企業(yè)公司公章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司公章管理，維護(hù)公司利益，規(guī)范公章使用流程，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，公司所有部門及員工在涉及公章使用的相關(guān)活動(dòng)中均須遵守本制度。定義1.公章：指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.公章保管人：負(fù)責(zé)保管公章，并按照本制度規(guī)定履行公章使用審批及用印登記等職責(zé)的人員。公章的刻制與啟用公章刻制1.公司公章的刻制由行政部門根據(jù)公司設(shè)立或變更登記的有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一辦理。2.需刻制合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等其他專用章時(shí)，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)辦理刻制手續(xù)。3.公章刻制必須選擇具有公安部門核發(fā)《特種行業(yè)許可證》的正規(guī)印章刻制單位，確保公章質(zhì)量及合法性。公章啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《公章啟用申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息，報(bào)公司法定代表人審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)將公章啟用信息在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，并留存啟用印模備案。公章的保管保管原則1.公章保管實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，確保公章安全存放，防止丟失、被盜或?yàn)E用。2.公章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，不得擅自將公章交予他人保管或使用。保管地點(diǎn)1.公司公章應(yīng)存放于專門的保險(xiǎn)柜或安全的保管場所，確保存放地點(diǎn)具備防盜、防火、防潮等安全條件。2.合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等其他專用章應(yīng)根據(jù)其使用性質(zhì)，分別由相關(guān)部門指定專人保管，存放于相應(yīng)部門的安全地點(diǎn)。保管人職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，定期檢查公章存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的使用流程進(jìn)行公章使用審批及用印登記，對每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.不得擅自使用公章，如遇特殊情況需緊急用印，應(yīng)及時(shí)向公司法定代表人或授權(quán)審批人報(bào)告，并按照指示辦理。4.妥善保管公章使用登記記錄及相關(guān)文件資料，以備查閱和審計(jì)。5.如因工作變動(dòng)不再負(fù)責(zé)公章保管，應(yīng)及時(shí)辦理公章交接手續(xù)，確保公章安全移交。公章的使用使用范圍1.公司公章適用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事項(xiàng)；公司內(nèi)部發(fā)布重要通知、決定、報(bào)告等文件；以及其他需要加蓋公章以證明公司行為或文件效力的場合。2.合同專用章僅用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件。3.財(cái)務(wù)專用章僅用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。使用流程1.申請需使用公章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱及份數(shù)、用印時(shí)間、申請人等信息。用印事項(xiàng)涉及公司重大決策、重要合同或協(xié)議等，應(yīng)附上相關(guān)文件資料及說明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司法定代表人或授權(quán)審批人批準(zhǔn)。2.審批公司法定代表人或授權(quán)審批人根據(jù)申請事項(xiàng)的性質(zhì)、重要程度等進(jìn)行審批，在《公章使用申請表》上簽署審批意見。對于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同或協(xié)議，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后，再由公司法定代表人審批。3.用印公章保管人在收到經(jīng)批準(zhǔn)的《公章使用申請表》后，應(yīng)仔細(xì)核對申請表內(nèi)容與用印文件是否一致。確認(rèn)無誤后，在指定位置加蓋公章，并確保印章清晰、端正。同時(shí)，在《公章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印文件名稱、用印份數(shù)、申請人等信息，由用印人簽字確認(rèn)。4.登記備案用印完成后，公章保管人應(yīng)將《公章使用申請表》及用印文件復(fù)印件留存歸檔，以備查閱。定期對《公章使用登記表》進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，形成公章使用臺賬，按年度歸檔保存。特殊情況用印1.如遇緊急情況無法事先履行審批手續(xù)，需立即使用公章的，使用部門或個(gè)人應(yīng)電話向公司法定代表人或授權(quán)審批人報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《公章使用申請表》上注明緊急情況說明及補(bǔ)辦審批情況。2.公司法定代表人或授權(quán)審批人出差或其他原因無法及時(shí)審批時(shí)，可由其指定的臨時(shí)授權(quán)人代為審批，但事后應(yīng)及時(shí)告知公司法定代表人或授權(quán)審批人，并補(bǔ)簽審批意見。公章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е鹿虏辉偈褂谩?.公章?lián)p壞、遺失或被盜等情況，經(jīng)公司決定停用。停用程序1.當(dāng)出現(xiàn)公章停用情形時(shí)，由行政部門填寫《公章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用公章名稱等信息，報(bào)公司法定代表人審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布公章停用公告，并通知各部門及相關(guān)人員。銷毀程序1.對于停用的公章，行政部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保存一定期限后，根據(jù)公司決定進(jìn)行銷毀。2.銷毀公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，注明銷毀公章名稱、銷毀原因、銷毀時(shí)間等信息，報(bào)公司法定代表人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門會(huì)同公司審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《公章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像留存，以備查考。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司審計(jì)部門定期對公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查公章的保管、使用、登記等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.對于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。日常監(jiān)督1.行政部門作為公章管理的歸口部門，負(fù)責(zé)對公章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并處理。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工公章使用行為的監(jiān)督管理，確保本部門員工嚴(yán)格遵守公章管理制度。責(zé)任追究違規(guī)責(zé)任1.凡違反本制度規(guī)定使用公章，給公司造成損失的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜或?yàn)E用，給公司造成嚴(yán)重后果的，除追究保管人的責(zé)任外，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。賠償責(zé)任1.因公章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)按照損失金額的一定比例進(jìn)行賠償。具體賠償比例由公司根據(jù)實(shí)際情況確定。2.賠償金額從責(zé)任人工資、