中小企業(yè)行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政管理工作，提高行政效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，降低行政成本。3.服務性原則：以服務員工、服務部門、服務公司為宗旨，提供優(yōu)質、高效的行政支持。二、行政辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構和業(yè)務需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門、各崗位的辦公位置。2.辦公區(qū)域應保持整潔、明亮、通風良好，符合安全、衛(wèi)生標準。（二）辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，并確保設備正常運行。2.根據(jù)工作需要，合理配置會議室、接待室、茶水間等公共區(qū)域設施。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.實行環(huán)境衛(wèi)生責任制，各部門負責本區(qū)域的日常清潔工作。2.定期對辦公區(qū)域進行全面清潔和消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.嚴禁在辦公區(qū)域內吸煙、亂扔垃圾，保持良好的辦公秩序。（四）安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范措施，配備必要的消防器材和安全設施。2.定期組織安全檢查，及時消除安全隱患，確保員工生命財產安全。3.加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識和自我防范能力。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購1.各部門根據(jù)工作需要，定期提交辦公用品采購申請，經(jīng)部門負責人審核后報行政部。2.行政部匯總各部門采購申請，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃，報公司領導審批后組織采購。3.采購辦公用品時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保辦公用品的質量和供應及時性。（二）辦公用品的發(fā)放1.行政部設立辦公用品倉庫，負責辦公用品的收發(fā)、保管和發(fā)放工作。2.員工領用辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人簽字后到行政部領取。3.行政部根據(jù)員工實際需求，限量發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。（三）辦公用品的使用與保管1.員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。2.辦公用品如有損壞或丟失，應及時向行政部報告，并說明原因。3.行政部定期對辦公用品的使用情況進行檢查和統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的起草、審核、簽發(fā)、編號、印發(fā)等環(huán)節(jié)應嚴格按照公司規(guī)定的流程進行。2.文件應分類存放，便于查找和使用。3.嚴格控制文件的傳閱范圍，確保文件的安全和保密。4.文件的歸檔應及時、準確，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案管理1.公司檔案包括行政檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。2.檔案管理人員應按照檔案管理的相關規(guī)定，對檔案進行分類、整理、編號、裝訂、保管等工作。3.建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全和保密。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。五、會議管理（一）會議分類1.公司例會：由公司領導主持，各部門負責人參加，每周[X]召開，總結上周工作，部署本周工作。2.部門會議：由各部門自行組織召開，定期總結部門工作，安排部門內部工作任務。3.專項會議：根據(jù)工作需要，不定期召開專項會議，研究解決特定問題。（二）會議組織1.會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并提前通知參會人員。2.會議組織者應準備好會議資料，如會議議程、匯報材料、討論文件等。3.會議期間應做好會議記錄，記錄會議內容、討論結果、決議事項等。（三）會議紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。2.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得隨意打斷他人發(fā)言。3.會議期間應將手機調至靜音或關機狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話或玩手機。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章保管1.公司印章由行政部指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心。2.印章應存放在安全可靠的地方，加鎖保管，確保印章的安全。（三）印章使用1.印章使用應嚴格按照公司規(guī)定的流程進行審批，經(jīng)批準后方可使用。2.印章使用時，應在印章使用登記表上登記使用日期、使用部門、使用內容、批準人等信息。3.嚴禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章。七、車輛管理（一）車輛配置根據(jù)公司業(yè)務需要，合理配置公務車輛，確保車輛滿足工作需求。（二）車輛調度1.行政部負責車輛的調度和管理工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。2.員工因工作需要使用車輛時，應提前向行政部提交用車申請，經(jīng)批準后方可使用。3.行政部應根據(jù)車輛使用情況，合理安排車輛維修、保養(yǎng)和年檢等工作。（三）車輛使用規(guī)定1.駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。2.車輛使用過程中，應愛護車輛，保持車輛整潔衛(wèi)生。3.嚴禁公車私用，如有違反，將嚴肅處理。八、接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來訪客人，提供優(yōu)質的服務。2.對口接待原則：根據(jù)來訪客人的目的和性質，安排相應的部門和人員進行接待。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，應注重節(jié)約，避免鋪張浪費。（二）接待流程1.接待人員接到來訪通知后，應及時了解來訪客人的基本情況、來訪目的和行程安排等，并向行政部報告。2.行政部根據(jù)來訪客人的情況，制定接待方案，報公司領導審批后組織實施。3.接待人員應提前做好接待準備工作，如安排會議室、準備茶水、水果、資料等。4.接待過程中，接待人員應熱情接待來訪客人，介紹公司基本情況，解答客人疑問，安排好客人的參觀、考察、洽談等活動。5.接待結束后，接待人員應及時整理接待資料，總結接待工作經(jīng)驗，向行政部報告。九、費用報銷管理（一）報銷范圍1.辦公用品費用：包括辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備的購置費用，以及筆、紙、文件夾等辦公用品的購置費用。2.差旅費：包括員工因公務出差發(fā)生的交通費用、住宿費用、餐飲費用等。3.業(yè)務招待費：包括公司因業(yè)務需要發(fā)生的招待客戶的餐飲費用、禮品費用等。4.車輛費用：包括車輛購置費用、車輛維修費用、車輛保養(yǎng)費用、車輛加油費用、車輛保險費用等。5.其他費用：包括會議費用、培訓費用、通訊費用、水電費等。（二）報銷流程1.員工發(fā)生費用支出后，應及時收集相關發(fā)票和憑證，并填寫費用報銷申請表。2.費用報銷申請表應注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息，并附上相關發(fā)票和憑證。3.員工將費用報銷申請表提交給部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)費用的合理性和真實性進行審核，并簽字確認。4.部門負責人審核通過后，員工將費用報銷申請表提交給財務部門審核，財務部門應根據(jù)公司財務制度和相關法律法規(guī)進行審核，并簽字確認。5.財務部門審核通過后，員工將費用報銷申請表提交給公司領導審批，公司領導應根據(jù)費用的金額和性質進行審批，并簽字確認。6.公司領導審批通過后，員工將費用報銷申請表提交給財務部門報銷，財務部門應根據(jù)審批結果及時辦理報銷手續(xù)，并將報銷款項支付給員工。（三）報銷標準1.辦公用品費用：根據(jù)公司實際需求和預算，合理控制辦公用品的購置費用，確保辦公用品的質量和供應及時性。2.差旅費：根據(jù)公司業(yè)務需要和員工出差的實際情況，制定合理的差旅費報銷標準，確保差旅費的合理性和真實性。3.業(yè)務招待費：根據(jù)公司業(yè)務需要和招待客戶的實際情況，制定合理的業(yè)務招待費報銷標準，嚴格控制業(yè)務招待費的支出