發(fā)票領(lǐng)購及管理制度一、總則1.目的為加強公司發(fā)票領(lǐng)購及使用管理，規(guī)范發(fā)票開具行為，保障公司財務(wù)管理的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，根據(jù)國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及發(fā)票領(lǐng)購、開具、保管、使用等相關(guān)業(yè)務(wù)活動中的行為規(guī)范。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保發(fā)票領(lǐng)購及使用行為合法合規(guī)。準(zhǔn)確及時原則：準(zhǔn)確開具發(fā)票信息，及時領(lǐng)購、開具發(fā)票，保證業(yè)務(wù)活動的正常開展。安全保密原則：妥善保管發(fā)票及相關(guān)資料，防止發(fā)票丟失、被盜用，保護公司商業(yè)機密和財務(wù)信息安全。二、發(fā)票領(lǐng)購管理1.領(lǐng)購資格公司財務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票領(lǐng)購工作，該人員需具備相應(yīng)的財務(wù)知識和稅務(wù)知識，并熟悉發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定。領(lǐng)購發(fā)票人員應(yīng)持有稅務(wù)機關(guān)核發(fā)的《發(fā)票領(lǐng)購簿》，并按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的領(lǐng)購方式和數(shù)量進行發(fā)票領(lǐng)購。2.領(lǐng)購流程申請：領(lǐng)購發(fā)票人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，填寫《發(fā)票領(lǐng)購申請表》，詳細(xì)注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量、預(yù)計使用期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核：部門負(fù)責(zé)人對《發(fā)票領(lǐng)購申請表》進行審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)需求的合理性和真實性后，簽字批準(zhǔn)。審批：財務(wù)負(fù)責(zé)人對《發(fā)票領(lǐng)購申請表》進行最終審批，審核通過后，在申請表上簽字蓋章。領(lǐng)購：領(lǐng)購發(fā)票人員持經(jīng)審批的《發(fā)票領(lǐng)購申請表》、《發(fā)票領(lǐng)購簿》、購票人身份證明等資料，前往主管稅務(wù)機關(guān)辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)。領(lǐng)購發(fā)票人員應(yīng)仔細(xì)核對稅務(wù)機關(guān)發(fā)放的發(fā)票種類、數(shù)量、號碼等信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.領(lǐng)購數(shù)量控制財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)量的大小和發(fā)票使用頻率，合理確定發(fā)票領(lǐng)購數(shù)量。原則上每次領(lǐng)購的發(fā)票數(shù)量應(yīng)以滿足公司一個月左右的業(yè)務(wù)需求為宜。如因業(yè)務(wù)量突然增加或其他特殊原因，導(dǎo)致發(fā)票用量超過預(yù)計時，領(lǐng)購發(fā)票人員應(yīng)及時申請增加發(fā)票領(lǐng)購數(shù)量。三、發(fā)票開具管理1.開具范圍公司應(yīng)在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)營業(yè)收入時，按照規(guī)定向付款方開具發(fā)票。不得為他人、為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，不得介紹他人開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。屬于下列情形之一的，不得開具增值稅專用發(fā)票：向消費者個人銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或者發(fā)生應(yīng)稅行為的；銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或者發(fā)生應(yīng)稅行為適用增值稅免稅規(guī)定的，法律、法規(guī)及國家稅務(wù)總局另有規(guī)定的除外；部分適用增值稅簡易征收政策規(guī)定的。2.開具要求內(nèi)容真實：發(fā)票開具的內(nèi)容必須與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)相符，包括客戶名稱、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤。字跡清晰：發(fā)票應(yīng)使用中文開具，開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票上的字跡應(yīng)清晰可辨，不得涂改、刮擦、挖補。項目齊全：發(fā)票開具的各項內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，不得遺漏。如發(fā)票上的客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息應(yīng)完整準(zhǔn)確。票物相符：銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動的單位和個人，對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)收取款項，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開具發(fā)票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。開具發(fā)票時，應(yīng)確保票物相符，即發(fā)票上開具的商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息與實際銷售的商品或提供的服務(wù)一致。3.開具流程業(yè)務(wù)受理：公司業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或達成業(yè)務(wù)交易后，應(yīng)及時將相關(guān)業(yè)務(wù)信息傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)信息，確認(rèn)是否需要開具發(fā)票以及發(fā)票的種類、金額等內(nèi)容。開票申請：財務(wù)部門開票人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細(xì)注明開票日期、客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核：部門負(fù)責(zé)人對《發(fā)票開具申請表》進行審核，重點審核開票信息的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)的真實性以及是否符合公司發(fā)票開具規(guī)定。審核通過后，簽字批準(zhǔn)。開具發(fā)票：開票人員根據(jù)經(jīng)審核的《發(fā)票開具申請表》，按照發(fā)票開具要求，通過公司的開票系統(tǒng)或手工開具發(fā)票。開具發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票交付：發(fā)票開具后，開票人員應(yīng)及時將發(fā)票交付給客戶。發(fā)票交付方式可根據(jù)客戶要求選擇郵寄、專人送達或客戶自取等方式。在發(fā)票交付過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保發(fā)票安全、準(zhǔn)確地送達客戶手中。四、發(fā)票保管管理1.保管責(zé)任公司財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票安全。發(fā)票保管人員應(yīng)對發(fā)票的領(lǐng)購、開具、使用、繳銷等情況進行詳細(xì)記錄，建立發(fā)票管理臺賬，做到賬實相符。2.保管場所發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)良好的專用場所，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。發(fā)票存放場所應(yīng)設(shè)置專門的保險柜或文件柜，用于存放發(fā)票及相關(guān)資料。保險柜或文件柜應(yīng)具備良好的保密性和安全性，鑰匙應(yīng)由發(fā)票保管人員專人保管。3.保管期限已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。在發(fā)票保管期限內(nèi)，發(fā)票保管人員應(yīng)妥善保管發(fā)票及相關(guān)資料，不得擅自銷毀或丟失。4.盤點清查財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票進行盤點清查，確保發(fā)票賬實相符。盤點清查工作應(yīng)至少每年進行一次，由財務(wù)負(fù)責(zé)人組織，發(fā)票保管人員和其他相關(guān)人員參加。在盤點清查過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜用或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定向稅務(wù)機關(guān)報告。同時，應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如掛失、補辦等，以減少公司損失。五、發(fā)票使用管理1.使用范圍公司發(fā)票僅限于在公司經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票。公司員工在使用發(fā)票過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守發(fā)票使用規(guī)定，不得將發(fā)票用于與公司經(jīng)營業(yè)務(wù)無關(guān)的活動。2.使用登記發(fā)票保管人員應(yīng)對發(fā)票的使用情況進行詳細(xì)登記，建立發(fā)票使用臺賬。臺賬應(yīng)記錄發(fā)票的種類、號碼、開具日期、客戶名稱、金額、用途等信息。發(fā)票使用人員在領(lǐng)用發(fā)票時，應(yīng)在發(fā)票使用臺賬上簽字確認(rèn)。使用完畢后，應(yīng)及時將發(fā)票存根聯(lián)交回發(fā)票保管人員，并在臺賬上注明發(fā)票的使用情況。3.作廢發(fā)票管理開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應(yīng)當(dāng)開具紅字發(fā)票。對于當(dāng)月開具的發(fā)票，如發(fā)現(xiàn)開票有誤等需要作廢的情況，發(fā)票使用人員應(yīng)及時在開票系統(tǒng)中進行作廢操作，并在紙質(zhì)發(fā)票上加蓋“作廢”字樣。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，不得丟失。對于跨月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等需要開具紅字發(fā)票的情況，發(fā)票使用人員應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的程序辦理紅字發(fā)票開具手續(xù)。開具紅字發(fā)票后，應(yīng)將紅字發(fā)票與對應(yīng)的藍字發(fā)票一并留存，作為記賬憑證的附件。六、發(fā)票繳銷管理1.繳銷原因公司因變更、注銷稅務(wù)登記，或發(fā)票換版、損毀等原因，需要繳銷發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的程序辦理繳銷手續(xù)。公司發(fā)票使用完畢后，應(yīng)及時將已開具的發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)資料交回稅務(wù)機關(guān)進行繳銷。2.繳銷流程申請：發(fā)票保管人員根據(jù)稅務(wù)機關(guān)要求或公司實際情況，填寫《發(fā)票繳銷申請表》，詳細(xì)注明繳銷發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、繳銷原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核：部門負(fù)責(zé)人對《發(fā)票繳銷申請表》進行審核，確認(rèn)繳銷發(fā)票的情況屬實后，簽字批準(zhǔn)。審批：財務(wù)負(fù)責(zé)人對《發(fā)票繳銷申請表》進行最終審批，審核通過后，在申請表上簽字蓋章。繳銷：發(fā)票保管人員持經(jīng)審批的《發(fā)票繳銷申請表》、發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)資料，前往主管稅務(wù)機關(guān)辦理發(fā)票繳銷手續(xù)。稅務(wù)機關(guān)審核無誤后，予以辦理繳銷，并在《發(fā)票繳銷申請表》上加蓋印章。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查公司財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票領(lǐng)購、開具、保管、使用等情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。自查工作應(yīng)至少每季度進行一次，并形成自查報告。稅務(wù)機關(guān)有權(quán)對公司發(fā)票領(lǐng)購及使用情況進行檢查。公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)的檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.責(zé)任追究公司員工違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致發(fā)票領(lǐng)購、開具、保管、使用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，公