研發樣品采購管理制度總則目的為規范公司研發樣品采購流程，確保采購活動的順利進行，保證研發工作的正常開展，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各研發項目所需樣品的采購活動，包括但不限于原材料、零部件、成品等。基本原則1.按需采購原則：根據研發項目的實際需求，合理確定采購數量和規格，避免盲目采購。2.質量優先原則：確保所采購樣品的質量符合研發要求，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.合規合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購過程的合法性和合規性。職責分工研發部門1.提出樣品需求：根據研發項目的進展情況，及時準確地提出樣品采購需求，明確樣品的規格、數量、質量要求等。2.參與供應商選擇：協助采購部門對供應商進行評估和選擇，提供技術支持和建議。3.驗收樣品：負責對采購回來的樣品進行驗收，確保樣品符合研發要求，并填寫驗收報告。采購部門1.制定采購計劃：根據研發部門的需求，結合庫存情況，制定合理的采購計劃，明確采購時間、采購數量、采購預算等。2.選擇供應商：通過多種渠道尋找合適的供應商，對供應商進行評估和篩選，建立合格供應商名錄，并定期進行更新。3.簽訂采購合同：與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性和有效性。4.跟蹤采購進度：及時了解采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保樣品按時、按質、按量采購回來。質量部門1.制定質量標準：根據研發要求和相關標準，制定樣品的質量驗收標準，為驗收工作提供依據。2.參與供應商評估：對供應商的質量管理體系進行評估，確保供應商具備提供符合質量要求樣品的能力。3.監督驗收過程：對研發部門的樣品驗收工作進行監督，確保驗收過程的公正性和準確性。財務部門1.審核采購預算：對采購計劃的預算進行審核，確保采購費用在預算范圍內。2.支付貨款：根據采購合同和驗收報告，及時支付供應商貨款，確保公司信用。采購流程需求提出1.研發人員根據項目需求填寫《研發樣品采購申請表》，詳細說明樣品的名稱、規格、數量、質量要求、預計到貨時間等信息，并提交給部門負責人審批。2.部門負責人對申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性后，簽字批準并提交給采購部門。采購計劃制定1.采購部門收到《研發樣品采購申請表》后，結合庫存情況進行分析，制定采購計劃。采購計劃應明確采購的樣品名稱、規格、數量、采購時間、采購預算、供應商選擇范圍等內容。2.采購計劃經采購部門負責人審核后，報財務部門審核采購預算。財務部門審核通過后，采購計劃生效。供應商選擇1.采購人員根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.采購人員對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的相關信息，包括公司概況、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等，并填寫《供應商信息登記表》。3.采購部門組織研發部門、質量部門等相關人員對潛在供應商進行評估。評估內容包括供應商的資質、生產能力、質量管理體系、產品質量、價格競爭力、交貨期、售后服務等方面。評估人員根據評估結果填寫《供應商評估表》，并給出評估意見。4.根據評估結果，采購部門選擇得分較高的供應商作為候選供應商，并與其進行溝通和洽談，了解其產品價格、交貨期、付款方式等具體情況。5.采購部門組織相關人員與候選供應商進行商務談判，確定最終的采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款，并簽訂采購合同。采購訂單下達1.采購人員根據采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購的樣品名稱、規格、數量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等信息，并發送給供應商。2.供應商收到采購訂單后，確認訂單內容，并簽字蓋章后回傳給采購部門。采購跟蹤與催貨1.采購人員定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，了解樣品的生產進度、質量狀況、交貨期等信息。2.如發現供應商可能無法按時交貨或出現質量問題，采購人員應及時與供應商溝通協調，要求其采取措施解決問題，并向采購部門負責人匯報。3.對于重要的采購訂單，采購部門負責人應親自跟蹤，確保采購任務的順利完成。樣品驗收1.樣品到貨前，采購人員應通知研發部門和質量部門做好驗收準備工作。2.樣品到貨后，采購人員及時通知研發部門和質量部門進行驗收。驗收人員按照質量驗收標準對樣品的規格、數量、質量等進行檢查，并填寫《樣品驗收報告》。3.如樣品驗收合格，驗收人員在《樣品驗收報告》上簽字確認；如樣品驗收不合格，驗收人員應詳細記錄不合格情況，并及時通知采購部門與供應商協商解決。付款結算1.采購部門根據采購合同和樣品驗收報告，填寫《付款申請單》，附上相關的發票、合同等資料，提交給財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，確認無誤后，按照公司的財務制度和付款流程進行付款。供應商管理供應商開發1.采購部門定期收集供應商信息，建立供應商信息庫。信息庫應包括供應商的基本情況、產品信息、價格信息、交貨期、售后服務等內容。2.根據公司的業務需求和采購計劃，采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。3.采購部門對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的相關信息，并填寫《供應商信息登記表》。4.采購部門組織研發部門、質量部門等相關人員對潛在供應商進行評估。評估內容包括供應商的資質、生產能力、質量管理體系、產品質量、價格競爭力、交貨期、售后服務等方面。評估人員根據評估結果填寫《供應商評估表》，并給出評估意見。5.根據評估結果，采購部門選擇得分較高的供應商作為候選供應商，并與其進行溝通和洽談，了解其產品價格、交貨期、付款方式等具體情況。6.采購部門組織相關人員與候選供應商進行商務談判，確定最終的合作關系，并簽訂合作協議。供應商評估1.采購部門定期對供應商進行評估，評估周期為每年一次。評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。2.采購人員收集供應商的相關數據，如產品檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等，并填寫《供應商評估表》。3.采購部門組織研發部門、質量部門等相關人員對供應商評估表進行審核和分析，給出評估意見。4.根據評估結果，采購部門對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優惠政策；對于不合格供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。供應商激勵與約束1.公司建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先付款、提供技術支持等。2.公司建立供應商約束機制，對違反合同約定或產品質量出現問題的供應商，采取相應的懲罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消合作資格等。3.采購部門定期與供應商進行溝通和交流，了解供應商的需求和意見，共同解決合作過程中出現的問題，建立良好的合作關系。采購風險管理風險識別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.采購人員通過收集市場信息、分析供應商情況、關注產品質量動態、審查合同條款、跟蹤付款進度等方式，及時發現潛在的風險因素。風險評估1.采購部門對識別出的風險進行評估，評估風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，將風險分為高風險、中風險、低風險三個等級。風險應對1.對于高風險，采購部門應制定詳細的應對措施，如尋找多個供應商、簽訂風險分擔條款、購買保險等，降低風險發生的可能性和影響程度。2.對于中風險，采購部門應采取適當的措施進行監控和管理，如加強供應商管理、定期進行質量檢驗、跟蹤合同執行情況等，及時發現并解決問題。3.對于低風險，采購部門可采取一般的管理措施，如保持關注、定期溝通等，確保風險處于可控狀態。風險監控