臺賬、會議管理臺賬、辦公用品管理臺賬、固定資產管理臺賬等應長期保存，以備查閱。2.人力資源類臺賬中，員工信息臺賬、考勤管理臺賬、培訓管理臺賬、績效考核臺賬等應保存至員工離職后[X]年，以滿足勞動法律法規和公司管理的需要。3.財務管理類臺賬中，費用報銷臺賬、資金收支臺賬、稅務管理臺賬等應按照國家財務會計制度規定的期限進行保存，一般為[X]年。4.項目管理類臺賬中，項目基本信息臺賬、項目監理人員臺賬、項目文檔管理臺賬、項目進度管理臺賬、項目質量管理臺賬、項目安全管理臺賬等應在項目竣工驗收合格后保存[X]年，以確保項目資料的完整性和可追溯性。（二）歸檔要求1.臺賬保存期滿后，由各部門按照公司檔案管理規定進行歸檔處理。歸檔過程中應確保臺賬資料的完整性和準確性，對紙質文檔進行分類整理、裝訂成冊，并編制檔案目錄；對電子文