企業文件借閱管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，規范文件借閱行為，確保文件的安全與完整，提高文件的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構及全體員工。（三）文件定義本制度所指文件包括公司各類規章制度、合同協議、報告報表、技術資料、會議紀要、通知公告等具有保存價值的書面、電子文檔。二、借閱原則（一）必要性原則借閱文件應基于工作需要，確因業務開展、項目推進等必須查閱相關文件時方可提出借閱申請。（二）審批原則所有文件借閱均需經過嚴格的審批流程，未經批準不得擅自借閱文件。（三）限期歸還原則借閱人應在規定期限內歸還所借文件，如需延期，應提前辦理續借手續。（四）安全保密原則借閱人有責任妥善保管所借文件，不得泄露文件內容，不得擅自復制、傳播或用于其他非工作目的。三、借閱流程（一）申請1.借閱人需填寫《文件借閱申請表》，詳細注明借閱文件的名稱、編號、借閱用途、預計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對借閱申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。（二）審批1.部門負責人審核通過后，申請表流轉至文件管理部門。2.文件管理部門根據文件的密級、重要性等因素進行審批。對于涉及公司機密、核心技術等重要文件，需經公司高層領導批準。3.文件管理部門審批通過后，在申請表上加蓋“文件借閱專用章”，并注明批準日期。（三）借閱1.借閱人憑審批通過的《文件借閱申請表》到文件管理部門辦理借閱手續。2.文件管理人員根據申請表上的信息，查找并提供相應文件，同時在《文件借閱登記臺賬》上進行詳細登記，記錄借閱人姓名、部門、文件名稱、編號、借閱日期、預計歸還日期等信息。3.文件管理人員將文件交付借閱人時，雙方應進行當面清點，確保文件數量、完整性等無誤。借閱人需在《文件借閱登記表》上簽字確認。（四）歸還1.借閱人應在規定的歸還日期前歸還所借文件。如需延期，應提前[X]個工作日向文件管理部門提出續借申請，經批準后方可延期。2.歸還文件時，借閱人需確保文件完好無損，無缺頁、涂改等情況。文件管理人員應認真核對文件的完整性和準確性，并在《文件借閱登記臺賬》上記錄歸還日期。3.如發現文件有損壞、丟失等情況，借閱人應及時向文件管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。賠償責任根據文件的重要性、價值等因素確定，具體賠償標準參照公司相關規定執行。四、借閱權限（一）普通文件公司內部各部門員工因工作需要可借閱普通文件，借閱期限一般不超過[X]個工作日。（二）重要文件涉及公司重要決策、核心業務、財務數據等重要文件，僅限相關部門負責人及以上級別人員借閱，借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，需經公司分管領導批準。（三）機密文件公司機密文件嚴格限制借閱范圍，僅限公司高層領導、核心業務部門負責人及經過授權的特定人員借閱。借閱期限根據文件性質和保密要求確定，一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，必須經公司總經理批準。五、文件保管與使用要求（一）保管要求1.借閱人應妥善保管所借文件，不得將文件隨意放置或轉借他人。2.文件應存放在安全、干燥、通風的地方，避免文件受潮、發霉、損壞。3.對于電子文件，借閱人應按照公司規定的存儲方式和安全措施進行保管，防止文件丟失、損壞或被非法獲取。（二）使用要求1.借閱人只能在工作時間內使用所借文件，不得在非工作場所擅自使用文件。2.如需對文件進行復印、掃描等操作，應提前向文件管理部門提出申請，經批準后方可進行。復印、掃描后的文件應妥善保管，不得隨意傳播或用于其他非工作目的。3.借閱人在使用文件過程中，應嚴格遵守公司的保密規定，不得泄露文件內容。如因工作需要引用文件內容，應注明文件來源。六、監督與檢查（一）定期檢查文件管理部門應定期對借閱文件進行檢查，檢查內容包括文件的歸還情況、保管狀況、使用記錄等。對于逾期未歸還的文件，應及時催還。（二）不定期抽查公司將不定期對各部門文件借閱情況進行抽查，重點檢查借閱流程的執行情況、文件保管與使用的規范性等。對于發現的問題，將及時責令相關部門和人員進行整改。（三）違規處理1.對于違反本制度規定的借閱行為，如未經批準擅自借閱、逾期未歸還、泄露文件內容等，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。2.因借閱人保管不善導致文件損壞、丟失的，借閱人應按照公司規定進行賠償。如因故意或重大過失造成公司損失的，公司將依法追究其法律責任。七、附則