酒店文件收發(fā)管理規(guī)定

酒店文件收發(fā)管理規(guī)定一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店文件收發(fā)管理，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，規(guī)范文件的接收、登記、分發(fā)、傳閱、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)，提高酒店工作效率和管理水平，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店各部門及全體員工在日常工作中涉及的各類文件的收發(fā)管理。包括但不限于上級(jí)單位來文、外部往來文件、酒店內(nèi)部各部門之間的文件等。3.管理原則-準(zhǔn)確性原則：確保文件信息準(zhǔn)確無(wú)誤，收發(fā)環(huán)節(jié)記錄清晰、規(guī)范。-及時(shí)性原則：文件應(yīng)及時(shí)接收、處理和傳遞，避免延誤工作。-保密性原則：嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及酒店機(jī)密的文件進(jìn)行妥善保管和處理。-完整性原則：保證文件內(nèi)容完整，附件齊全，防止文件丟失、損壞。二、文件接收1.接收渠道-外部來文：包括政府部門、合作伙伴、供應(yīng)商等通過郵政快遞、專人送達(dá)、傳真、電子郵件等方式發(fā)送的文件。-內(nèi)部文件：酒店各部門之間通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、專人傳遞等方式流轉(zhuǎn)的文件。2.接收流程-郵件及專人送達(dá)文件：酒店前臺(tái)或指定的文件接收人員負(fù)責(zé)接收外部郵件和專人送達(dá)的文件。接收時(shí)，要仔細(xì)檢查文件的外包裝是否完好，文件數(shù)量、名稱與快遞單或送文登記表是否一致。確認(rèn)無(wú)誤后，在快遞單或送文登記表上簽字，并注明接收日期和時(shí)間。-傳真文件：酒店傳真機(jī)所在部門的工作人員負(fù)責(zé)接收傳真文件。接收后，要立即檢查傳真內(nèi)容是否清晰、完整，如有問題及時(shí)與發(fā)件人聯(lián)系。同時(shí)，在傳真文件上注明接收日期、時(shí)間和接收人姓名。-電子郵件：各部門指定專人負(fù)責(zé)定期查看本部門的電子郵箱。收到郵件后，根據(jù)郵件主題和內(nèi)容判斷是否屬于正式文件。對(duì)于正式文件，下載并打印出來，注明接收日期、時(shí)間和接收人姓名。三、文件登記1.登記要求所有接收的文件都必須進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、來文單位、文件名稱、文號(hào)、日期、密級(jí)、份數(shù)、附件情況、接收日期等信息。2.登記方式-紙質(zhì)登記：酒店應(yīng)設(shè)立專門的文件登記簿，由文件管理人員按照登記要求進(jìn)行手工填寫。-電子登記：同時(shí)，利用電子表格或酒店內(nèi)部辦公系統(tǒng)建立電子文件登記臺(tái)賬，方便查詢和統(tǒng)計(jì)。電子登記信息應(yīng)與紙質(zhì)登記信息一致。3.特殊文件登記對(duì)于機(jī)密文件，除按照普通文件進(jìn)行登記外，還應(yīng)在登記簿和電子臺(tái)賬中注明“機(jī)密”字樣，并記錄文件的保管位置和接觸人員等信息。四、文件分發(fā)1.分發(fā)原則根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照酒店的組織架構(gòu)和各部門的職責(zé)范圍，將文件準(zhǔn)確、及時(shí)地分發(fā)給相關(guān)部門和人員。2.分發(fā)流程-文件管理人員根據(jù)文件的主送、抄送單位和涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容，確定文件的分發(fā)范圍：對(duì)于一般性文件，可直接分發(fā)至相關(guān)部門；對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，需經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批后再進(jìn)行分發(fā)。-在文件上加蓋“收文”章，并注明分發(fā)日期：同時(shí)，在文件登記簿或電子臺(tái)賬上記錄文件的分發(fā)去向和分發(fā)時(shí)間。-采用專人送達(dá)、內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送或部門自取等方式將文件分發(fā)給相關(guān)部門：對(duì)于重要文件，應(yīng)要求收件人在文件簽收單上簽字確認(rèn)。五、文件傳閱1.傳閱范圍確定根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，由文件管理人員或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確列出需要傳閱文件的部門和人員名單。2.傳閱方式-紙質(zhì)傳閱：將文件裝在文件傳閱夾內(nèi)，按照傳閱名單依次傳遞。傳閱人收到文件后，應(yīng)在文件傳閱單上簽字并注明傳閱日期。如對(duì)文件有意見或建議，可在傳閱單上簡(jiǎn)要注明。-電子傳閱：通過酒店內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行電子文件傳閱。傳閱人在系統(tǒng)中點(diǎn)擊“已閱”按鈕，并可在系統(tǒng)中發(fā)表意見或建議。系統(tǒng)自動(dòng)記錄傳閱人的姓名和傳閱時(shí)間。3.傳閱要求-傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件傳閱：一般情況下，普通文件的傳閱時(shí)間不超過[X]個(gè)工作日，重要文件的傳閱時(shí)間不超過[X]個(gè)工作日。如因特殊情況不能及時(shí)傳閱，應(yīng)提前向文件管理人員說明原因。-傳閱過程中，傳閱人要妥善保管文件，不得隨意涂改、圈劃、批注文件內(nèi)容：不得將文件轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的傳閱范圍。-文件傳閱完畢后，文件管理人員要及時(shí)收回文件，檢查文件的完整性和傳閱單的簽字情況：如有遺漏，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員補(bǔ)簽。六、文件處理1.承辦部門職責(zé)文件分發(fā)至承辦部門后，承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)安排人員對(duì)文件進(jìn)行處理。處理內(nèi)容包括對(duì)文件中提出的問題進(jìn)行研究、落實(shí)解決方案、撰寫回復(fù)意見等。2.處理期限承辦部門應(yīng)根據(jù)文件的緊急程度和要求，在規(guī)定的期限內(nèi)完成文件處理工作。緊急文件應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)處理完畢，一般文件應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。如需延長(zhǎng)處理時(shí)間，應(yīng)向文件管理人員或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明原因。3.處理結(jié)果反饋承辦部門完成文件處理后，應(yīng)將處理結(jié)果以書面形式反饋給文件管理人員或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。反饋內(nèi)容應(yīng)包括處理過程、處理結(jié)果、下一步工作計(jì)劃等。如涉及回復(fù)外部來文，回復(fù)文件應(yīng)按照酒店的公文格式要求進(jìn)行撰寫，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送。七、文件歸檔1.歸檔范圍凡是反映酒店工作活動(dòng)、具有保存價(jià)值的文件，包括上級(jí)來文、內(nèi)部發(fā)文、會(huì)議文件、合同協(xié)議、報(bào)表等，都應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)間文件處理完畢后，承辦部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將文件移交至酒店檔案室進(jìn)行歸檔。對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件，如年度報(bào)表、工作總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔。3.歸檔要求-歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文件正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理過程記錄等：文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。-文件應(yīng)進(jìn)行裝訂或裝盒，確保文件的牢固和整齊：同時(shí)，在文件裝訂處或文件盒上注明文件類別、年度、保管期限等信息。-建立電子檔案目錄，將歸檔文件的相關(guān)信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)：方便查詢和檢索。電子檔案目錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。八、文件保管1.保管環(huán)境酒店檔案室應(yīng)具備良好的保管環(huán)境，保持通風(fēng)、干燥、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。同時(shí)，要做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。2.保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限。一般分為短期（[X]年以下）、中期（[X]-[X]年）和長(zhǎng)期（[X]年以上）。保管期限屆滿的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或鑒定后繼續(xù)保存。3.保管措施-對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案索引和標(biāo)識(shí)：便于查找和管理。-定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和完整性：如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。-嚴(yán)格限制檔案的借閱范圍，建立檔案借閱登記制度：借閱人需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。九、文件銷毀1.銷毀鑒定定期對(duì)保管期限屆滿的文件進(jìn)行銷毀鑒定。由檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和酒店領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對(duì)文件進(jìn)行逐一審查，確定是否可以銷毀。2.銷毀審批對(duì)于確定需要銷毀的文件，檔案管理人員應(yīng)填寫文件銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)列出文件名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)鑒定小組審核后，報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀方式-紙質(zhì)文件：可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保文件徹底銷毀，防止文件內(nèi)容泄露。-電子文件：通過數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)在電子設(shè)備中的文件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀或格式化處理。4.銷毀記錄銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)填寫文件銷毀記錄，記錄銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。銷毀記錄應(yīng)與文件銷毀申請(qǐng)表一并歸檔保存。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制酒店行政部門負(fù)責(zé)對(duì)文件收發(fā)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期對(duì)各部門的文件收發(fā)登記、傳閱、歸檔等情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.考核標(biāo)準(zhǔn)將文件收發(fā)管理工作納入部門和員工的績(jī)效考核體系。考核內(nèi)容包括文件接收的及時(shí)性、登記的準(zhǔn)確性、分發(fā)的合理性、傳閱的規(guī)范性、歸檔的完整性以及文件保管和銷毀的合規(guī)性等方面。3.獎(jiǎng)懲措施對(duì)于在文件收發(fā)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本規(guī)定，導(dǎo)致文件丟失、延誤、泄露等情況的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、