合同及合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司合同的管理流程，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環節合法合規，有效維護公司的合法權益，防范合同風險，提高公司的運營效率。2.適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門在經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。3.基本原則依法合規原則：合同的簽訂、履行應嚴格遵守國家法律法規的規定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得顯失公平，確保雙方權利義務對等。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理部門及職責1.法務部門負責審核合同的合法性、合規性，對合同條款進行法律風險評估，并提出法律意見和建議。參與重大合同的談判、起草、簽訂等工作，為公司提供專業的法律支持。負責處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序，維護公司的合法權益。2.業務部門負責合同的發起、談判、起草等工作，確保合同內容符合業務需求和公司利益。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現的問題，確保合同順利履行。負責向法務部門提供合同相關的業務資料和信息，協助法務部門進行合同審核。3.財務部門負責審核合同的財務條款，確保合同的付款方式、結算周期、費用標準等符合公司財務規定。參與合同的談判，從財務角度對合同條款提出意見和建議，防范財務風險。負責合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理收款和付款手續，并進行賬務處理。4.行政部門負責合同檔案的管理，包括合同的簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件、資料的收集、整理、歸檔和保管。負責合同專用章的保管和使用，按照規定辦理合同蓋章手續。協助業務部門和法務部門處理合同相關的行政事務，如合同審批流程的流轉、文件的傳遞等。三、合同簽訂流程1.合同發起業務部門根據業務需求，填寫《合同審批表》，詳細說明合同的基本情況、對方當事人信息、合同標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款，并附上相關的業務資料和背景說明。2.合同審核法務審核：《合同審批表》及合同草案提交至法務部門，法務部門對合同的合法性、合規性進行審核，重點審查合同條款是否符合法律法規的規定，是否存在法律風險，并出具法律審核意見。業務審核：業務部門對合同的業務條款進行審核，確保合同內容符合業務實際需求，條款明確、具體、可操作性強，能夠保障業務目標的實現。財務審核：財務部門對合同的財務條款進行審核，包括付款方式、結算周期、費用標準、稅務處理等，確保合同的財務安排合理、合規，不會給公司帶來財務風險。3.合同審批經法務、業務、財務部門審核通過后的合同，按照公司的審批權限進行審批。審批流程一般為：業務部門負責人審批→分管領導審批→總經理審批（根據合同金額大小和重要程度確定具體審批層級）。4.合同簽訂合同審批通過后，由業務部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的合同草案一致，合同雙方當事人應在合同上簽字（或蓋章），并加蓋公司合同專用章。合同一式多份，分別由業務部門、法務部門、財務部門、行政部門等留存。四、合同履行管理1.履行跟蹤業務部門負責合同履行的跟蹤管理，指定專人負責定期對合同履行情況進行檢查和監督，及時掌握合同的執行進度，確保合同雙方按照合同約定履行各自的義務。2.問題處理在合同履行過程中，如發現任何問題或風險，業務部門應及時與對方當事人溝通協商，尋求解決方案。對于重大問題或可能影響公司利益的問題，應及時向公司領導匯報，并會同法務部門等相關部門共同研究處理措施。3.變更管理合同履行過程中如需變更合同內容，業務部門應填寫《合同變更審批表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并附上相關的證明材料。經法務、業務、財務部門審核通過后，按照公司的審批權限進行審批。合同變更審批通過后，業務部門應及時與對方當事人簽訂合同變更協議，并按照變更后的合同履行。4.終止管理合同履行完畢或提前終止時，業務部門應填寫《合同終止審批表》，說明合同終止的原因、時間、剩余未履行的義務等情況。經法務、業務、財務部門審核通過后，按照公司的審批權限進行審批。合同終止后，業務部門應及時辦理相關的結算手續，清理合同檔案，并對合同履行情況進行總結和評估。五、合同檔案管理1.檔案收集行政部門負責合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時收集相關的文件、資料，包括合同文本、審批表、往來函件、補充協議、驗收報告、結算憑證等。2.檔案整理行政部門對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類編號，確保檔案資料的完整性和系統性。3.檔案歸檔整理后的合同檔案應及時歸檔，存入公司的檔案管理系統或檔案庫房。檔案應妥善保管，便于查閱和使用。4.檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到行政部門辦理查閱手續。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自復印、拍照、帶出檔案原件。涉及商業秘密或敏感信息的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露相關信息。六、合同專用章管理1.印章保管合同專用章由行政部門指定專人負責保管，保管人員應妥善保管印章，確保印章安全。印章應存放在保險柜或其他安全的地方，不得隨意放置。2.印章使用合同專用章的使用必須經過嚴格的審批程序。使用時，由業務部門填寫《合同專用章使用申請表》，詳細說明用章的原因、合同名稱、合同編號、用章內容等，并附上合同文本或相關文件。經法務、業務、財務部門審核通過后，按照公司的審批權限進行審批。審批通過后，保管人員方可在合同上加蓋合同專用章，并做好用章登記記錄。3.印章停用合同專用章如有損壞、遺失或不再使用等情況，行政部門應及時辦理印章停用手續，并將停用的印章交回公司統一銷毀。銷毀印章時，應填寫《印章銷毀申請表》，經公司領導批準后，由行政部門會同相關部門共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。七、合同風險防范1.風險識別與評估法務部門應定期對公司簽訂的合同進行風險識別與評估，分析合同可能存在的法律風險、商業風險、財務風險等，并提出相應的防范措施和建議。2.風險應對措施加強合同審核：嚴格按照合同審核流程，對合同條款進行全面、細致的審核，確保合同合法合規，降低風險。完善合同條款：在合同中明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款，避免模糊不清或歧義條款，減少糾紛發生的可能性。加強合同履行監督：業務部門應加強對合同履行情況的跟蹤監督，及時發現問題并采取措施解決，確保合同順利履行。開展法律培訓：定期組織公司員工進行法律知識培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力，使其在簽訂和履行合同過程中能夠自覺遵守法律法規和公司制度。建立風險預警機制：對可能出現的重大合同風險進行預警，及時向公司領導匯報，并會同相關部門制定應對預案，降低風險損失。八、合同糾紛處理1.糾紛協商合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應首先與對方當事人進行協商，了解對方的意見和要求，尋求解決方案。協商過程中，應注意收集相關證據，如合同文本、往來函件、會議紀要、驗收報告、結算憑證等，為后續的糾紛處理提供支持。2.糾紛調解如協商不成，可根據合同約定或雙方協商一致，選擇第三方調解機構進行調解。調解過程中，應積極配合調解機構，提供相關證據和資料，爭取達成調解協議，解決糾紛。3.糾紛仲裁或訴訟如調解不