臺賬及庫存管理制度一、總則（一）目的為加強公司臺賬及庫存管理，規范臺賬記錄與庫存運作流程，確保公司資產的安全、完整，提高資產使用效率，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及臺賬記錄及庫存管理的相關工作。（三）管理原則1.準確性原則臺賬記錄與庫存數據應真實、準確、完整，如實反映公司資產狀況及業務活動情況。2.及時性原則及時記錄臺賬信息，定期盤點庫存，確保數據的實時性和有效性，以便為公司決策提供準確依據。3.責任明確原則明確各部門及相關人員在臺賬及庫存管理中的職責，做到責任到人，確保管理工作的有序開展。4.安全第一原則加強庫存資產的安全防護措施，防止資產損壞、丟失、被盜等情況發生，保障公司財產安全。二、臺賬管理（一）臺賬設置1.根據公司業務需求，設置各類臺賬，包括但不限于固定資產臺賬、存貨臺賬、往來賬款臺賬、費用臺賬、考勤臺賬等。2.明確各類臺賬的記錄內容、格式、編號規則及更新頻率等。（二）臺賬記錄要求1.臺賬記錄人員應具備相應的業務知識和責任心，嚴格按照規定的記錄要求和流程進行操作。2.記錄信息應清晰、準確、完整，不得隨意涂改、偽造。如有錯誤或遺漏，應及時更正，并注明更正日期和原因。3.對于重要事項的記錄，應詳細注明相關情況，包括時間、地點、參與人員、事件經過等。4.電子臺賬應定期備份，防止數據丟失。紙質臺賬應妥善保管，按照檔案管理要求進行存放。（三）臺賬更新與維護1.臺賬記錄人員應根據業務實際發生情況及時更新臺賬信息，確保數據的時效性。2.定期對臺賬進行核對和檢查，發現問題及時處理。如與實際情況不符，應查明原因并進行調整。3.隨著公司業務的發展和變化，適時調整臺賬的設置和記錄內容，以滿足管理需求。（四）臺賬查閱與使用1.公司內部人員因工作需要查閱臺賬時，應填寫查閱申請表，經相關部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱人員應愛護臺賬資料，不得擅自復印、外借或泄露臺賬信息。如需復印或外借，應按照公司檔案管理規定辦理相關手續。3.臺賬數據主要用于公司內部管理和決策支持，未經公司同意，不得向外部提供。三、庫存管理（一）庫存分類1.按照公司資產性質和用途，將庫存分為原材料、在產品、產成品、低值易耗品、辦公用品等類別。2.對不同類別的庫存制定相應的管理辦法和標準。（二）庫存采購1.采購部門應根據公司生產經營計劃和庫存狀況，制定合理的采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、預算金額、采購時間等信息。2.采購人員應嚴格按照采購計劃進行采購，選擇合格的供應商，確保采購物資的質量、價格和交貨期符合要求。3.采購過程中涉及的合同簽訂、付款等環節，應嚴格按照公司相關規定執行，確保采購業務的合規性。（三）庫存驗收1.物資到貨后，倉庫管理人員應及時組織驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、質量、外觀等方面。2.驗收合格的物資，應辦理入庫手續，填寫入庫單，并在庫存系統中錄入相關信息。驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通，辦理退貨或換貨手續。3.對于重要物資或價值較高的物資，可邀請相關專業人員參與驗收。（四）庫存存儲1.倉庫應根據物資的特性和保管要求，合理安排存儲區域，確保物資存放安全、有序。2.對易燃易爆、有毒有害等危險物資，應設置專門的存儲區域，并采取相應的安全防護措施。3.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行巡查，檢查物資的存儲狀況、質量狀況等，發現問題及時處理。4.做好庫存物資的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保物資不受損壞。（五）庫存發放1.各部門因工作需要領用庫存物資時，應填寫領料單，注明領用物資的名稱、規格、數量、用途等信息，并經相關部門負責人批準。2.倉庫管理人員應按照領料單的內容發放物資，核對物資的名稱、規格、數量等信息無誤后，辦理出庫手續，并在庫存系統中更新庫存記錄。3.對于貴重物資或限量領用的物資，應實行限額管理，嚴格控制領用數量。（六）庫存盤點1.定期對庫存物資進行盤點，盤點周期可根據公司實際情況確定，一般分為月度小盤點、季度大盤點和年度全面盤點。2.盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括整理庫存物資、核對賬目等。盤點過程中，應如實記錄盤點結果，發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫盤點差異報告。3.對于盤點差異，應根據具體情況進行處理。屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任；屬于合理損耗或其他正常原因導致的差異，應按照公司規定進行審批和調整賬目。4.盤點結束后，應編制盤點報告，總結盤點情況，提出改進建議，并將盤點結果上報公司管理層。四、部門職責（一）財務部門1.負責制定臺賬及庫存管理制度，并監督制度的執行情況。2.審核臺賬記錄和庫存報表，確保數據的準確性和合規性。3.參與庫存盤點工作，對盤點結果進行賬務處理。4.負責公司資金的管理，合理安排庫存采購資金，控制資金風險。（二）采購部門1.根據公司生產經營計劃和庫存狀況，制定科學合理的采購計劃。2.選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保采購物資的質量、價格和交貨期符合要求。3.跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題。（三）倉庫管理部門1.負責庫存物資的驗收、存儲、發放和盤點等工作。2.建立健全庫存管理制度，確保庫存物資的安全、完整。3.定期對庫存物資進行清查盤點，及時發現和處理庫存管理中存在的問題。4.根據庫存狀況，及時向采購部門反饋物資短缺或積壓信息。（四）使用部門1.根據工作需要，合理領用庫存物資，并嚴格按照規定使用和保管。2.配合倉庫管理部門做好庫存盤點工作，如實提供物資使用情況。五、監督與考核（一）監督機制1.公司內部審計部門定期對臺賬及庫存管理工作進行審計監督，檢查制度執行情況、數據準確性、物資管理狀況等。2.財務部門、采購部門、倉庫管理部門等應定期對各自職責范圍內的工作進行自查和互查，發現問題及時整改。（二）考核辦法1.建立臺賬及庫存管理工作考核指標體系，對各部門及相關人員的工作進行量化考核。考核指標包括臺賬記錄準確性、庫存數據及時性、庫存盤點準確率、庫存周轉率、物資損耗率等。2.根據考核結果