酒店檔案管理規(guī)定

酒店檔案管理規(guī)定一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高酒店經(jīng)營管理水平，特制定本規(guī)定。酒店檔案是酒店在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、文化建設(shè)等過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，對(duì)酒店的發(fā)展具有重要意義。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店各部門及全體員工對(duì)檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等各項(xiàng)管理活動(dòng)。3.管理原則-集中統(tǒng)一管理原則。酒店檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。-真實(shí)性與完整性原則。各部門和員工應(yīng)保證所形成和提供的檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行審核把關(guān)。-便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于酒店內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的查閱和利用，以充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。-安全保密原則。采取必要的安全措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.檔案管理部門-酒店設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)酒店檔案管理的日常工作。-檔案管理部門職責(zé)：-貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策，制定和完善酒店檔案管理制度，并組織實(shí)施。-負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保各部門檔案工作符合規(guī)定要求。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)酒店各類檔案，建立健全檔案檢索工具和數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。-負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，按照規(guī)定為酒店內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好記錄。-負(fù)責(zé)檔案的安全管理，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。-組織開展檔案數(shù)字化工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和利用水平。-參與酒店重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等的檔案收集整理工作，確保相關(guān)檔案的及時(shí)、完整歸檔。2.各部門兼職檔案員-各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。-兼職檔案員職責(zé)：-學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，熟悉本部門業(yè)務(wù)工作流程和檔案形成情況。-按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案材料，并進(jìn)行初步分類、編號(hào)、編目。-對(duì)本部門形成的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。-定期將整理好的檔案材料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。-協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案的分類與編號(hào)1.檔案分類-酒店檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、人力資源類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、市場營銷類、工程技術(shù)類、客戶關(guān)系類、文化建設(shè)類等八大類。-行政管理類檔案：包括酒店董事會(huì)文件、總經(jīng)理辦公會(huì)文件、行政公文、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、證照資質(zhì)、印章管理等相關(guān)文件材料。-經(jīng)營管理類檔案：涵蓋酒店經(jīng)營計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、運(yùn)營分析報(bào)告、物資采購合同、供應(yīng)商管理資料、設(shè)備管理檔案等。-人力資源類檔案：包含員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同、人事調(diào)動(dòng)等方面的文件材料。-財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案：有財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。-市場營銷類檔案：涉及市場調(diào)研、廣告宣傳、促銷活動(dòng)策劃、客戶預(yù)訂、銷售合同等相關(guān)檔案。-工程技術(shù)類檔案：包括酒店建設(shè)項(xiàng)目資料、裝修改造工程文件、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、工程圖紙、技術(shù)規(guī)范等。-客戶關(guān)系類檔案：主要是客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料、客戶反饋信息等。-文化建設(shè)類檔案：如酒店文化活動(dòng)策劃與實(shí)施資料、員工文化作品、酒店榮譽(yù)證書等。2.檔案編號(hào)-檔案編號(hào)采用層次碼結(jié)構(gòu)，由大類代碼、二級(jí)分類代碼、年度代碼、順序號(hào)等部分組成。-大類代碼用兩位大寫英文字母表示，如行政管理類為“XG”，經(jīng)營管理類為“JY”等。-二級(jí)分類代碼用兩位數(shù)字表示，根據(jù)每大類下的細(xì)分情況進(jìn)行編號(hào)。-年度代碼用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示。-順序號(hào)用四位數(shù)字表示，按檔案形成的先后順序依次編號(hào)。-例如，一份2023年形成的行政管理類中行政公文的檔案編號(hào)為“XG01230001”。四、檔案的收集與整理1.檔案收集-各部門和員工在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案材料，應(yīng)及時(shí)收集整理，不得據(jù)為己有或隨意丟棄。-對(duì)于外來文件，如上級(jí)主管部門的通知、函件，合作單位的合同、協(xié)議等，接收部門應(yīng)在處理完畢后及時(shí)移交至檔案管理部門。-酒店舉辦重大活動(dòng)、開展重要項(xiàng)目時(shí)，活動(dòng)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)將收集到的檔案材料移交至檔案管理部門。-員工離職時(shí)，應(yīng)將本人在工作期間形成或保管的檔案材料移交至所在部門的兼職檔案員，由兼職檔案員統(tǒng)一移交至檔案管理部門。2.檔案整理-檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。-檔案管理部門接收各部門移交的檔案材料后，首先對(duì)檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。-對(duì)審核合格的檔案材料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，將同一類別的檔案材料按照年度、問題、來源等特征進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分。-對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。-將整理好的檔案材料按照一定的順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止檔號(hào)等信息。五、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間-各部門兼職檔案員應(yīng)在每年的[具體日期]前，將本部門上一年度形成的檔案材料整理完畢并移交至檔案管理部門。-對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸檔。-酒店重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后[具體時(shí)間]內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)將活動(dòng)或項(xiàng)目形成的檔案材料整理歸檔。2.歸檔要求-歸檔的檔案材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、正本與底稿等。-檔案材料應(yīng)書寫規(guī)范、字跡清晰、圖表整潔，對(duì)于不符合要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行復(fù)制、翻拍或重新整理后再歸檔。-歸檔的電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并確保文件格式規(guī)范、可讀性強(qiáng)，同時(shí)應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)。-檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)與移交部門辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)包括檔案類別、年度、數(shù)量、移交日期等信息。六、檔案的保管1.保管條件-酒店應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防塵、防光等條件。-檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，確保檔案的安全保管。-檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵和害蟲對(duì)檔案的侵害。-檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案柜中，按照檔案類別、年度等順序排列，便于查找和管理。2.保管期限-酒店檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)酒店具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案；長期保管的檔案是指在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)酒店經(jīng)營管理有較大參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。-檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)每份檔案確定合理的保管期限，并在檔案目錄中注明。-定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)于保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案盤點(diǎn)-檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每[具體時(shí)間周期]進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。-在盤點(diǎn)過程中，核對(duì)檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄記錄是否一致，檢查檔案的保管狀況，如是否有損壞、丟失等情況。-對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制檔案盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審閱。七、檔案的利用1.利用方式-酒店內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的類別、檔號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-檔案查閱一般在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得將檔案帶出指定場所。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫檔案摘錄（復(fù)制）申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。-對(duì)于一些重要或機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。-外單位人員因工作需要查閱酒店檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)酒店相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。-檔案一般不外借，如因特殊情況確需外借，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.利用登記-檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、摘錄、復(fù)制、借閱等利用活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記。-登記內(nèi)容包括利用人姓名、部門、利用時(shí)間、檔案類別、檔號(hào)、利用方式（查閱、摘錄、復(fù)制、借閱）、歸還時(shí)間（借閱時(shí)填寫）等信息。-檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。八、檔案的保密與安全1.保密制度-酒店檔案涉及酒店的商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密。-檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。檔案管理人員不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。-查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大傳播范圍。-酒店應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，定期開展保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.安全制度-檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或其他緊急情況時(shí)的應(yīng)對(duì)措施。-定期對(duì)檔案安全應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保檔案管理人員和相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處置流程，提高應(yīng)急處置能力。-加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員離開檔案庫房時(shí)，應(yīng)確保門窗關(guān)閉、電源切斷。-對(duì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期備份，異地存儲(chǔ)，防止因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞、丟失等原因?qū)е聶n案信息丟失。九、檔案的數(shù)字化管理1.數(shù)字化工作規(guī)劃-酒店應(yīng)制定檔案數(shù)字化工作規(guī)劃，明確數(shù)字化工作的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和時(shí)間安排，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。-檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。2.數(shù)字化處理流程-對(duì)需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理和編號(hào)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。-采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，圖像格式應(yīng)為常見的JPEG或TIFF等。-對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括圖像裁剪、糾偏、去噪等操作，確保圖像清晰、完整。-將圖像處理后的文件進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，建立數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并錄入檔案目錄信息，形成數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。3.數(shù)字化檔案管理與利用-建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、查閱、利用等功能。-加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等措施，確保數(shù)字化檔案的信息安全。-為酒店內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供數(shù)字化檔案的利用服務(wù)，提高檔案利用效率和便捷性。十、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定-檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[具體時(shí)間周期]進(jìn)行一次全面鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行。-鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、利用價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。-對(duì)經(jīng)過鑒定確定仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。2.檔案銷毀-對(duì)確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出銷毀檔案的類別、檔號(hào)、題名、數(shù)量等信息。-檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采取合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。-檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清冊(cè)一并保存。十一、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期檢查各部門檔案的收集、整理、歸檔等工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。-