米業(yè)公司存貨管理制度一、總則（一）目的為加強本米業(yè)公司存貨管理，規(guī)范存貨采購、驗收、儲存、保管、領用、盤點等環(huán)節(jié)的操作流程，確保存貨安全完整，提高存貨運營效率，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及下屬各分公司、子公司涉及存貨管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：存貨管理活動必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.準確性原則：存貨的各項記錄、數據應準確無誤，保證賬實相符。3.安全性原則：確保存貨在采購、儲存、使用等過程中的安全，防止損壞、變質、丟失等情況發(fā)生。4.效益性原則：在保證存貨滿足生產經營需要的前提下，合理控制存貨庫存水平，降低存貨成本，提高資金使用效率。二、職責分工（一）采購部門1.負責根據生產經營需求，編制存貨采購計劃，選擇合格供應商，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時協調解決采購過程中的問題。3.負責與供應商溝通，辦理采購退貨、換貨等相關事宜。（二）倉儲部門1.負責存貨的驗收、入庫、存儲、保管、發(fā)放等工作。2.建立健全存貨保管賬冊，定期進行存貨盤點，確保賬實相符。3.對存貨的存儲條件進行監(jiān)控，保證存貨質量不受影響。4.負責存貨倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。（三）生產部門1.根據生產計劃，合理安排存貨的領用，確保生產順利進行。2.在生產過程中，對存貨的使用情況進行監(jiān)督，避免浪費。3.定期對生產過程中產生的廢料、邊角料等進行清理和核算。（四）財務部門1.負責制定存貨核算辦法，進行存貨的賬務處理，定期編制存貨報表。2.參與存貨采購計劃的審核，對存貨成本進行核算和控制。3.負責對存貨盤點結果進行監(jiān)督和審核，對盤盈、盤虧等情況進行賬務處理。4.根據存貨管理情況，進行財務分析，為公司決策提供依據。（五）質量檢驗部門1.負責對采購的存貨進行質量檢驗，確保入庫存貨符合質量標準。2.在生產過程中，對使用的存貨進行質量抽檢，防止不合格產品流入下道工序。3.對存貨質量問題進行調查和分析，提出處理建議。三、存貨采購管理（一）采購計劃編制1.各部門應根據年度生產經營計劃、銷售預測等，提前向采購部門提出存貨需求計劃。2.采購部門結合現有存貨庫存水平、安全庫存等因素，綜合編制季度、月度存貨采購計劃。采購計劃應明確存貨名稱、規(guī)格型號、數量、預計到貨時間等內容。3.采購計劃需經相關部門審核，包括生產部門、財務部門等，確保計劃的合理性和可行性。審核通過后的采購計劃報公司領導審批后執(zhí)行。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商評估體系，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行綜合評估。2.定期對供應商進行實地考察，收集相關資料，建立供應商檔案。檔案內容應包括供應商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證文件、業(yè)績情況、聯系方式等。3.根據供應商評估結果，選擇合格的供應商，并與之簽訂采購框架協議。框架協議應明確雙方的權利義務、采購產品的規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式、質量標準、售后服務等條款。4.對供應商進行動態(tài)管理，定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格等情況進行評估。對于表現不佳的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（三）采購合同簽訂與執(zhí)行1.采購部門根據采購計劃和確定的供應商，起草采購合同。采購合同應符合法律法規(guī)要求，條款清晰、明確，避免出現模糊不清或歧義的表述。2.采購合同經法務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后的采購合同，由采購部門與供應商簽訂。3.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應商的生產進度、發(fā)貨情況等。對于可能影響交貨期的問題，提前與供應商溝通協調，采取相應措施確保按時交貨。4.如因供應商原因導致交貨延遲、產品質量不合格等問題，采購部門應按照采購合同的約定，追究供應商的違約責任，要求其承擔相應的賠償責任。（四）采購驗收1.采購的存貨到貨后，采購部門應及時通知倉儲部門和質量檢驗部門進行驗收。2.倉儲部門負責對存貨的數量、規(guī)格、型號、外觀等進行驗收，核對送貨單與采購合同是否一致。3.質量檢驗部門負責對存貨的質量進行檢驗，按照相關質量標準進行抽檢或全檢。檢驗合格的存貨出具檢驗報告，不合格的存貨及時通知采購部門與供應商協商處理。4.驗收過程中發(fā)現的問題，如數量短缺、質量不合格、規(guī)格不符等，應及時記錄并反饋給采購部門。采購部門負責與供應商溝通，要求其在規(guī)定時間內解決問題。5.只有驗收合格的存貨才能辦理入庫手續(xù)。驗收記錄應妥善保存，作為存貨管理的重要依據。四、存貨儲存管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據存貨的種類、特性、儲存要求等，合理規(guī)劃倉庫布局。倉庫應劃分為不同的區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、不合格品區(qū)等，并設置明顯的標識。2.對不同區(qū)域的存貨進行分類存放，便于管理和查找。例如，大米應按照品種、等級、產地等進行分區(qū)存放；包裝材料應按照類型、規(guī)格等分類擺放。3.倉庫內應設置必要的貨架、貨柜等儲存設備，確保存貨存放整齊、有序。同時，要合理安排通道，保證貨物搬運和人員通行順暢。（二）存貨入庫1.倉儲部門根據驗收合格的存貨，辦理入庫手續(xù)。入庫時，應核對存貨的名稱、規(guī)格、數量、質量等信息與驗收報告是否一致，并在存貨保管賬冊上進行詳細記錄。2.對于貴重物品、易燃易爆物品、有毒有害物品等特殊存貨，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.入庫后的存貨應及時進行標識，注明存貨名稱、規(guī)格、批次、入庫日期等信息，以便于識別和管理。（三）存貨保管1.倉儲部門應定期對存貨進行巡查，檢查存貨的存儲狀況，如是否有損壞、變質、受潮、被盜等情況。發(fā)現問題及時采取措施處理，并記錄相關情況。2.根據存貨的特性，采取相應的保管措施。例如，大米應存放在干燥、通風的倉庫內，避免陽光直射；對于易受蟲害的存貨，應定期進行防蟲處理。3.倉庫應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、害蟲等對存貨造成污染。4.加強倉庫的安全管理，配備必要的消防設備、防盜設備等，確保倉庫安全。嚴禁無關人員進入倉庫，倉庫管理人員離開倉庫時應關好門窗、切斷電源。（四）存貨出庫1.生產部門、銷售部門等根據實際需要，填寫存貨領用申請表或發(fā)貨通知單，注明領用存貨的名稱、規(guī)格、數量、用途等信息，并經相關負責人審批后交倉儲部門。2.倉儲部門根據審批后的領用申請表或發(fā)貨通知單，辦理存貨出庫手續(xù)。出庫時，應核對領用部門、領用數量等信息與申請單是否一致，并在存貨保管賬冊上進行記錄。3.對于銷售發(fā)貨，倉儲部門應按照銷售合同的約定，及時組織發(fā)貨，并確保發(fā)貨數量準確、包裝完好。發(fā)貨后，應及時通知財務部門開具發(fā)票、辦理收款等手續(xù)。4.存貨出庫后，倉儲部門應及時更新存貨標識，注明出庫日期、去向等信息。五、存貨盤點管理（一）盤點計劃制定1.財務部門會同倉儲部門等相關部門，定期制定存貨盤點計劃。盤點計劃應包括盤點時間、范圍、方法、人員分工、盤點流程等內容。2.盤點時間應根據公司實際情況確定，一般每年至少進行一次全面盤點，季度或月度可進行局部盤點。對于重要存貨或易損存貨，可適當增加盤點次數。3.盤點范圍應涵蓋公司所有存貨，包括原材料、半成品、成品、在途物資等。4.盤點方法可采用實地盤點法、永續(xù)盤存法等。實地盤點法是指對存貨進行實地清點，確定存貨的實際數量；永續(xù)盤存法是指通過存貨明細賬記錄，結合實地盤點結果，倒擠出存貨的實際數量。（二）盤點組織實施1.成立盤點小組，負責具體的盤點工作。盤點小組應由財務人員、倉儲人員、生產人員等組成，明確各成員的職責分工。2.盤點人員在盤點前應熟悉存貨的存放位置、規(guī)格型號、數量等情況，準備好必要的盤點工具，如盤點表、計算器、標簽等。3.按照盤點計劃確定的盤點范圍和方法，對存貨進行逐一清點。在盤點過程中，應認真記錄存貨的實際情況，發(fā)現賬實不符的情況及時記錄并標記。4.對于盤點過程中發(fā)現的問題，如存貨丟失、損壞、變質等，應及時查明原因，并報告相關部門進行處理。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，盤點小組應及時編制盤點報告，詳細記錄盤點情況，包括實際盤點數量、賬面數量、盤盈或盤虧數量及金額等。2.財務部門根據盤點報告，對盤盈、盤虧等情況進行賬務處理。對于盤盈的存貨，應按照同類或類似存貨的市場價格入賬；對于盤虧的存貨，應根據不同原因分別計入管理費用、營業(yè)外支出等科目。3.倉儲部門根據盤點結果，調整存貨保管賬冊，確保賬實相符。同時，對盤點過程中發(fā)現的管理問題進行總結分析，提出改進措施，完善存貨管理制度。六、存貨核算管理（一）核算方法選擇1.財務部門應根據公司實際情況，選擇合適的存貨核算方法，如先進先出法、加權平均法、個別計價法等。2.存貨核算方法一經確定，不得隨意變更。如因特殊原因需要變更，應經公司領導審批，并在財務報表附注中予以說明。（二）賬務處理1.財務部門應按照所選的存貨核算方法，對存貨采購、入庫、領用、銷售等業(yè)務進行準確的賬務處理。2.及時記錄存貨的增減變動情況，確保存貨總賬與明細賬相符。同時，定期與倉儲部門核對存貨賬目，發(fā)現差異及時查明原因并進行調整。3.對于存貨的成本核算，應準確歸集采購成本、加工成本等相關費用，確保存貨成本的真實性和準確性。（三）財務報表編制1.財務部門定期編制存貨報表，反映存貨的庫存數量、成本、金額等情況。存貨報表應包括資產負債表中的存貨項目、存貨明細表等。2.存貨報表的數據應與存貨總賬、明細賬以及實際盤點結果相一致。報表編制完成后，經財務負責人審核簽字后報公司領導及相關部門。七、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對存貨管理情況進行審計監(jiān)督，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、采購業(yè)務的合規(guī)性、存貨核算的準確性、盤點工作的真實性等。2.審計人員通過查閱相關文件、賬目、記錄，實地查看倉庫等方式，對存貨管理進行全面