藥品靜物道具管理制度一、總則1.目的為加強公司藥品靜物道具的管理，規范道具的采購、使用、保管、維護及報廢等流程，確保道具的安全、完整與有效使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及藥品靜物道具的部門和人員，包括但不限于研發部門、市場部門、培訓部門、陳列展示區域等。3.定義本制度所稱藥品靜物道具，是指用于展示藥品外觀、劑型、規格等特征，輔助藥品相關培訓、宣傳推廣、陳列布置等活動的物品，如藥品模型、仿制藥包裝、展示架、燈光設備等。二、管理職責1.采購部門負責根據各部門需求，制定藥品靜物道具采購計劃，選擇合格供應商進行采購。確保所采購的道具符合質量要求，按時到貨，并辦理相關驗收手續。2.使用部門提出藥品靜物道具的需求申請，明確道具的規格、數量、用途等信息。負責道具的日常使用、保管，確保道具的正常使用和安全，及時反饋道具使用過程中的問題。按照規定對道具進行定期盤點，協助做好道具的維護、維修及報廢等工作。3.資產管理部門負責建立藥品靜物道具臺賬，記錄道具的采購、領用、使用、保管、維修、報廢等情況。定期組織對道具進行清查盤點，確保賬實相符。監督檢查各部門對道具的管理情況，對違規行為進行糾正和處理。4.質量控制部門對采購的藥品靜物道具進行質量抽檢，確保道具符合相關質量標準和使用要求。參與道具的驗收工作，對驗收過程中發現的質量問題提出處理意見。5.財務部門負責審核藥品靜物道具采購費用的預算和報銷，確保費用支出的合理性和合規性。對道具的采購成本進行核算和分析，提供相關財務數據支持。三、采購管理1.采購計劃使用部門應根據工作需要，提前[X]個工作日填寫《藥品靜物道具采購申請表》，詳細說明道具名稱、規格、數量、用途、預計采購時間等信息，經部門負責人審核后提交采購部門。采購部門匯總各部門采購申請，結合庫存情況，制定年度、季度和月度藥品靜物道具采購計劃，并報分管領導審批。2.供應商選擇采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行評估和審核，選擇優質供應商合作。對于新的供應商，采購部門應進行實地考察，索取相關資質證明文件，如營業執照、生產許可證、產品質量檢驗報告等，并進行資質審核。3.采購合同采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同應報法律合規部門審核，確保合同的合法性和有效性。4.采購驗收道具到貨后，采購部門應及時通知使用部門、資產管理部門和質量控制部門共同進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關質量標準，對道具的數量、規格、型號、外觀、質量等進行檢查，填寫《藥品靜物道具驗收單》。對于驗收合格的道具，驗收人員應簽字確認；對于驗收不合格的道具，應及時與供應商溝通協商，要求其更換或退貨，并做好記錄。四、使用管理1.領用登記使用部門根據實際需要，填寫《藥品靜物道具領用申請表》，經部門負責人審批后到資產管理部門辦理領用手續。資產管理部門按照審批后的申請表發放道具，并在臺賬上記錄領用日期、領用人、道具名稱、規格、數量等信息。2.使用規范使用人員應按照道具的使用說明書和操作規程正確使用道具，不得擅自更改道具的結構和用途。在使用過程中，如發現道具存在損壞、故障等問題，應及時停止使用，并報告資產管理部門和使用部門負責人。使用部門應定期對道具進行清潔、保養，確保道具的整潔和完好。3.借用管理因工作需要，道具在部門之間借用時，借用部門應填寫《藥品靜物道具借用申請表》，注明借用原因、借用時間、歸還時間等信息，經借出部門和借入部門負責人審批后，到資產管理部門辦理借用手續。資產管理部門應在臺賬上記錄借用情況，并跟蹤道具的歸還情況。借用期滿后，借入部門應及時歸還道具，如有損壞或丟失，應照價賠償。4.歸還注銷使用完畢或借用期滿后，使用人員應將道具歸還資產管理部門，并辦理歸還手續。資產管理部門對歸還的道具進行檢查，如發現有損壞或丟失，應按照規定追究使用人員的責任。對于不再使用或已報廢的道具，資產管理部門應及時辦理注銷手續，并在臺賬上進行記錄。五、保管管理1.保管場所公司應設立專門的藥品靜物道具保管倉庫，倉庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保道具的安全存放。道具應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。對于特殊要求的道具，如易燃易爆、有毒有害等道具，應按照相關規定進行單獨存放和管理。2.保管人員職責倉庫保管人員負責藥品靜物道具的日常保管工作，定期對道具進行盤點、檢查，確保道具的數量準確、質量完好。保管人員應做好倉庫的清潔衛生工作，保持倉庫環境整潔。嚴格遵守倉庫管理制度，不得擅自允許無關人員進入倉庫。3.庫存盤點資產管理部門應定期組織對藥品靜物道具進行庫存盤點，盤點周期為[X]個月。盤點人員應認真核對道具的數量、規格、型號等信息，填寫《藥品靜物道具盤點表》。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行調整。對于盤盈或盤虧的道具，應按照規定進行處理。六、維護管理1.維護計劃使用部門應根據道具的使用頻率和狀況，制定年度藥品靜物道具維護計劃，明確維護內容、維護時間、維護責任人等信息。維護計劃應報資產管理部門備案。2.維護實施維護責任人應按照維護計劃對道具進行維護，確保道具的正常使用和性能良好。對于簡單的維護工作，維護責任人可自行進行；對于復雜的維護工作，應聯系專業維修人員進行維修。在維護過程中，應做好記錄，包括維護時間、維護內容、維修更換的零部件等信息。3.維修記錄資產管理部門應建立藥品靜物道具維修記錄檔案，記錄每次維修的情況，包括維修時間、維修原因、維修費用、維修人員等信息。維修記錄檔案應妥善保管，以便查詢和統計分析。七、報廢管理1.報廢鑒定藥品靜物道具出現下列情況之一的，可申請報廢：已超過使用年限，且無法正常使用或維修的；因損壞嚴重，無法修復或修復成本過高的；因技術更新換代，已無使用價值的；其他符合報廢條件的情況。使用部門填寫《藥品靜物道具報廢申請表》，詳細說明道具報廢原因、購置時間、使用情況等信息，并附上相關證明材料，報資產管理部門審核。資產管理部門組織相關人員對申請報廢的道具進行鑒定，確認是否符合報廢條件。2.報廢審批經鑒定符合報廢條件的道具，由資產管理部門填寫《藥品靜物道具報廢審批表》，報分管領導審批。分管領導審批同意后，方可進行報廢處理。3.報廢處理對于批準報廢的道具，資產管理部門應按照相關規定進行處理，如變賣、捐贈、銷毀等。在報廢處理過程中，應做好記錄，包括報廢時間、報廢方式、處理收入等信息。財務部門應根據報廢處理記錄，及時進行賬務處理。八、監督檢查1.定期檢查資產管理部門應定期對各部門藥品靜物道具的管理情況進行檢查，檢查內容包括道具的采購、使用、保管、維護、報廢等環節。檢查人員應填寫《藥品靜物道具管理檢查記錄表》，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.專項檢查根據工作需要，公司可組織對藥品靜物道具管理進行專項檢查，重點檢查道具管理的合規性、安全性、有效性等方面。專項檢查結束后，應形成專項檢查報告，對檢查中發現的問題進行分析總結，并提出改進措施和建議。3