藝術學校檔案管理制度總則目的為加強藝術學校檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學校管理水平和工作效率，依據國家有關法律法規及檔案管理的相關規定，結合學校實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于藝術學校各部門及全體教職員工、學生在工作、學習等活動中形成的各類檔案的管理。檔案定義本制度所稱檔案，是指藝術學校在教學、管理、科研、創作、演出等各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則1.集中統一管理原則：學校檔案工作實行集中統一管理，由學校綜合檔案室負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。2.真實性原則：確保檔案內容真實、準確地反映學校各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集學校工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學校各項工作提供便捷的服務。檔案管理機構及職責綜合檔案室1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定學校檔案管理規章制度并組織實施。2.負責全校各類檔案的集中統一管理，接收、整理、保管、鑒定、統計和提供利用檔案。3.指導和監督學校各部門的檔案工作，開展檔案業務培訓和宣傳工作。4.參與學校重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和規范。5.推進檔案信息化建設，提高檔案管理的現代化水平。各部門檔案管理職責1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.按照學校檔案管理規定，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極配合綜合檔案室開展檔案業務工作，接受綜合檔案室的指導和監督。檔案的分類與編號檔案分類1.黨群類：包括學校黨組織、工會、共青團等組織在工作中形成的文件材料。2.行政類：學校行政管理工作中形成的文件材料，如學校文件、會議記錄、工作計劃與總結等。3.教學類：教學管理、教學實踐、教學研究等活動中形成的文件材料，如教學計劃、教案、學生成績等。4.學生類：學生個人檔案、學籍管理、獎懲情況等相關材料。5.科研類：學校科研項目申報、研究過程、成果鑒定等方面的文件材料。6.基建類：學?；窘ㄔO項目從立項到竣工驗收全過程形成的文件材料，如項目審批文件、設計圖紙、施工資料等。7.設備類：學校購置、使用、維護設備過程中產生的文件材料，如設備采購合同、設備清單、維修記錄等。8.財務類：學校財務預算、決算、會計憑證、報表等財務工作文件材料。9.聲像類：學校在教學、管理、宣傳等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.實物類：學校獲得的各類獎杯、獎牌、證書、印章等實物檔案。檔案編號1.綜合檔案室對各類檔案進行統一編號，編號應遵循唯一性、系統性和穩定性原則。2.編號方法采用“年度類別順序號”的結構。例如：2023教學001，表示2023年形成的教學類第1份檔案。3.對于聲像類和實物類檔案，在編號后應附加簡要說明，以便于識別和管理。檔案的收集與整理收集范圍1.學校各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料、實物等。2.學校教職員工在教學、科研、創作等工作中形成的個人業務檔案，如教案、科研成果、藝術作品等。3.學校學生在學習過程中產生的各類檔案材料，如入學登記表、成績單、畢業論文等。收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照規定的時間和范圍及時收集本部門的檔案材料，并確保材料的齊全、完整、真實。2.對重要活動和項目形成的檔案材料，應在活動結束或項目完成后及時收集歸檔，不得延誤。3.對于電子文件，應按照學校電子文件管理規定進行收集，確保文件格式規范、內容完整，并做好備份工作。整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。3.整理歸檔的文件材料應符合國家有關檔案整理的標準和規范。整理方法1.分類：按照檔案分類方案對收集到的檔案材料進行分類。2.裝訂：對紙質文件進行裝訂，去除金屬物，破損文件應進行修復。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限等項目，以便于查找和管理。4.裝盒：將整理好的檔案文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關信息。檔案的保管保管場所1.綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，確保檔案的安全保管。保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校和社會有長遠利用價值的檔案，應永久保管。3.長期保管：保管期限為30年的檔案，主要是學校在一定時期內具有查考利用價值的文件材料。4.短期保管：保管期限為10年的檔案，是學校在較短時間內需要查考利用的文件材料。檔案存放1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行有序存放，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，確保電子檔案的安全存儲和快速檢索。3.實物檔案應妥善保管，設立專門的實物陳列室或專柜進行存放，并做好登記和標識工作。檔案保管檢查1.綜合檔案室應定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管環境等。2.發現檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況時，應及時采取措施進行修復和處理，確保檔案的安全和完整。3.對檔案保管檢查情況應做好記錄，發現問題及時整改，并向上級領導報告。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織學校成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關部門兼職檔案員及業務骨干組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。鑒定原則1.依據國家有關檔案鑒定的標準和規定，結合學校實際情況，對檔案的保存價值進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從學校工作的實際需要出發，準確判定檔案的價值。鑒定內容1.檔案的內容是否反映學校的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案的保存價值大小，包括對學校工作的查考利用價值、對社會的參考價值等。3.檔案是否已失去保存意義，如重復文件、已過時效的文件等。鑒定程序1.檔案鑒定小組對擬鑒定的檔案進行逐卷審查，提出初步鑒定意見。2.對初步鑒定意見進行集體討論，形成最終鑒定結論，并填寫檔案鑒定表。3.根據鑒定結論，確定檔案的存毀范圍。銷毀程序1.對已確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的檔號、題名、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊經檔案鑒定小組負責人審核簽字后，報學校主管領導批準。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應及時清理現場，確保銷毀工作徹底完成。檔案的利用利用原則1.遵循保密規定，確保檔案信息的安全，防止檔案內容泄露。2.以服務學校工作為宗旨，積極為教學、管理、科研、創作等活動提供檔案信息支持。3.按照規定的程序和手續辦理檔案利用手續，確保檔案利用工作規范有序。利用范圍1.學校教職員工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關檔案。2.學生因學籍管理、畢業實習、論文寫作等需要，可查閱本人檔案及相關教學檔案。3.校外單位因工作需要，經學校批準，可查閱與本單位業務相關的檔案。利用手續1.校內人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱及檔號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理利用手續。2.校外單位查閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容等，經學校主管領導批準后，由綜合檔案室安排專人負責查閱，并做好查閱記錄。3.借閱檔案一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。利用方式1.查閱：利用者可在綜合檔案室查閱檔案原件或復印件，查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：根據利用者的需求，綜合檔案室可提供檔案原件借閱服務，但應嚴格控制借閱范圍和期限。3.復制：對于不宜查閱或借閱的檔案，利用者可申請復制檔案內容，綜合檔案室應按照規定提供復制服務，并加蓋檔案證明章。檔案信息化管理信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為學校各項工作提供便捷、高效的檔案信息服務。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息在傳輸和存儲過程中出現泄露和損壞。信息化管理內容1.檔案數字化：對學校現有的紙質檔案進行數字化處理，將其轉換為電子文件進行存儲和管理。2.電子文件管理：規范學校電子文件的形成、收集、整理、歸檔等工作流程，確保電子文件的真實、完整、可用。3.檔案信息系統建設：開發或選用適合學校檔案管理需求的信息系統，實現檔案的分類管理、檢索查詢、借閱登記、統計分析等功能。4.數據備份與安全：定期對檔案信息系統中的數據進行備份，確保數據的安全性和可靠性。同時，采取有效的安全防護措施，防止網絡攻擊、病毒感染等安全事件的發生。信息化管理要求1.加強檔案信息化人才隊伍建設，提高檔案管理人員的信息化技能和業務水平。2.建立健全檔案信息化管理制度，規范檔案信息化工作流程，確保檔案信息化管理工作的規范有序進行。3.積極推進檔案信息資源共享，促進檔案信息在學校內部各部門之間的有效利用，為學校的教學、管理、科研等工作提供有力支持。檔案管理的監督與考核監督機制1.學校建立檔案管理監督機制，定期對各部門檔案管理工作進行檢查和指導，確保檔案管理工作符合規定要求。2.綜合檔案室負責對全校檔案管理工作進行日常監督，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤督促整改落實情況。3.學校紀檢監察部門對檔案管理工作中的違規違紀行為進行監督檢查，嚴肅查處違法違規行為。考核辦法1.制定檔案管理工作考核指標體系，對各部門檔案管理工作進行量化考核?？己酥笜税n案收集、整理、保管、利用、信息化建設等方面的工作質量和效率。2.檔案管理工作考核